Автоматизація бізнесу: що це і як впровадити?

Все більше компаній впроваджують у свою роботу автоматизацію бізнес процесів, адже це прискорює роботу і підвищує її ефективність.

Системи автоматизації дозволяють знизити витрати бізнесу, підвищити ефективність управління підприємством та обійти конкурентів. Це є актуальним як для малого бізнесу, так і для юридичних осіб. Зараз на ринку існує безліч рішень щодо автоматизації для будь-якого виду бізнесу.

Найпростіше прибрати рутинні операції та довірити їх надійним програмам автоматизації в контексті бухгалтерського та управлінського аналізу підприємства. Тільки уявіть – будь-який звіт згідно із актуальними формами звітності формується за лічені хвилини! А керівник бізнесу за допомогою даних, що фіксуються завдяки автоматизації, може бачити єдину картину ефективності свого підприємства та приймати управлінські рішення щодо коригування проблемних ділянок діяльності.

Автоматизація бухгалтерського обліку

Найкращі результати в автоматизації бухгалтерської роботи досягаються, якщо впровадження відбувається у вигляді системи та охоплює всі сторони: від первинної документації до регламентованих звітів підприємства. Важко уявити цю роботу без автоматизації бухобліку (налаштування та впровадження).

Переваги автоматизації бухгалтерського обліку:

• накопичення облікових даних економічної діяльності бізнесу;
• підготовка актуальних бухгалтерських регламентованих звітів до контролюючих органів на основі облікових даних;
• можливість ведення документообігу роботи з контрагентами в електронному вигляді;
• програми автоматизації обліку дозволяють миттєво отримувати весь масив управлінських даних, а саме:
• дані про рух та залишки коштів;
• відомості про наявність, переміщення та залишки на складах товарів та матеріалів;
• дані про заборгованості, розрахунки з покупцями та постачальниками.
• дані про основні засоби компанії: їх стан та знос. Такі дані, завдяки автоматизації обліку, дозволяють за хвилини розрахувати амортизацію основних засобів.

Автоматизація кадрової роботи підприємства

Велику частину робочого часу бухгалтера займає ведення обліку кадрових процесів підприємства. Це складний та копіткий процес. Автоматизація управління персоналом включає:

• облік кадрової інформації про прийом, звільнення, кадрове переміщення, про заохочення та стягнення працівників підприємства у чіткій відповідності до законодавства та запобігання ризику штрафів з боку фіскальних органів (1ДФ, Персоніфікація та ін.);
• облік кількості працівників, ведення графіка відпусток та облік лікарняних листів;
• розрахунок, нарахування та виплата заробітної плати працівників підприємства та планування витрат на персонал;
• облік даних про освіту працівників (про основну та додаткову освіту, про курси, тренінги тощо). Подальше виявлення на основі цих відомостей найперспективніших для бізнесу працівників та просування їх на ключові посади чи проекти.

Сучасні системи автоматизації управління кадрами дозволяють спростити багато облікових процесів, наприклад виконати нарахування середньої заробітної плати для відпусток та лікарняних натисканням кількох кнопок.

Автоматизація управлінського обліку компанії

Ефективна автоматизація управлінського обліку – це не лише полегшення праці бухгалтера та керівника підприємства. Це повноцінна конкурентна перевага у бізнесі. Адже ринкове середовище, що швидко змінюється, вимагає постійного вдосконалення управлінського обліку підприємства. І якщо автоматизація бухобліку орієнтована насамперед на зовнішнього користувача – контролюючі органи, то автоматизація управління – це внутрішня потреба бізнесу.

Стандартний бухоблік дає лише кількісні уявлення про бізнес операції, наприклад із заборгованостей – хто і скільки винен компанії. Автоматизація управлінського обліку дає багаторівневе уявлення про процес: не тільки хто і скільки винен, а й коли, де, як…

Наприклад:

• хто відповідальний за роботу з контрагентом ТОВ «NNN» менеджер,
• коли спливає термін повернення боргу,
• дані про форму повернення – повністю або частинами,
• відомості про операції, які потрібно виконати для повернення боргу та ін.

Така система автоматизації допомагає виявити проблемні місця бізнес-процесів компанії, відстежувати їхню динаміку та робити висновки.

Автоматизація виробництва

Програми з автоматизації виробництва спрощують прийняття рішень у площині управлінських рішень та планування виробничих операцій.
Системи обліку виробництва дають можливість розраховувати собівартість виготовлення продукції – витрати виходячи з цін на сировину та матеріали (попередню та фактичну). Така автоматизація, у свою чергу, дозволяє оперативно коригувати ціни на продукцію підприємства з урахуванням рентабельності виробництва.

Контроль виробничих витрат на основі автоматизації допомагає регулювати рівень заробітної плати працівників.

Автоматизація обліку клієнтських замовлень також є дуже важливою для прийняття вірних управлінських рішень. З її допомогою плануються виробничі операції, чітко визначається кількість сировини та терміни виготовлення продукції, регулюється обсяг випуску. Грамотне планування виробництва, що базується на автоматизації, сприяє вдосконаленню логістики та складського господарства підприємств.

Автоматизація бюджетування бізнесу

На початкових етапах діяльності керівнику підприємства особисто впорається із контролем балансу витрат та доходів підприємства. Фінансові сторони тримати в полі зору набагато складніше, коли бізнес масштабується, з’являються підрозділи з різних напрямів роботи. Відповідно складніше планувати заробіток та розподіл доходів (нарахування та виплата заробітної плати, поїздки, реклама тощо).

Автоматизація бюджетування компаній включає:

• делегування бюджетів за напрямами роботи до відділів,
• можливість відділам самим управляти коштами та вирішувати куди їх інвестувати для покращення ефективності,
• просту та прозору систему звітності про витрачання коштів компанії за напрямами.

Автоматизація торгових процесів компанії

Для автоматизації продажу підприємства потрібно вести облік наступних процесів:

• Постачання. Закупівля товару.
  Програми автоматизації торгівлі дозволяють формувати асортимент продукції та керувати ним, проводити аналіз пропозицій постачальників (облік поточних та акційних цін), планувати логістику та доставку товару.
• Склад.
  Вести облік складських запасів, контролювати баланс продажів та залишків товару, аналізувати обороти продажів та ліквідність товарів.
• Ціноутворення. Програми автоматизації торгівлі дають можливість налагодити гнучку систему ціноутворення та бонусів. Вести цю роботу можна у кількох розрізах:
  • за собівартістю придбаних товарів,
  • ґрунтуючись на історії покупок клієнта,
  • орієнтуючись на маркетингові активності підприємства. Це може бути впровадження бонусів, карт лояльності, програм знижок за купівлю встановленого набору або кількості товарів, знижки у встановлений час роботи магазину.

Автоматизація бізнес процесів магазину та супермаркету

Крім автоматизації стандартних торгових операцій для магазину важливо оперативно контролювати запаси та виручку. Так, базуючись на можливостях автоматизації, торгова компанія зможе мінімізувати кількість розкрадань коштів та товарів, швидко знаходити непорядних співробітників та не перекладати недостачі на весь колектив.

Корисною опцією програм автоматизації обліку в магазині стане створення графіків роботи співробітників та позмінний облік робочого часу, що сприятиме індивідуальному дотриманню касирами касової дисципліни.

Облікові програми автоматизації супермаркетів передбачають широкі можливості інтеграції не тільки з ПРРО (РРО), але і з великою кількістю торговельного обладнання:

• сканерами штрих-кодів,
• фіскальними та нефіскальними принтерами,
• вагами,
• терміналами самообслуговування,
• зчитувачами карт та магнітних смуг тощо.

Автоматизація в роботі інтернет-магазину

Найзручніша функція автоматизації інтернет-торгівлі – коректно інтегрувати облік із сайтом. Таким чином вдасться скоротити по часу та  спростити операційно прийом замовлень та обслуговування клієнтів.

Якісна облікова програма повинна безпроблемно виконувати завантаження номенклатури товарів та залишків на сайт та здійснювати вивантаження з нього клієнтських замовлень, контактну інформацію про клієнтів для оформлення доставки.

Необхідно також впровадити систему своєчасного оповіщення покупця про статус замовлення (емейл або СМС-розсилки, маркетингові розсилки на основі даних клієнтів із сайту та ін.).

У світлі останніх РРО-інновацій обов’язковим для впровадження для інтернет-торгівлі стає РРО. Для веб-магазинів ідеальне рішення автоматизації – встановити програмний РРО (ПРРО) та поєднати його з основною обліковою програмою для своєчасної фіскалізації чеків.

Комплексна автоматизація бізнес-процесів вимагає застосування передового програмного забезпечення, без якого реальна автоматизація підприємства просто неможлива.

Перевагами системи BAS є наявність величезної кількості типових та галузевих прикладних рішень, функціонал яких задовольнить запити найвибагливішого користувача та підійде для будь-якого бізнесу. І навіть за потребою реально розширити можливості програми. Це можна зробити буквально за лічені години, адже продукти BAS мають найпрогресивнішу у своїй галузі систему швидкої розробки бізнес-додатків.

Програми автоматизації бухгалтерського обліку

Облікові програми

Програми лінійки BAS – сучасний функціональний інструмент для вирішення задач на будь-якій ділянці роботи.
Перевага програм лінійки BAS у їхній доступності. Це повністю готовий інструмент для автоматизації бухобліку компанії, який не вимагає жодних доплат.

Програма BAS Бухгалтерія підходить для автоматизації роботи ФОП та юридичних осіб, для підприємств із різною формою оподаткування, компаній зі сфери торгівлі, послуг, виробничих підприємств. Керуючись потребами свого бізнесу, можна вибрати конфігурацію суто для автоматизації бухгалтерського або управлінського обліку, або комплексний варіант ПО,

Для компаній з розгалуженою структурою філій, малого та сезонного бізнесу, підприємств, що практикують віддалену роботу, пропонуємо хмарні рішення програм лінійки BAS а також їх оренду. Це дозволяє мати доступ до вашої бази даних з будь-якої точки світу в будь-який час, що дуже важливо в сучасних непростих умовах ведення бізнесу.

Інтеграція іншого програмного забезпечення з системами BAS:

• Інтеграція із системами електронного документообігу.
• Інтеграція з торговим обладнанням (сканерами штрих-кодів, принтерами, вагами тощо).
• Інтеграція з програмними РРО.
• Інтеграція з веб-сайтом та найбільшими маркетплейсами: Rozetka, Prom.ua тощо.
• Сумісність із поштовими сервісами: Нова Пошта, Укрпошта, Delivery.
• Сумісність з інтернет телефонією: Asterisk, Binotel.
• Чат боти на основі telegram, viber, SMS-розсилка.

Програми подання звітності в електронному вигляді та електронного документообігу

M.E.Doc – найпопулярніша бухгалтерська програма, якою вже сьогодні користуються 8 із 10 бухгалтерів України. Вітчизняний IT продукт.
M.E.Doc має модульну структуру, так що підприємство може вибрати саме той модуль, в автоматизації якого бухгалтер має потребу: звітність, облік ПДВ, облік акцизного податку, ЕДО – електронний документообіг, заробітна плата, звітність по МСФЗ і т. д.

Автоматизація торгівлі. ПРРО

Бізнесу, який працює у сфері продажу відповідно до законодавства, необхідно фіскалізувати чеки. Автоматизація допоможе реалізувати це швидко, зручно та з мінімумом витрат.

Програмні РРО дозволяють не купувати класичний касовий апарат, не витрачатися на його обслуговування, позбавить книг КУРО та впорядкувати контроль за роботою касирів.
ПРРО від провідного розробника бухгалтерського ПЗ – Cashalot та Сота Каса миттєво реєструють чеки на сервері ДПС, автоматично формують щоденні та періодичні касові звіти.

Кашалот ідеально підходить для інтеграції з обліковими бухгалтерськими програмами, для управління цінами та номенклатурою товарів у кабінеті користувача, має офлайн режим роботи та навіть передбачає ведення складу безпосередньо у ПРРО!

Сота Каса – найдоступніший за ціною на ринку України ПРРО. Їм можна користуватися з будь-якого гаджета – навіть зі смартфона, а також відправляти фіскалізовані чеки клієнту на пошту або будь-який месенджер. Тому Сота Каса є ідеальним рішенням для малого бізнесу.

Алгоритм впровадження автоматизації на підприємстві

Кожен бізнес має свою специфіку роботи, особливості продажів, кількість співробітників, а значить, компаніям потрібен різне програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів. Фахівці компанії Системи для бізнесу допоможуть вибрати програми, які ідеально підходять саме вашому підприємству:

• обстежуємо стартові технічні можливості компаній, вибираємо та адаптуємо ПЗ під конкретні завдання компаній,
• безпосередньо встановлюємо програми, переносимо наявні бази та залишки, використовуючи віддалене підключення,
• консультуємо персонал компаній з метою навчання роботі в нових умовах,
• надаємо технічну підтримку та консультування наших клієнтів, причому наші консультації не обмежені в кількості та за часом.
• виконуємо оновлення систем та резервне копіювання даних.

Оцінити переваги будь-якої з програм автоматизації можна безкоштовно скориставшись версією програм у демо-версіях.
Зверніться до наших менеджерів для більш детальної інформації про співпрацю, заповнить форму нижче

Написати нам