Повідомлення про прийняття на роботу: порядок заповнення та подання

Оформлення працівника: подаємо обов’язкове повідомлення до податкової. Як заповнити повідомлення про прийом на роботу 2025, бланк, усі нюанси у цій статті.

Повідомлення про прийняття на роботу 2025

Прийом нового співробітника на роботу – це не лише укладення трудового договору та видання наказу. Щоб оформлення було повним, необхідно подати до податкової служби спеціальне повідомлення про прийняття працівника на роботу. Ця вимога прямо прописана в Кодексі законів про працю України (частина 3 статті 24).

Бланк та порядок заповнення повідомлення затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 зі змінами. Зазвичай, повідомлення подається в електронній формі через особистий кабінет платника податків. Також можна подати повідомлення про прийняття на роботу у паперовому вигляді (доведеться долучити копію в електронному вигляді з використанням е-підпису). Подати повідомлення про прийняття працівника можна таким чином виключно за неможливості подати повідомлення в Електронному кабінеті з технічних причин. Це визначено абзацом другим Порядку 413.

Важливо:

1. подавати  повідомлення про прийняття на роботу зобов’язані всі роботодавці, незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, у тому числі ФОП, які мають працівників, юрособи та резиденти Дія Сіті;
2. повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до початку роботи працівника, тобто до дати, коли він приступає до виконання своїх посадових обов’язків;
3. допустити працівника на робоче місце можна тільки після отримання від податківців підтвердження про отримання повідомлення.

Повідомлення про укладення гіг-контракту

Форма, за якою подається повідомлення про прийняття працівника, передбачає також подання відомостей щодо:

• укладення договору за гіг-контрактом;
• працевлаштування домашнього працівника.

Гіг-контракт передбачає виконання спеціалістом роботи у визначеному проекті та у встановлені терміни. При цьому така особа не включається до штату підприємства. Проте про такого спеціаліста все одно необхідно подавати повідомлення про укладення гіг-контракту за тією ж формою, що про звичайного працівника.

Повідомлення про укладення гіг контракту так само подається до початку фактичного виконання робіт за цим контрактом.

Повідомлення про прийняття на роботу: коли подавати

Давайте розберемося детальніше, коли подавати повідомлення про прийняття на роботу? 

Повідомлення подається при укладенні трудового договору з такими категоріями працівників:

• Основні працівники: ті, хто працює за основним місцем роботи.
• Сумісники: як зовнішні, так і внутрішні.
• Тимчасові та сезонні працівники.
• Іноземні громадяни.
• Гіг-спеціалісти.
• Домашні працівники. Зміни щодо повідомлення ДПС про домашніх працівників були внесені 23.08.2024 року. Відповідно до змін, було оновлено назву повідомлення, а також додано окремий додаток, що містить форму для повідомлення ДПС про розірвання трудового договору з домашнім працівником.
• Працівники, прийняті за переведенням з іншого підприємства.
• Працівники, прийняті за рішенням органу місцевого самоврядування.
• Працівники філій та відокремлених підрозділів, за умови, що сама філія/підрозділ не є самостійним платником єдиного соціального внеску.

Водночас, не про всіх працівників необхідно подавати таке повідомлення. Розглянемо, коли повідомлення в податкову про прийняття на роботу не потрібно подавати.

Повідомлення не подається у таких випадках:

• Практика: якщо студент проходить практику на підприємстві на підставі договору з навчальним закладом.
• Внутрішнє суміщення: коли працівник виконує додаткову роботу в межах того ж підприємства в той самий робочий час, за додатковою посадою та доплатою. Про тонкощі сумісництва та суміщення читайте у нашій статті за посиланням.
• Поновлення на роботі: повідомлення не подається при поновленні працівника на підставі судового рішення або після закінчення відпустки по догляду за дитиною до 3 років або відпустки по вагітності і пологам.

Хто повинен подавати повідомлення про прийняття домашнього працівника

Повідомлення про прийняття домашнього працівника або припинення трудового договору з домашнім працівником подає роботодавець. Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника так само слід подати до початку виконання робочих обов’язків працівником. Повідомлення подається в електронному вигляді із застосуванням КЕП.

Чи потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу директора

Багато роботодавців задаються питанням: чи потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу директора підприємства? Згідно з чинним законодавством України, роботодавці не зобов’язані подавати повідомлення про прийняття на роботу директора підприємства. Інформація про призначення директора на посаду надходить до податкової служби безпосередньо з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР). Таким чином, на наступний день після реєстрації змін у Єдиному Реєстрі, керівник підприємства може починати виконувати свої посадові обов’язки. Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС подавати не потрібно.

Читайте також: коли можна не платити зарплату директору відповідно до законодавства?

Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу за ЦПХ договором

Раніше вважалось, що у випадку укладення цивільно-правового договору повідомлення не подається, оскільки законодавство прямо не передбачає обов’язку повідомляти про укладення ЦПХ договору. На цьому наголошувало і Мінекономіки у своєму листі від 28.01.2022 №4706-06/4356-01, зазначаючи, що законодавство не встановлює вимоги повідомляти жодну зі сторін ЦПХ договору про його укладення до ДПС, а також не передбачено відповідальність за неподання цього повідомлення. Водночас у Міністерстві економіки зазначали, що особи, які використовують працю осіб на основі договорів ЦПХ, а є платниками ЄСВ, можуть повідомляти до ДПС про укладення таких договорів, зокрема, для обліку ЄСВ.

Листи міністерств носять рекомендаційний характер та не встановлюють норм права, тож відповідальності за неподання даних про працівника, що працює за ЦПХ договором, не мало би бути.

Водночас, актуальна форма Повідомлення напряму містить поле для вказання дати укладення цивільно-правового договору, а також дати надання особою на підставі цивільно-правового договору. Це передбачено колонками 5, 10 та 11 чинної форми. Тобто подавати звіт все ж таки потрібно?

За інформацією, опублікованою на порталі Південного міжрегіонального управління Держпраці, наразі повідомлення про прийняття працівника на роботу за договором цивільно-правового характеру ЦПХ слід подавати щодо  гіг-спеціалістів, які виконуватимуть роботи за ЦПХ договором. Тобто про укладення договору ЦПХ наразі повинен інформувати ДПС тільки роботодавець резидент Дія Сіті.

 Коли подається звіт про прийняття працівника?

Давайте розберемося детальніше, коли саме потрібно подавати повідомлення про прийняття працівника та які можуть бути наслідки порушення термінів.

Коли подавати повідомлення:

• До початку роботи. Загальне правило – повідомлення завжди подається до того, як працівник приступить до виконання своїх обов’язків.
• Практично більшість роботодавців подають повідомлення напередодні першого робочого дня працівника.

Важливо: не варто подавати повідомлення у той самий день, коли працівник виходить на роботу, навіть якщо повідомлення подається в електронному форматі і час подачі повідомлення, отримання підтвердження та початку роботи працівника можна підтвердити. Хоча формально тут немає порушення, на практиці підприємцям доводиться це доводити у судовому порядку.

У формі Повідомлення про прийняття на роботу передбачено місце для зазначення дати:

1. видачі наказу про прийняття на роботу/укладення гіг контракту або трудового договору з домашнім працівником;
2. дати початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом / початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору.
3. дати формування повідомлення у страхувальника або фізичної особи, яка уклала трудовий договір з домашнім працівником.

Ці дати повинні відрізнятися, адже спершу слід видати наказ/розпорядження про прийняття працівника на роботу, прозвітувати до податкової служби та отримати квитанцію на підтвердження отримання звіту про прийняття працівника, і лише тоді допускати працівника до виконання роботи.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу 2025: як подати

Розглянемо порядок подання повідомлення про прийняття на роботу до ДПС. 

Повідомлення про прийняття працівника на роботу (або укладення гіг-контракту) необхідно подавати до ДПС за основним місцем обліку. Подання повідомлення до іншого податкового органу вважатиметься недійсним.

Способи подання повідомлення:

Рекомендованим способом є подання повідомлення в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Також можна подати паперову копію повідомлення, обов’язково разом з електронною копією на цифровому носії . Цей спосіб дозволено використовувати лише у разі відсутності технічної можливості подання повідомлення в електронному варіанті, що чітко зазначено в абзаці 2 Порядку № 413.

Повідомлення про прийняття на роботу 2025: бланк

Згідно з Реєстром електронних форм податкових документів, станом на 24 грудня 2024 року, в Електронному кабінеті платника податків доступні наступні форми:

• J/F3001004: Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту.
• J/F3001101: Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником.

Ці форми затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 (зі змінами). Зверніть увагу, що починаючи з 26.02.2025, форму Повідомлення оновлено Постановою Кабміну від 21.02.2025 № 184.

Зважаючи на зміни у законодавстві, радимо використовувати бухгалтерські програми, які передбачають оновлення форм для відповідності чинним вимогам, або перевіряти чинну форму на дату подання в офіційних джерелах самостійно. 

Як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу

Розглянемо головне у заповненні повідомлення про прийняття працівника 2025.

У першому рядку Повідомлення необхідно обов’язково поставити позначку навпроти потрібної опції: початкове чи скасовуюче повідомлення подається. Скасовуюче повідомлення слід подати у випадку помилки у попередньо поданому Повідомленні.

Далі слід вказати код за ЄДРПОУ або РНОКПП для фізосіб-підприємців. Серію і номер паспорту слід заповнити у випадку подання Повідомлення роботодавцями, які за своїми релігійними переконаннями не мають податкового номеру та мають відповідну позначку в паспорті.

У рядку 3 слід вказати назву юридичної особи-роботодавця. Фізичні особи підприємці вносять у цьому рядку ПІБ (зазначення по батькові — за наявності).

Таким чином, рядки 1-3 містять відомості щодо роботодавця, який подає повідомлення.

У колонці 4 необхідно проставити номер запису — порядковий номер працівника, якщо Повідомлення подається одразу за декількох працівників.

У колонці 5 необхідно вказати код категорії особи, яку приймаємо на роботу. Всі коди викладено у примітці до Повідомлення:

• 1 — наймані працівники за основним місцем роботи;
• 2 — працівники за сумісництвом;
• 3 — гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
• 4 — особи, що працевлаштовуються на підставі цивільно-правових договорів;
• 5 — домашні працівники (доповнено Постановою Кабміну  № 967 від 23.08.2024).

Зверніть увагу: пункти 3 та 4 призначені для заповнення резидентами Дія Сіті. 

У колонці 6 Повідомлення слід вказати реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта для осіб, які не мають РНОКПП з релігійних міркувань та мають про це відповідну позначку у паспорті;

У колонці 7 зазначається унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі у разі наявності такого номеру у працівника. Цей номер присвоюється при формуванні біометричного документу, наприклад ID-картки чи закордонного паспорту. Зауважте, що при зміні ПІБ чи інших даних особи цей номер не змінюється.

У колонці 8 відображаємо прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи або домашнього працівника.

У колонці 9 Повідомлення про прийняття працівника 2025 слід вказати номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. Важливо: цю колонку не заповнюємо при укладанні гіг-контракту/ цивільно-правового договору/трудового договору з домашнім працівником. 

Колонка 10:

• вкажіть дату видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу
• або дату укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом (для резидентів Дія Сіті);
• або дату укладення цивільно-правового договору ЦПХ (для резидентів Дія Сіті);
• або дату трудового договору з домашнім працівником.

Увага: у колонці 11 слід вказати дату, коли працівник (гіг-спеціаліст, домашній працівник, особа, що працює на підставі договору ЦПХ) приступає до виконання своїх посадових обов’язків. Варто прослідкувати, щоби ця дата не збігалась з датою видачі наказу, вказаною в колонці 10  або датою подачі повідомлення. Оскільки допустити працівника до роботи ми можемо тільки після отримання квитанції від ДПС щодо прийняття повідомлення, доцільно залишити часовий проміжок у запас.

У рядку 12 вказуємо дату формування повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника, гіг-спеціаліста, особи на підстави ЦПХ) на роботу.

У рядках 13 та 14 зазначаються РНКОПП керівника (його уповноваженої особи, або ФОП роботодавця), РНКОПП головного бухгалтера (особи, яка веде бухоблік), їхні імена та прізвища, електронні підписи. Варто звернути увагу, що відповідно до стандарту ДСТУ 4163:2020, у реквізиті «Підпис» необхідно вносити власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ великими літерами. У випадку трудового договору з домашнім працівником рядок 14 (дані щодо головного бухгалтера) не заповнюється.

Подання повідомлення про прийняття працівника на роботу з запізненням: штраф

Розглянемо, яка актуальна практика застосування штрафів за неподання або несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Протягом довгого часу у ДПС вважали допуск працівника до роботи без попереднього подання повідомлення неоформленням трудових відносин. Зокрема, у листі роз’ясненні Державної служби з питань праці від 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16 зазначається, що адміністративна відповідальність за це порушення передбачена частинами 3 та 4 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (8500 – 17000 грн за перше порушення, за повторне порушення 17000-35000 грн).

Окрім того, відповідальність за порушення трудового законодавства  передбачена у статті 265 Кодексу законів про працю. Відповідно до положень цієї статті, за фактичний допуск працівника до виконання роботи без відсутності належним чином оформленого трудового договору/контракту штраф складе 10 розмірів мінімальної заробітної плати станом на дату виявлення порушення за кожного працівника. Якщо роботодавці ФОП або юрособа перебувають на спрощеній системі оподаткування 1-3 грн, до них застосовується попередження. У випадку виявлення повторного такого порушення упродовж 2 років, штраф складе 30 розмірів мінімальної зарплати. Такий штраф застосовується щодо кожного працівника, що працював без оформлення трудового договору.

Нагадаємо, протягом 2025 року мінімальну заробітну плату зафіксовано на рівні 8000 гривень. 

До ФОП на загальній системі у разі неподання повідомлення застосовується штраф, а не попередження, адже вони не є платниками ЄП 1-3 групи. Такого висновку дійшов Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду в нещодавній справі 2024 року (Постанова Верховного Суду від 18 вересня 2024 року у справі № 240/7766/23, адміністративне провадження № К/990/17736/24).

Водночас, пряма відповідальність конкретно за неподання або невчасне подання повідомлення про прийняття на роботу не передбачена ні в частинах 3-4 КУпАП, ні в статті 265 КЗпП. 

Проте згідно статті 24 КЗпП, для допущення працівника до роботи слід скласти трудовий договір, оформлений наказом/розпорядженням та повідомити ДПС про прийом працівника на роботу. Таким чином, не подання або невчасне подання повідомлення про прийняття на роботу можна віднести до інших вимог законодавства про працю, крім викладених у абзацах 2-9 статті 265 КЗпП. Цієї позиції притримуються і суди (щодо відповідальності за статтею 24 КЗпП див. постанову Другого апеляційного адмінсуду від 04.07.2019 у справі № 2040/5442/18, щодо адмінки див. постанову Миргородського міськрайонного суду Полтавської області від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20). 

Таким чином неподання або невчасне подання повідомлення про прийняття на роботу тягне за собою штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати за перше та 2 мінімальні зарплати за кожне повторне порушення за кожного працівника. Таку позицію підтримують і інспектори Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці. Окрім того, протягом воєнного стану штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються у випадку виконання приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових перевірок. (Закон № 2136, ЗУ № 2352).

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.