Порядок перевірок лікарняних та декретних зазнав змін з 16 грудня — деталі

Пенсійним фондом України затверджено новий Порядок перевірки використання страхових коштів (Постанова №33-1 від 10.10.2025). Новий порядок перевірок від ПФУ, фактори ризику, строки проведення тут.

Перевірки від ПФУ: новий порядок з 16 грудня

З метою посилення контролю за цільовим використанням коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування, Пенсійний фонд України постановою від 10.10.2025 №33-1 запровадив оновлений механізм здійснення перевірок страхувальників. Постанова зареєстрована в Міністерстві юстиції 24.11.2025 за №1737/45143, та опублікована в Офіційному віснику та діє з 16 грудня 2025 року.

Новий порядок детально регламентує дії посадових осіб територіальних органів ПФУ щодо перевірки проведення виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та нещасними випадками на виробництві.

Виплату яких коштів перевірятиме ПФУ з 16 грудня?

Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів визначає, що процедури перевірки поширюються на страхові кошти, що спрямовуються на наступні види виплат:

1. За страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності:
   • Допомога по тимчасовій непрацездатності, включаючи догляд за хворою дитиною (до 14 років) або дитиною з інвалідністю (до 18 років) під час реабілітації.
   • Допомога по вагітності та пологах.
   • Допомога на поховання (за винятком окремих категорій, таких як пенсіонери чи безробітні).
2. За страхуванням від нещасного випадку на виробництві:
   • Виплати за листками непрацездатності, спричиненими виробничим травматизмом або профзахворюванням.
   • Кошти за тимчасове переведення потерпілого на легшу роботу з нижчою оплатою.
   • Відшкодування витрат на поховання потерпілого та супутні ритуальні послуги.

У якій формі будуть проводить перевірки ПФУ щодо використання коштів?

Посадові особи Фонду уповноважені проводити документальні перевірки, які поділяються на:

1. Виїзні: проводяться за місцезнаходженням страхувальника у його робочий час.
2. Невиїзні: здійснюються в приміщенні територіального органу ПФУ (виключно за письмовою згодою страхувальника).

Додатково при підготовці до перевірки передбачено етап дистанційного моніторингу на основі даних Інтегрованої комплексної інформаційної системи ПФУ та Реєстру застрахованих осіб. На цьому етапі аналізу підлягають наступні відомості:

• Своєчасність подання повідомлень про виплати;
• Обґрунтованість коригувань у заявах-розрахунках;
• Результати ризик-орієнтованого моніторингу е-ліканяних.

Важливо, що проведення доперевірочного аналізу не вимагає спеціального рішення керівника територіального органу. При виявленні фактів, що свідчать про можливі порушення щодо використання страхових коштів, буде сформована інформаційно-аналітична довідка.

Критерії ризику для проведення перевірок ПФУ з 16 грудня

Порядок визначає, що плановий контроль здійснюється згідно з квартальними планами-графіками. Публікувати такі графіки планується на вебпорталі ПФУ. При цьому передбачено обмеження — один роботодавець може підлягати плановій перевірці не частіше одного разу на рік.

Щоквартально у термін до 20 числа останнього місяця кварталу, територіальні органи ПФУ формують квартальний план-графік. Такий графік планується публікувати  на інформаційній сторінці територіального органу Фонду не пізніше наступного робочого дня після видання відповідного наказу. Таким чином, до 20 грудня ПФУ ще встигає формувати перевірки на 1 квартал 2026 року.

Критерії включення роботодавця до плану-графіка перевірок ПФУ з питань використання страхових коштів:

• Зростання кількості оплачених днів непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності порівняно з минулим роком — тобто загальне різке зростання лікарняних і декретних;
• Виплати в розмірах, що наближені до законодавчого максимуму;
• Наявність виплат за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску (ЄСВ);
• Виплати страхових коштів за відсутністі перевірок протягом останніх трьох років;
• Виявлення за результатами доперевірочного аналізу фактів, що свідчать про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів;

Додатково можливе проведення позапланових перевірок. Позапланові заходи контролю з  питань використання страхових коштів проводяться без попереднього повідомлення. Підставами для позапланових перевірок від Пенсійного Фонду є:

1. Різке збільшення видатків (у 1,1 раза і більше) порівняно з попереднім місяцем;
2. Виплати в розмірах, що наближені до законодавчого максимуму;
3. Виявлення за результатами доперевірочного аналізу фактів, що свідчать про можливі порушення використання страхових коштів;
4. Звернення застрахованої особи про порушення її прав;
5. Звернення роботодавця про проведення перевірки за його бажанням (у письмовій формі);
6. Початок процедури ліквідації, реорганізації або банкрутства страхувальника;
7. Вимога правоохоронних органів або рішення суду;
8. Неподання повідомлення про виплату коштів протягом 3 місяців після фінансування Фондом;
9. Надання роботодавцем заперечень до акта проведеної документальної перевірки у у випадку посилання на обставини, не досліджені під час перевірки, розгляд яких неможливий без проведення позапланової перевірки. У зазначеному випадку перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом заперечення;
10. Виявлення фактів, що свідчать про порушення, які вплинули або можуть вплинути на правильність страхових виплат, при проведенні перевірки іншого роботодавця.

Зверніть увагу: будуть перевірятися документи за попередні роки та квартали, за які не проводились перевірки.

У разі, якщо роботодавець має акт про вилучення документів попередніх років для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, перевірці підлягають всі документи, які не були знищені.

Під час проведення позапланової перевірки підлягають розгляду лише ті питання, які стали підставою для її проведення.

Оформлення наказу про перевірку ПФУ: що потрібно знати роботодавцю

Проведення планової або позапланової перевірки розпочинається з видачі наказу та оформлення направлення (у двох примірниках). Такий наказ повинен містити:

• дані про страхувальника;
• підстави для проведення перевірки повинні бути чітко викладені у наказі;
• обов’язкова наявність дати початку проведення перевірки;
• тривалість перевірки;
• також зазначається  період діяльності, за який буде проводитись перевірка.

Додатково на основі наказу про перевірку оформлюється направлення на проведення документальної перевірки щодо використання страхувальниками страхових коштів за формою згідно з додатком 2 до Порядку. Таке направлення вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника при проведенні перевірки.

Увага: для проведення перевірки посадова особа зобов’язана пред’явити:

• направлення на проведення перевірки, оформлене відповідно до вимог Порядку;
• службове посвідчення посадової особи територіального органу Фонду, що вказана у цьому направленні.

Направлення на проведення перевірки має термін придатності та є дійсним тільки упродовж вказаного у ньому строку проведення.

Повідомлення роботодавця про перевірку 

Про планову перевірку страхувальника інформують не пізніше ніж за 10 календарних днів. Порядок інформування роботодавця:

• повідомлення надсилається через електронний кабінет на вебпорталі ПФУ або рекомендованим листом;
• або вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника.

Електронне повідомлення вважається отриманим з моменту надходження інформації в електронній формі про одержання цього повідомлення. Ці дані відображаються у формі квитанції із зазначенням дати і часу.

У разі, якщо Пенсійний Фонд упродовж 2 днів з дати надсилання електронного повідомлення не отримав квитанції про його одержання, повідомлення надсилається повторно рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Зверніть увагу: у випадку неотримання повідомлення у встановлений строк роботодавець може не допускати перевіряльників до проведення перевірки. 

Це передбачено пунктом 10 розділу ІІ Порядку.

Тривалість проведення перевірки роботодавця щодо страхових коштів

Тривалість заходів контролю залежить від масштабу підприємства:

Продовження строку можливе за рішенням керівника органу ПФУ не більше ніж на 5 днів (для малого бізнесу — на 2 дні) за наявності обґрунтованих підстав. Таке продовження слід оформити окремим наказом, копія якого вручається керівнику або посадовій особі роботодавця.

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути цікаві наступні матеріали:

• Штраф за несплату податків ФОП 1-3 група 2026
• Нові правила актів виконаних робіт: законопроєкт 14023
• Як зміниться подання статзвітності 2026
• Зміни до бронювання: Постанова 1608
• Складіть графік відпусток на підприємстві: нагадування про головні деталі
• Повідомляємо ТЦК про призначення керівника та прийом на роботу працівників — строки і деталі

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.