Документи на призначення: хто може завірити копію замість директора?

Досить часто на підприємстві складається ситуація, коли керівник делегує право підписання копій документів відповідальним особам, або ж терміново потрібно отримати електронний підпис, а директора немає на місці.

Щоб отримати КЕП співробітнику юридичної організації потрібно надати представнику Кваліфікованого надавача електронних послуг, крім інших документів, копію документа на призначення на посаду. Що ж робити, коли директор не може завірити копію такого документа по тим чи іншим причинам?

Хто може завірити копію документа на призначення посадової особи замість директора?

Не хвилюйтесь, вихід є! КНЕДП ТОВ Центр сертифікації ключів Україна дозволяє певним посадовим особам підприємства завірити копію документа на призначення.

Ось перелік посадових осіб, які можуть зробити це замість директора:

1. Співробітник відділу кадрів. Якщо співробітник відділу кадрів засвідчив копію документа про призначення, то потрібно додати засвідчену копію наказу про призначення цього співробітника до комплекту документів. Однак, якщо у нього є чинний сертифікат, який опублікований на сайті надавача, то не потрібно додавати копію його наказу до комплекту документів.
2. Співробітник підприємства з делегованими йому правами. Якщо копії документів про призначення засвідчені співробітником (наприклад, якщо наказ про призначення засвідчений заступником директора або секретарем замість директора), необхідно додати до комплекту документів наступне:
   1. Копії документів, що підтверджують повноваження цієї посадової особи на засвідчення копій таких документів. Наприклад, довіреності, видані підприємством або посадова інструкція, в якій вказані повноваження щодо засвідчення копій документів цією посадовою особою;
   2. Копії документів про призначення на посаду цієї особи, яка засвідчила копії документів підписувачів.
3. Вища організація (бюджетні установи). Наприклад, секретар міської ради засвідчив копію наказу на імʼя директора школи. Тому, в такому випадку, ми приймаємо цю копію без необхідності отримання документів на імʼя секретаря міської ради, тобто без потреби просити її особисті документи чи документи про призначення її секретарем.

Документ на призначення на посаду виданий Президентом України або міністром. Як завірити копію?

Президент/міністр може призначити посадовця на посаду Указом, який можна отримати, наприклад, з порталу https://www.rada.gov.ua/. На цьому Указі не буде фізичного підпису Президента/міністра, а клієнт може його роздрукувати. Клієнт повинен надати Указ без підпису в оригіналі, але обов’язково засвідчити його як копію своїм підписом та печаткою, якщо така є.

Звертайтесь до Центру сертифікації ключів вже зараз, щоб уникнути затримок з поданням звітності! Завдяки цій інструкції ви зможете швидко та без проблем оформити КЕП та безперебійно продовжувати роботу вашого підприємства.