Факсиміле у первинних документах: дозволено чи ні? Роз’яснення ДПС

Коли використання факсимільного відтворення підпису на первинних документах є законним, а коли заборонено. Роз’яснення ДПС Чернівецької області

Нормативне підґрунтя обліку та документального підтвердження операцій

Головне управління ДПС у Чернівецькій області надає роз’яснення щодо використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів. Згідно з абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Податкового кодексу України (ПКУ) від 02.12.2010 № 2755-VI, платники податків зобов’язані вести облік своїх доходів, витрат та інших показників, що впливають на визначення об’єктів оподаткування та податкових зобов’язань. Цей облік повинен базуватися на первинних документах, реєстрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності та іншій відповідній документації та інформації, ведення якої передбачено законодавством.

ПКУ категорично забороняє формування показників податкової звітності та митних декларацій на підставі даних, що не підтверджені документами, визначеними абзацом першим пункту 44.1 статті 44 ПКУ.

Правові основи регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку, а також складання фінансової звітності в Україні, визначені Законом України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Вимоги до первинних документів та ідентифікація підпису

Частиною другою статті 9 Закону № 996 встановлено, що первинні документи можуть бути створені як у паперовій, так і в електронній формі. Вони обов’язково повинні містити ряд обов’язкових реквізитів, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дозволяють однозначно ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відповідно до абзацу другого пункту 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), первинні документи – це письмові або електронні документи, які містять інформацію про господарські операції.

Згідно з абзацами першим і другим пункту 2.4 глави 2 Положення № 88, документ повинен бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Коли факсиміле є допустимим: умови використання

Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів допускається виключно у визначеному чинним законодавством порядку.

При цьому частина третя статті 207 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV передбачає, що застосування факсимільного відтворення підпису (за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису) при вчиненні правочинів дозволяється у випадках, якщо це встановлено законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін. Така письмова згода повинна містити зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів або іншим чином чітко врегульовувати порядок його використання сторонами.

Отже, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів не суперечить законодавству України, за умови наявності письмової згоди сторін, яка містить зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Винятком є випадки, коли застосування первинних документів за своєю суттю не передбачає можливості використання факсимільного відтворення підпису.

Документи, де факсиміле використовувати заборонено

Існують категорії документів, які не можуть бути оформлені за допомогою факсимільного відтворення підпису. До них, зокрема, належать:

• Бухгалтерська звітність
• Податкова звітність
• Фінансова звітність
• Податкові накладні
• Банківські розрахункові документи
• Касові документи підприємства
• тощо.

Важливі новини за останній час

Читайте також інші актуальні матеріали:

• Порядок проведення виплати лікарняних суміснику
• Реклама вакансій — як уникнути штрафів від Держспоживслужби
• Ведемо військовий облік на підприємстві: які основні документи необхідні?
• Чи можна оформити оплачувану щорічну відпустку на 1 день? Розглядаємо тут
• Звітуємо в ТЦК про працевлаштування працівників та керівників: у чому різниця
• Індексація заробітної плати в червні 2025 — чи проводити?
• Інфляція за квітень 2025 — звіт Держстату

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.