Електронні трудові книжки — порядок ПФУ змінено!

Пенсійний фонд оновив порядок подання відомостей про трудову діяльність працівників. Постанова ПФУ №8-3 встановлює ряд нововведень щодо оцифрування трудових книг.

Новий порядок оцифрування трудових книг 2022

Нагадаємо, з 23 липня 2021 року діє Постанова Пенсійного фонду України від 12.03.2021 року № 11-1, яка визначає особливості подання відомостей про трудову діяльність працівника, ФОПа чи фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронному вигляді.

У лютому 2022 Пенсійний фонд України анонсував внесення змін до порядку заповнення електронних трудових книг та внесення даних до реєстру застрахованих осіб. Про це читайте за посиланням. 

У червні ПФУ прийняв нову постанову №8-3 ПФУ, що вносить ряд суттєвих змін до порядку подання відомостей про трудову діяльність працівників. Про те, як слід було подавати дані з трудових книг до цього часу, ми розповідали у попередніх статтях:

• Що слід знати працівнику і роботодавцю про електронну трудову?
• Відповіді на головні питання про е-трудові книги

Зокрема, текст нової Постанови ПФУ №8-3 від 02.06.2022 передбачає:

• черговість подання відомостей про трудової діяльності працівників;
• порядок повторного подання зазначених відомостей;
• особливості подання окремих сторінок трудової книги.

Наведемо основні моменти, які встановлені новою постановою:

• Оновлено черговість подання відомостей щодо трудової діяльності працівників в електронній формі. Встановлено, що від дати набуття чинності змін дані про трудову діяльність працівника в е-вигляді подаються:
  • протягом п’яти років від дня набрання чинності Законом №1217;
  • першочергово подаються дані про трудову діяльність осіб, яким до настання пенсійного віку залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 1 липня 2000 року;
• Оновлюються правила передачі електронних трудових до порталу послуг. Зокрема, встановлено, що дані про трудову діяльність працівника слід подавати  засобами вебпорталу  електронних послуг Пенсійного фонду в е-вигляді у форматі xml. Структура такого xml файлу міститься в додатку до Постанови №8-3. Дані подаються на вибір наступним способом:
  • скан-копії документів, визначених законодавством;
    за допомогою формування електронного запису в е-кабінеті страхувальника або застрахованої особи, з долученням скан-копій документів, на основі яких формується запис.
• Встановлено, що слід подавати виключно заповнені сторінки трудової книги;
• Визначено особливості повторного подання трудових книжок. Встановлено, що повторно слід подавати дані щодо трудової діяльності працівника для виправлення записів:
  • у випадку виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року;
  • при випадковому створенні неправильного чи неточного електронного запису в е-кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
• Зверніть увагу: у випадку повторного подання відомостей про трудову діяльність слід подавати титульну сторінку та сторінки зі змінами.
• Новою постановою працівникам надано можливість самостійно подавати дані про трудову діяльність до Пенсійного фонду. Таким чином, оцифрувати трудову книгу може як працівник при особистому зверненні до до територіального органу Пенсійного фонду або через портал ПФУ, так і страхувальник.
• Визначено, що у випадку відсутності даних в реєстрі застрахованих осіб., наприклад даних щодо прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, присвоєння/зміну/позбавлення рангу/розряду/класу/звання/категорії, складання присяги, стажування, навчання, страхувальник вносить відповідну інформацію в електронному кабінеті страхувальника. 

Передбачено, що Постанова ПФУ №8-3 від 02.06.2022 набуде чинності протягом 10 днів від дати офіційної публікації тексту постанови. 

Інші актуальні новини за останній час

Вас можуть зацікавити такі матеріали:

• Повернення обов’язкових публічних закупівель у системі Прозорро
• Оприлюднено нові плани графіки проведення перевірок ФСС на 3 квартал 2022 року.  
• Чи враховувати період неоплачуваної відпустки у стаж для надання працівнику щорічної основної відпустки? Роз’яснення від Держпраці.
• Консультація для аграріїв про можливість отримання компенсації за завдані російською збройною агресією збитки через арбітраж. 
• Головні новини червня для малого бізнесу: зростання прожиткового мінімуму, відновлення податкових перевірок та особливості їх відтермінування через втрату первинки.
• Нові показники прожиткового мінімуму, оновлення форм статзвітності, новації закупівель у Прозорро, відпустки під час воєнного стану та лікарняні — у цій статті.