Чи можливо відмовитися від штатного розпису на підприємстві?

З 28.08.2025 штатний розпис більше не обов’язковий. Чи варто від нього відмовитись? Ризики, приклади альтернатив, аргументи «за» і «проти».

28 серпня 2025 року набирає чинності Закон №4196-ІХ, яким Господарський кодекс України втрачає силу. Разом з ним зникає й пряма вимога для юридичних осіб мати штатний розпис. Проте це не означає, що питання організаційної структури та визначення чисельності працівників втратить актуальність.

У цій статті розберемо, чому штатний розпис більше не є обов’язковим, які ризики для роботодавця створює його відсутність та які альтернативи можна застосовувати.

Чи стане штатний розпис необов’язковим?

Господарський кодекс (ч. 3 ст. 64) зобов’язував підприємства:

• визначати організаційну структуру;

• затверджувати чисельність працівників;

• складати штатний розпис навіть тоді, коли працював лише один працівник (директор).

Закон №4196-ІХ не містить цієї вимоги. Формально, з 28.08.2025 р. підприємства можуть працювати без штатного розпису.

Але обов’язок визначати штат (кількість працівників, посади, організаційну структуру) залишається, адже:

• кадрові накази потребують посилань на посади;

• у звітності з ЄСВ та ПДФО відображається середньооблікова чисельність працівників;

• при скороченні штату потрібен документ, що підтверджує кількість посад.

Чи можна замінити штатний розпис іншим документом?

Так. Закон не забороняє підприємству затверджувати власні документи, які визначають структуру і чисельність працівників. Це можуть бути:

• Організаційна структура підприємства — схематичне відображення підрозділів;

• Положення про структурний підрозділ — регламентує роботу кожного відділу;

• Додаток до наказу — із зазначенням кількості штатних одиниць і назв посад.

Фактично це буде аналог штатного розпису, навіть якщо він матиме іншу назву.

Приклад альтернативного документа

Зразок 1. Додаток до наказу про організаційну структуру

Цей документ не є штатним розписом у класичному вигляді, але виконує ту саму функцію: визначає структуру, кількість посад та назви штатних одиниць.

Ризики відсутності штатного розпису

Навіть після 28 серпня роботодавці не зможуть повністю відмовитися від документа, який фіксує штат. Його відсутність загрожує:

• Складнощами при скороченні штату — адже КЗпП вимагає підтвердження кількості посад.

• Штрафами за приховану зайнятість — якщо у звітності показана одна кількість працівників, а фактично працює більше.

• Труднощами при перевірках ДПС та Держпраці — без документального підтвердження штату інспектори можуть нарахувати порушення.

• Фінансовими санкціями — у разі виявлення різниці між задекларованими та фактичними штатними одиницями штраф складе 10 МЗП (80 000 грн у 2025 році).

Аргументи за збереження штатного розпису

Більшість підприємств і після скасування обов’язковості продовжать вести штатний розпис. Чому?

1. Це зведений документ, який показує повну картину: усі підрозділи, кількість штатних одиниць, оклади.

2. Він допомагає планувати витрати на оплату праці, резерви відпусток і фонд зарплати.

3. Він дозволяє контролювати назви посад, відповідність Класифікатору професій та мінімальним гарантіям.

4. На підставі штатного розпису складаються кадрові накази (прийняття, переведення, звільнення).

5. Документ полегшує управлінські рішення: де скоротити, де додати працівників.

А що з окладами?

Без штатного розпису оклади можна встановлювати іншими документами:

• наказом про прийняття на роботу;

• трудовим договором;

• положенням про оплату праці;

• колективним договором.

Але у більшості випадків простіше вести штатний розпис — це єдина точка, де зібрані всі дані про посади та зарплати.

Скорочення штату без штатного розпису

Це найслабше місце. Без документа, що визначає кількість штатних одиниць, звільнити працівників через скорочення буде неможливо. Саме тому юристи радять не поспішати відмовлятися від штатного розпису.

Аргументи «за» і «проти»

Висновки

Закон №4196-ІХ скасовує Господарський кодекс і робить штатний розпис необов’язковим документом. Але реальність така, що підприємствам і далі доведеться визначати штат і організаційну структуру.

Відмова від штатного розпису можлива, проте вона створює більше ризиків, ніж користі. Тому більшість роботодавців залишатимуть цей документ у роботі, навіть як добровільний.