Інструкція із заповнення табеля обліку робочого часу (форма № 5-П)

Головне про облік робочого часу на підприємстві: форма, умовні позначення, табелювання робочого часу.

Табель обліку робочого часу: рекомендації для роботодавців

Процедура ведення табельного обліку фактично відпрацьованого часу працівниками на підприємствах, в установах та організаціях регулюється наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489. Цим наказом затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці.

Основною рекомендованою формою для обліку робочого часу є типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Вона виступає як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу. Ці дані є необхідними для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці.

Хоча типова форма № П-5 є рекомендованою, на практиці табель використовується також для інших внутрішніх цілей підприємства. У зв’язку з цим, підприємство має право застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу, якщо це необхідно.

Однак, при цьому, обов’язковим для респондентів є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. Це означає, що навіть якщо підприємство розробляє власну форму табеля, вона повинна містити всі необхідні дані для формування державної статистичної звітності.

Табель обліку робочого часу: ключові аспекти 

Коротко наведемо головні особливості Табелю обліку робочого часу:

• форма П-5 має рекомендаційний характер і може бути доповнена за потреби. Водночас наявні реквізити з неї краще не видаляти;
• типова форма Табелю обліку робочого часу містить буквенні та цифрові коди для позначень при заповненні табличної частини. Частіше використовуються буквенні коди;
• ведення табеля обліку робочого часу обов’язкове для усіх роботодавців, у тому числі для фізосіб підприємців (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v140_203-10#Text); 
• ведення Табелю обліку робочого часу покладається на працівника, посадова інструкція якого передбачає ведення обліку робочого часу, або призначеного наказом керівника. Залежно від структури підприємства, цей обов’язок може покладатися на визначеного працівника структурного підрозділу, секретаря, бухгалтера, кадровика, керівника;
• Табель повинен містити дані про відпрацьований робочий час за кожним працівником, у тому числі за працівниками сумісниками. Водночас, не потрібно вносити в Табель працівників, що працюють за договорами ЦПХ;
• Табель передбачає присвоєння працівникам табельного номеру. Важливо, щоби різним працівникам не був присвоєний однаковий табельний номер, наприклад, у випадку звільнення працівника і прийняття на роботу нового. 
• Табель слід заповнювати на підставі передбаченої законодавством документації, наприклад, наказів про надання відпустки, лікарняних листків, наказів на прийняття чи звільнення з роботи. Коди для зазначення у табличній частині табелю наведені у самій формі.
• Табель обліку робочого часу слід заповнювати за період календарний місяць, щоденно. Оскільки заробітна плата виплачується за 1 і 2 половину місяця, відомості про відпрацьований робочий час також подаються в  бухгалтерію двічі на місяць. Конкретний порядок нарахування зарплати на основі Табелю слід визначити у Положенні про облік робочого часу на підприємстві.

У зв’язку з відсутністю законодавчо затвердженого положення про ведення табельного обліку, доцільно розробити та затвердити на підприємстві власне Положення про ведення табельного обліку робочого часу. 

Табель обліку робочого часу: позначення  

Типова форма Табелю передбачає наступні буквені та циферні позначення для використання в табличній частині в табелі обліку:

Це базовий набір позначень. Водночас,за потреби роботодавець може розробити додаткові позначки, що враховують специфіку роботи підприємства.

Як заповнювати Табель обліку робочого часу

Для відображення відпрацьованого часу відповідно до умов трудового договору використовуємо позначку Р та вказуємо над нею кількість робочих годин згідно умов трудового договору.

Для відображення робочого часу працівників, яким встановлено неповний робочий тиждень, використовуємо позначку РС та вказуємо кількість годин згідно встановленого робочого графіку.

Базові позначки не містять кодів для позначення вихідних днів, тож їх можна прокреслювати або залишати порожніми. Водночас, на випадок, якщо у табелі необхідно відобразити робочі години працівника, відпрацьовані у вихідні та святкові дні, для цього передбачений код РВ. 

Лікарняний позначаємо кодом ТН.

У разі, якщо необхідно табелювати працівника за внутрішнім сумісництвом, його робочий час слід обліковувати у двох рядках за окремими табельними номерами: кількість годин за основним місцем роботи з позначкою Р, та кількість годин як сумісника з позначкою РС. 

Облік відпусток у Табелі

Правильне відображення відпусток у Табелі обліку використання робочого часу є ключовим для коректного нарахування заробітної плати.

Оплачувана відпустка

Якщо працівник перебуває в оплачуваній відпустці, у Табелі необхідно позначати всі календарні дні періоду відпочинку, включаючи вихідні дні, використовуючи буквений код «В» (або цифровий код «08»). Це зумовлено тим, що оплачувана відпустка надається, виходячи з загальної кількості календарних днів. При цьому святкові та неробочі дні, що припадають на період відпустки, не включаються до її тривалості та не оплачуються.

Неоплачувана відпустка

Для різних видів відпусток без збереження заробітної плати, передбачених Законом України «Про відпустки» № 504, у Табелі використовуються специфічні коди:

• «НБ» (цифровий код «13») – відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону № 504).
• «ДБ» (цифровий код «14») – додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку (передбачена ст. 25 Закону № 504).
• «ДД» (цифровий код «17») – відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504).
• «НА» (цифровий код «18») – відпустка без збереження заробітної плати за pгодою сторін (ст. 26 Закону № 504).

Для підвищення зручності та деталізації обліку, підприємства можуть запроваджувати власні позначення для окремих підстав надання неоплачуваних відпусток, доповнюючи типову форму.

Заповнення відряджень в Табелі обліку робочого часу

Позначення вихідних (святкових) днів, що припадають на період службового відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, а також внутрішнього Положення про відрядження підприємства та колективного договору. У графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження. Для позначення робочих днів перебування працівника у відрядженні можна використовувати два рядки: у першому – кількість відпрацьованих годин (наприклад, 8), а у другому – умовне позначення «ВД».

Таким чином, для державної статистичної звітності з праці, облік часу перебування працівника у відрядженнях здійснюється виключно за робочі дні, без урахування вихідних і святкових.

Дні хвороби, що припадають на період відрядження, не включаються до його строку (абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59). Отже, дні хвороби, підтверджені листком непрацездатності, у Табелі кодуються «ТН», що означає оплачувану тимчасову непрацездатність.

Роз’яснення тут.

Нез’ясовані причини відсутності

У випадку, коли працівник відсутній з невідомих причин, і станом на момент заповнення Табеля немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, використовується відмітка «НЗ» – неявки з нез’ясованих причин.

Після надання працівником підтверджуючих документів (наприклад, лікарняного листа) або визнання факту прогулу, особа, відповідальна за ведення табелю, відображає відповідні зміни.

Як табелювати мобілізацію працівника

Типова форма Табеля П-5 не містить окремого кодування для відображення періоду мобілізації. Однак, згідно з роз’ясненнями Міністерства соціальної політики (лист від 05.06.2015 р. № 225/06/186-15), такий період необхідно відображати за допомогою відмітки «ІН». Цей код позначає «Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо)».

Коригуючий табель: внесення змін

Ведення табельного обліку робочого часу вимагає дотримання певних правил, зокрема, недопущення виправлень та підчисток у вже заповнених табелях. 

Якщо виникає необхідність скоригувати інформацію, що була внесена до табеля, який вже передано до бухгалтерської служби та на підставі якого було нараховано заробітну плату, виправлення здійснюються шляхом складання коригуючого табеля. Цей документ дозволяє офіційно внести необхідні зміни без порушення цілісності первинного табеля.

Оскільки чинне законодавство не визначає чіткого порядку внесення виправлень до табеля обліку робочого часу, підприємствам рекомендується детально регламентувати цю процедуру. Це можна зробити шляхом розробки та затвердження внутрішнього Положення про табельний облік. Такий підхід дозволить уніфікувати процес внесення змін, забезпечити послідовність дій та уникнути можливих непорозумінь або спорів.

Читайте також: табель обліку робочого часу — пам’ятка роботодавцю

Актуальні новини за останній час

Читайте також:

• Таблиця даних платника ПДВ: на що звернути увагу
• Особливості застосування ставки ЄСВ 8,41% у 2025 році
• Коли подавати Звіт до ТЦК про транспортні засоби 2025
• Мінімальна зарплата та прожитковий мінімум 2026
• ТТН 2025: форма та інструкція
• Порядок проведення виплати лікарняних суміснику
• Ведемо військовий облік на підприємстві: які основні документи необхідні?
• Чи можна оформити оплачувану щорічну відпустку на 1 день? Розглядаємо тут
• Звітуємо в ТЦК про працевлаштування працівників та керівників: у чому різниця

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.