Електронна трудова книжка: як проводиться аудит?

Як перевірити відомості про трудову діяльність працівника? Інструкція, як перевірити електронну трудову книжку на наявність помилок та виправити неправильні записи.

Оцифровуємо відомості про трудову діяльність: електронна трудова книжка

Дані про трудову діяльність може подати роботодавець або ж сам працівник. Для цього знадобляться кольорові скановані копії усіх сторінок трудової книжки та копії документів, що впливають на нарахування стажу. Сюди належать документи про освіту, військовий квиток, для жінок — свідоцтво про народження дитини тощо.

Перед оцифруванням паперової трудової книжки слід провести аудит трудової книжки та перевірити правильність внесення записів та відображених даних. За наявності помилок в особистих даних працівника, порушенні порядку внесення записів у трудову, відсутності чи розбіжностях в печатках одного підприємства, виправлень чи заклеювань доведеться долучити додаткові документи та за потреби звернутися на попереднє місце роботи.

У випадку, коли у трудовій немає відомостей про стаж працівника за періоди до 2004 року, доведеться подати документи про підтвердження страхового стажу. Сюди належать: довідка з місця роботи чи, у випадку закриття такого підприємства, з підприємства правонаступника, вищої організації, архівних установ. У довідці повинні бути вказані первинні документи, що стали підставою для видачі довідки.

• витяги з наказів, наприклад про прийняття на роботу або звільнення працівника;
• банківські рахунки, на які виплачувалась заробітна плата за відповідні періоди;
• трудові договори працівника та угоди;
• дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• інші документи, що містять відомості стосовно періодів роботи й страхового стажу працівника.

Варто пам’ятати, що виправити помилку в записах про трудову діяльність працівника може лише те підприємство, яке допустило таку помилку. У випадку, якщо підприємство, на якому внесли помилковий запис до трудової книжки, ліквідоване чи реорганізоване, слід звернутися до підприємства правонаступника, вищої організації або архівних установ. 

Якщо документи про трудову діяльність і стаж втрачені через військові дії та інші форс-мажорні обставини, стаж роботи визначається на підставі опитування мінімум 2 свідків, які працювали на одному підприємстві у вказаний період та мають про це відповідні документи. Якщо немає змоги підтвердити стаж документами, архівними даними або показами свідків, питання вирішується у судовому порядку.

Детальніше про поширені помилки у трудових книгах читайте у цій статті.

Де подивитися свою електронну трудову книжку?

Розглянемо, як працівник може переглянути свою електронну трудову книжку.

1. Крок 1: авторизація на порталі е-послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ або в мобільному додатку «Пенсійний фонд» за допомогою:
   • кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
   • Bank ID;
   • Дія.Підпис.
2. Крок 2: у бічному меню зліва в пункті «Електронна трудова книжка» клацнути кнопку «Дані ЕТК» та вибрати вкладку «Відцифрована ЕТК». При цьому на вкладці «Скан-копії трудової книжки» можна переглянути усі скановані копії документів, надані для внесення відомостей про трудову діяльність.

В розділі «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини» працівник може самостійно внести запис про трудову діяльність на основі доданих скан-копій документів або ж додати відсутні скан-копії. 

Як перевірити електронну трудову на помилки — проводимо аудит ЕТК

При внесенні записів до електронної трудової книжки також можливі помилки. Розглянемо, на чому варто зосередити увагу та які відомості слід перевірити:

1. спершу слід перевірити повноти внесених до ЕТК даних на підставі сканованих документів;
2. звертаємо увагу на наявність орфографічних помилок при оцифруванні відомостей про трудову діяльність працівника;
3. перевіряємо відповідність оцифрованих записів записам у паперовій трудовій книжці.

Що саме перевіряти:

• найменування роботодавця;
• зміст внесеної інформації;
• дати подій, наприклад призначення, переведення, звільнення працівника тощо, дати і номера відповідних наказів.

Як правильно внести зміни до електронної трудової книжки?

Що робити, якщо ви помітили помилку або пропущений запис в електронній трудовій книжці? У цьому разі доведеться повторно подати відомості про трудову діяльність.

Важливо: у випадку повторного подання даних про трудову діяльність працівника слід подати також титульну сторінку та сторінки зі змінами. Це визначено у пункті 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника,ФОП, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Як подаємо інформацію для виправлення помилки або доповнення:

Крок 1: авторизація в особистому кабінеті на порталі ПФУ;

Крок 2: сформувати повторне звернення:

• для працівників — на вкладці «Відомості про трудові відносини»;
• для роботодавців — на вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»;

Крок 3: заповнюємо форму та завантажуємо:

• сканкопію титулки трудової книжки;
• скановану копію сторінок із записами, що потрібно виправити чи доповнити.

Як веде трудову книжку ФОП

Якщо фізособи-підприємці використовують найману працю, вони ведуть трудові книги своїх працівників та оцифровують відомості про них для відображення в електронному вигляді. ФОП не заповнює свою ЕТК щодо власної діяльності як підприємця. Разом з тим Пенсійний Фонд радить підприємцям подати в електронному кабінеті ПФУ копії: витягу з Єдиного державного реєстру щодо реєстрації ФОП; або довідки від ДПС про облік як суб’єкт підприємницької діяльності.

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути корисними наступні статті:

• Як індексувати зарплату в червні 2024
• Бронювання працівників по новому: усі нюанси Постанови 650
• Як планується змінити зберігання пального для генераторів
• Уряд анонсував новий підхід до бронювання військовозобов’язаних 
• Військово-транспортний обов’язок 2024 — прозвітуйте до 20 червня
• Нові реквізити податкової накладної для операцій на експорт
• Скільки податкових накладних складати при отриманні авансу