Позабалансові рахунки, особливості застосування

Позабалансові рахунки використовуються для обліку активів, якими підприємство тимчасово користується, але не володіє. Це допомагає контролювати такі активи, як орендоване майно, товари на зберіганні, бланки тощо, не впливаючи на фінансові показники.

Як показує практика, робота бухгалтера полягає не лише в тому щоб обліковувати всі активи, що належать підприємству та знаходяться на його балансі, а й обліковувати активи що отримані підприємством в оренду, знаходяться на відповідальному зберіганні тощо. Саме для обліку таких активів існують позабалансові рахунки.

Про особливості обліку за такими рахунками, а також про можливість автоматизації даної ділянки обліку піде мова у цій статті.

Позабалансові рахунки це?

Позабалансові рахунки – це спеціальні рахунки бухгалтерського обліку, призначені для обліку майна, прав та зобов’язань, які не належать підприємству на правах власності, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні.

Слід зазначити що обліковувані на позабалансових рахунках активи не впливають на загальні фінансово-економічні показники підприємства. Однак відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 30.11.1999 №291 «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його застосування», такі показники, вимагають обліку та контролю за їх рухами.

Для чого використовуються позабалансові рахунки?

Позабалансові рахунки використовують для обліку:

• цінностей, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі);
• умовних прав і зобов’язань підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо);
• бланків суворого обліку;
• списаних активів (нестачі цінностей, дебіторська заборгованість) для спостереження за можливістю їх відшкодування винними особами (боржниками);
• амортизаційних відрахувань.

Звертаю увагу, що облік за рахунками, які належать до нульового класу, або облік за Позабалансовими рахунками, ведеться за простою системою, оскільки рахунки є активно-пасивними, та не потребують кореспондуючого рахунку. Тобто надходження цінностей, амортизаційних відрахувань, умовних прав та зобов’язань, обліковується за Дебетом таких рахунків, а вибуття, списання з позабалансового рахунку – за Кредитом.

За якою вартістю ведеться облік на позабалансових рахунках?

Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#Text, визначає за якою вартістю ведеться облік на позабалансових рахунках:

Зверніть увагу!

Наявність вартісних показників при позабалансовому обліку – обов’язкова

Варто зазначити що сама назва “позабалансовий рахунок” бухгалтерського обліку, відкриває основне призначення їх використання, в тому числі мова йде і про позабалансові рахунки бюджетних установ:

Облік на позабалансових рахунках: приклади відображення

Позабалансові рахунки відіграють важливу роль у бухгалтерському обліку, дозволяючи підприємствам відстежувати активи та зобов’язання, що не належать їм на правах власності, але тимчасово перебувають у їхньому користуванні або під їх контролем. Відображення операцій на цих рахунках має свої особливості, оскільки вони не впливають на фінансовий результат та баланс підприємства.

Операції з орендованими активами

ЗОЗ (заклад охорони здоров’я) взяв в оренду приміщення для проведення виїзних прийомів лікарями.

Згідно з договором вартість орендної плати, за орендовану площу, складає 8700,00 грн в місяць

Вартість будівлі, згідно з актом прийняття-передання складає 3500000,00 грн.

Зверніть увагу!

«Товарно-матеріальні цінності та основні засоби, вартість яких відображена на позабалансових рахунках, підлягають інвентаризації в порядку, що діє для цінностей, відображених на балансових рахунках відповідного класу.» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n1166

Відображення в обліку нестач, виявлених під час інвентаризації

В ЗОЗ , проведено інвентаризацію, в ході якої виявлено нестачу Гідазепаму в кількості 5 одиниць на суму 150,00 грн, який було придбано за кошти цільового фінансування. Виявлені нестачі відображено в обліку, та відшкодовано винною особою.

Облік на позабалансових рахунках бланків суворої звітності

Перш ніж говорити про облік бланків суворої звітності, нагадаємо, що на сьогодні не існує єдиного переліку товарно-матеріальних цінностей, що належать до бланків суворої звітності. Є певні галузеві накази.

Так, для ЗОЗ, можна використовувати:

ІНСТРУКЦІЯ про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України N 58 від 29.07.93 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text

Наказ МОЗу Про затвердження форм медичної облікової документації, що використовується в стаціонарах і поліклініках (амбулаторіях) N 369 від 29.12.2000 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0369282-00#Text

ІНСТРУКЦІЯ про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена Наказом МОЗу від 03.11.2004 N 532/274/136-ос/1406

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1454-04#n6

Розглянемо наступну ситуацію:

ЗОЗ придбав за власні кошти “Медичні довідки щодо придатності до керування транспортним засобом” форма N 083/о , в кількості 1000,00 шт. на суму 1000,00 грн, без ПДВ.

Здійснив оплату постачальнику за друковану продукцію.

Видав пацієнтам 5 довідок на суму 5,00 грн.

Приклад відображення операцій з позабалансовими рахунками в програмі КБС Бухгалтерія комунального підприємства

Вихідні дані: відображення в обліку нестач, виявлених під час інвентаризації

В ЗОЗ , проведено інвентаризацію, в ході якої виявлено нестачу Гідазепаму в кількості 5 одиниць на суму 150,00 грн, який було придбано за кошти цільового фінансування. Виявлені нестачі відображено в обліку, та відшкодовано винною особою.

Крок 1. Сформувати Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів по Матеріально відповідальній особі.

Для цього достатньо перейти в підсистему ТМЦ→ Складські операції→Інвентаризація ТМЦ, натиснути кнопку Створити. Відкриється документ для заповнення.

На вкладці Основна варто заповнити:

1- Місце зберігання (МВО)

2,3,4,5 – Реквізити наказу, та визначені наказом дати проведення презентації

6 – Дата складання Інвентаризаційного опису та протоколу

На вкладці ТМЦ ,достатньо:

7- натиснути кнопку Заповнити

В табличній частині документу відбудеться автоматичне заповнення ТМЦ, що фактично обліковуються на балансі за даною Матеріально-відповідальною особою

Для формування друкованої форми, достатньо натиснути кнопку Провести , далі натиснути Друк, та обрати друковану форму. В результаті будь-яка з обраних друкованих форм буде доступна для Друку

Крок 2. Відобразити в обліку списання Нестач.

Як бачимо, після проведення Документу Списання ТМЦ, Вид операції Списання нестач, відображення на позабалансовому рахунку 072 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”, відбудеться автоматично.

Крок 3. Відобразити на позабалансовому обліку списання з позабалансу, відшкодованих винною особою витрат.

Для цього використаємо документ Операції, що введені вручну (госпрозрахункові)

Як бачимо за допомогою програми КБС Бухгалтерія Комунального підприємства та супроводу від команди спеціалістів компанії Системи для бізнесу, складні задачі мають прості рішення.