Трудові перевірки від ДПС – як підготуватися?
Контролюючі органи здійснюють ретельні перевірки дотримання законодавства при оформленні трудових відносин. Які нюанси потрібно знати роботодавцю?
Під час перевірки дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудових договорів та оформлення трудових відносин, контролюючі органи мають право вимагати від роботодавця надання широкого спектру документів. Від правильного ведення документації залежить не лише законність трудових відносин, а й уникнення потенційних штрафів.
Документальна перевірка: що можуть перевіряти?
Контролюючі органи мають право перевіряти дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору та оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами). Ці перевірки можуть бути двох типів: документальні та фактичні.
Згідно з підпунктом 75.1.2 ПКУ, документальна перевірка охоплює перевірку законності укладення трудового договору та оформлення трудових відносин. Під час цієї перевірки контролюючі органи можуть вимагати:
- Податкові декларації (розрахунки).
- Фінансову, статистичну та іншу звітність.
- Регістри податкового та бухгалтерського обліку.
- Первинні документи, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку.
- Документи, що підтверджують нарахування і сплату податків та зборів.
- Інші документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за яким здійснюють контролюючі органи.
Згідно з підпунктом 75.1.3 ПКУ, фактична перевірка здійснюється за місцем провадження діяльності платника податків. Під час цієї перевірки контролюючі органи можуть перевіряти:
- Дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору.
- Оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).
- Ведення обліку роботи, виконаної працівником.
- Облік витрат на оплату праці.
- Відомості про оплату праці працівника.
Роботодавець зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів всі необхідні документи, що стосуються предмету перевірки. Такий обов’язок виникає після початку перевірки, відповідно до пункту 85.2 ПКУ.
Під час фактичної перевірки, з метою з’ясування належного оформлення трудових відносин з працівниками, можуть використовуватися:
- Документи, що посвідчують особу (паспорт, посвідчення водія).
- Інші документи, що дають змогу ідентифікувати особу (посадове посвідчення, санітарна книжка тощо). Це передбачено пунктом 80.6 ПКУ.
Це перелік основних документів, які мають бути доступні для перевірки під час перевірки контролюючими органами.
Рекомендації для роботодавця
Ось декілька рекомендацій для роботодавця, щоб забезпечити відповідність законодавству та мінімізувати ризики під час перевірок:
Забезпечте належне оформлення трудових договорів
Усі трудові договори мають бути оформлені письмово, з чітким зазначенням прав і обов’язків сторін, умов праці, розміру заробітної плати та інших важливих аспектів. Переконайтеся, що кожен працівник має належним чином підписаний договір.
Ведіть точний облік праці та зарплати
Регулярно оновлюйте та ведіть облік робочого часу, виконаної роботи та витрат на оплату праці. Це допоможе уникнути невідповідностей під час перевірок і забезпечить прозорість відносин із працівниками.
Своєчасно подавайте звітність
Всі необхідні фінансові, податкові та статистичні звіти повинні бути подані вчасно та коректно. Невиконання цього обов’язку може призвести до штрафних санкцій.
Підтримуйте документи в належному стані
Переконайтеся, що всі документи, пов’язані з трудовими відносинами, зберігаються в порядку і доступні для перевірки. Це стосується первинних документів, регістрів обліку, податкових декларацій тощо.
Інформуйте працівників про їхні права та обов’язки
Працівники повинні бути обізнані з умовами своєї роботи, правилами внутрішнього трудового розпорядку та своїми правами. Це зменшить ризики конфліктів і забезпечить належне виконання зобов’язань з боку працівників.
Будьте готові до фактичних перевірок
Знайте процедури фактичних перевірок і будьте готові надати документи на вимогу. Під час фактичної перевірки важливо забезпечити співробітництво з контролюючими органами, щоб уникнути непорозумінь.
Навчайте персонал з питань трудового законодавства
Регулярно проводьте тренінги для HR-працівників та бухгалтерів щодо змін у трудовому законодавстві. Це допоможе уникнути помилок у роботі з документами та під час оформлення трудових відносин.
Дотримання цих рекомендацій дозволить роботодавцям не лише виконувати вимоги законодавства, але й створити позитивний імідж компанії серед працівників та контролюючих органів.
Актуальні новини для бухгалтера
Вас можуть зацікавити наступні матеріали:
Чим загрожує несвоєчасне подання податкової звітності
Податковий календар на серпень 2024
Подання фінансової звітності за міжнародними стандартами: роз’яснення ДПС
Як правильно заповнити податкову накладну в BAS Бухгалтерія: покрокова інструкція
Коментарів поки що немає...