Як працює рахунок 6432 в BAS: створення та облік податкових накладних

Рахунок 6432 в BAS викликає питання у багатьох бухгалтерів. У цьому матеріалі розповідаємо, як працює механізм формування ПДВ, створення податкової та її облік.

У бухгалтерському обліку BAS рахунок 6432 використовується для фіксації податкових зобов’язань з ПДВ, коли ще не створено податкову накладну. Це проміжний етап між реалізацією (або оплатою) та формуванням зобов’язання до сплати ПДВ до бюджету.

Цей рахунок автоматично заповнюється в залежності від першої події — реалізації або отримання оплати — і має бути «закритий» створенням податкової накладної, яка вже фіксує зобов’язання на 6412.

Що таке рахунок 6432 і чому він з’являється?

6432 — це субрахунок, призначений для тимчасового обліку ПДВ, коли виникає податкове зобов’язання, але ще не створено податкову накладну. Його поява означає, що:

• була перша подія (реалізація або оплата),

• податкова накладна не сформована або не проведена,

• програма очікує, що користувач зареєструє документ.

Він не має залишатися відкритим після завершення місяця, бо інакше можуть виникнути розбіжності між обліковими даними BAS та даними податкової звітності.

Алгоритм роботи з рахунком 6432

Щоб коректно облікувати податкові зобов’язання в BAS, дотримуйтесь наступного алгоритму:

1. Визначте першу подію

Це може бути або реалізація, або отримання оплати від покупця. Саме ця подія визначає, коли виникає податкове зобов’язання.

Варто зазначити, що податкове зобов’язання за ПДВ виникає за датою першої події — і саме ця дата повинна бути вказана в податковій накладній. Це важливо для відповідності між бухгалтерським і податковим обліком.

2. Перевірте картку рахунку 6432

У звіті Оборотно-сальдова відомість за рахунком 6432 перевірте, які документи створили рух. Це можуть бути:

• надходження на банківський рахунок,

• реалізація товарів,

• авансові оплати.

3. Створіть податкову накладну

На підставі документа (реалізації чи оплати) створіть податкову накладну. Якщо це банківська виписка, де не видно номенклатури, додайте її вручну або через рахунок на оплату.

4. Проведіть та зареєструйте податкову

Після створення накладної обов’язково:

• провести документ у BAS,

• експортувати у формат XML,

• завантажити до Медок або FREDO для реєстрації.

XML має бути підписаний ЕЦП перед відправкою, і реєстрація має бути підтверджена (отриманий квитанція №2).

5. Перевірте, що 6432 закрито

Після реєстрації податкової накладної в BAS має автоматично сформуватися проводка, яка:

• закриє 6432,

• перенесе суму на 6412 — вже для звітування до податкової.

Таблиця проводок при роботі з рахунком 6432

Типові помилки при обліку податкових накладних

Іноді бухгалтери стикаються з ситуаціями, коли рахунок 6432 залишається “висіти” у залишках. Ось деякі з найпоширеніших помилок:

• ❌ Податкову створено, але не проведено;

• ❌ Накладна створена не на підставі документа і не підтягує суму;

• ❌ Під час оплати не вказано номенклатуру, тому податкова не формується коректно;

• ❌ Дублі подій, наприклад, і реалізація, і оплата в один день — а документ лише один.

Як перевірити себе перед подачею декларації

Перед поданням декларації ПДВ важливо впевнитися, що рахунок 6432 закрито повністю. Для цього:

1. Сформуйте оборотно-сальдову відомість за 6432.

2. Зіставте суми з реєстром податкових накладних.

3. Перевірте, чи всі податкові проведені та зареєстровані.