Поширені помилки в Е-лікарняних: коментує ПФУ

Найпоширеніші помилки при формуванні електронних листків непрацездатності: рекомендації від ПФУ. Часті помилки в е-лікарняних у цій статті.

Е-лікарняні: типові помилки та рекомендації ПФУ для їх уникнення

Уникнення помилок при створенні електронних листків непрацездатності Консультують фахівці ПФУ.

Впровадження електронних листків непрацездатності та їх функціонування

З 1 червня 2021 року в Україні повноцінно запрацювала електронна форма листків непрацездатності. Ці е-лікарняні формуються автоматично на підставі медичних висновків про тимчасову непрацездатність. Запровадження електронного реєстру листків непрацездатності (ЕРЛН) регулюється Порядком організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31 березня 2021 року № 323.

Проте, за час функціонування ЕРЛН були виявлені типові помилки, які унеможливлюють коректне створення е-лікарняних. Фахівці Пенсійного фонду України надають роз’яснення щодо цих проблем та способів їх вирішення.

Непрацездатну особу не знайдено в Реєстрі застрахованих осіб

Ця помилка виникає, коли в Реєстрі застрахованих осіб (РЗО) відсутня персональна електронна облікова картка застрахованої особи (ПЕОКЗО) з вказаним у медичному висновку реєстраційним номером облікової картки платника податків (РНОКПП) або паспорта (для осіб, які відмовилися від РНОКПП).

Причини та рішення:

• Невірні дані в декларації пацієнта: у випадку, якщо РНОКПП або паспортні дані були помилково внесені в декларацію пацієнта, необхідно звернутися до медичної системи для їх коригування.
• Відсутність статусу застрахованої особи: у разі, коли особа ніколи не мала статусу застрахованої особи (не отримувала пенсії, виплати, допомогу по безробіттю тощо) з моменту впровадження РЗО, ПЕОКЗО не буде створена. У цьому випадку подальших дій не потрібно.

Помилка однозначного пошуку в РЗО / Перевірте коректність ПІБ та документ

Ця проблема спричинена невідповідністю паспортних даних та/або прізвища, ім’я, по батькові (ПІБ) між Реєстром застрахованих осіб та електронним кабінетом пацієнта.

Причини та рішення:

• Зміна паспортних даних. Найчастіше вказаний тип помилки трапляється після отримання застрахованою особою нового паспорта (особливо ID-картки), часто зі зміною ПІБ. У РЗО при цьому можуть залишатися застарілі дані або вони взагалі відсутні, якщо інформація не оновлювалась через міжвідомчий обмін.

Для виправлення необхідно актуалізувати дані. Щоб це зробити, слід подати до територіального органу Пенсійного фонду України Анкету застрахованої особи та підтверджуючі документи. Це можна зробити у територіальному органі ПФУ особисто або через представника.

Також доступний дистанційний спосіб виправлення даних:

1. для цього слід скористатися вебпорталом Пенсійного фонду України;
2. увійдіть до особистого кабінету за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
3. у розділі “Комунікації з ПФУ” оберіть “Анкета для зміни даних в Реєстрі застрах. осіб”;
4. заповніть бланк відповідно до актуальних документів, прикріпіть скан-копії паспорта, РНОКПП (за наявності), підпишіть за допомогою КЕП та відправте.

Зміна даних у РЗО відбувається протягом п’яти робочих днів на підставі наказу керівника територіального органу ПФУ.

Важливо: інформація про персональні дані застрахованої особи завжди повинна бути актуальною та однаковою як у Реєстрі застрахованих осіб, так і в інформаційній системі охорони здоров’я.

Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності

Ця помилка свідчить про проблеми з якістю або своєчасністю подання звітності роботодавцями щодо своїх працівників.

Причини та рішення:

• Несвоєчасне подання повідомлення про прийняття на роботу. При працевлаштуванні особи роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття на роботу у встановлені терміни (напередодні початку трудових відносин) для будь-якого типу трудових договорів (з трудовою книжкою, без неї, цивільно-правового характеру тощо). Про подання повідомлення про прийняття на роботу працівника ми детально розповідали за посиланням.
• Помилки у звітах з ЄСВ: При формуванні звітів щодо єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування необхідно ретельно перевіряти:
  • коректність реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП).
  • Паспортні дані. Для осіб, які відмовилися від РНОКПП за релігійними переконаннями та мають відповідну відмітку у паспорті, слід вказувати паспортні дані у звіті згідно з встановленим форматом (наприклад, для паспорта-книжечки — БКNNXXXXXX, для ID-картки з відмовою — ПХХХХХХХХХ).
• Неправильне заповнення Додатка 5 при переведеннях: у випадках переведення працівників на інші посади у Додатку 5 до Податкового розрахунку (сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску) слід вказувати лише дату початку роботи на новій посаді з проставлянням ознаки “1” у графі “Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу”. Вказання дати припинення на попередній посаді та підстави звільнення призведе до помилки формування е-лікарняного.
• Проблеми з відображенням соціальних відпусток. Необхідно звернути увагу на правильне формування Додатка 5 щодо осіб, які тривалий час перебувають у соціальних відпустках по догляду за дитиною до трьох (код категорії 5) або до шести років (код категорії 4). Алгоритм створення е-лікарняних передбачає, що періоди таких відпусток мають бути діючими (без дати припинення). Помилкове припинення коду категорії 4 при відкритому раніше коді 5 (або навпаки) може унеможливити формування листка непрацездатності, зокрема щодо вагітності та пологів.
• Несвоєчасне подання Податкових розрахунків. З 2025 року Податкові розрахунки подаються щомісячно. Якщо страхувальник не подав або подав з помилками звітність, то наступного дня після граничного терміну подання е-лікарняний для особи, яку не було звільнено у попередньому звітному періоді, не буде сформований через вищезазначену помилку.

Не знайдено запис про тимчасову непрацездатність з EXTERNAL_ID=ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ

Ця помилка виникає у випадку, коли продовжується тимчасова непрацездатність або скасовується попередній медичний висновок, на підставі якого е-лікарняний не був створений або не надсилався до ЕРЛН.

Рішення: При виникненні такої помилки необхідно усунути причини, що перешкоджали відправленню початкового медичного висновку лікарем. Після того, як згаданий у помилці медичний висновок буде відправлений та на його підставі буде створено е-лікарняний, потрібно повторно відправити наступний медичний висновок.

Інші важливі новини за останній час

Читайте також:

• Як повернути переплату військового збору
• Зміни у Порядку бронювання працівників з 31 травня
• Штрафи за непрацевлаштування людей з інвалідністю: постанова № 610
• Граничні строки сплати податків і подання звітності в червні
• Подання Таблиці даних: покрокова інструкція
• Особливості застосування ставки ЄСВ 8,41% у 2025 році
• Коли подавати Звіт до ТЦК про транспортні засоби 2025
• Мінімальна зарплата та прожитковий мінімум 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.