Заповнення податкової накладної в BAS Бухгалтерія: інструкція

Податкова накладна – один із найважливіших документів для кожного підприємства, що здійснює операції з податком на додану вартість (ПДВ). Правильне заповнення цього документа не лише гарантує відповідність податковому законодавству, але й допомагає уникнути штрафів та проблем з податковими органами.

Програма BAS Бухгалтерія пропонує зручні інструменти для автоматизації процесу заповнення податкових накладних. У цій статті ми детально розглянемо кожен етап цього процесу.

Порядковий номер податкової накладної

Порядковий номер податкової накладної є унікальним для кожного документа і визначається підприємством на власний розсуд. У BAS Бухгалтерія існує кілька підходів до нумерації податкових документів, які можна налаштувати за допомогою спеціального гіперпосилання «Настройка нумерації податкових документів» з картки організації. Ця функція доступна у розділі «Головне» (група «Настройки» – «Організації»).

Важливо зазначити, що відповідно до п.6 Порядку № 1307, порядковий номер податкової накладної повинен містити лише цифрові значення без літер чи інших символів. Це допомагає уникнути плутанини та забезпечує однозначну ідентифікацію документа в податковій звітності.

Дата складання податкової накладної

Дата складання податкової накладної відіграє ключову роль у визначенні моменту виникнення податкових зобов’язань. Згідно з п.201.1 ст.201 ПКУ, ця дата відповідає моменту виникнення податкових зобов’язань у продавця. Такий момент визначається за першою подією: або це дата зарахування коштів від покупця, або дата відвантаження товарів. Для послуг ця дата відповідає оформленню документа, що підтверджує факт надання послуг.

Програма BAS Бухгалтерія дозволяє налаштувати різні сценарії визначення бази ПДВ через довідник «Схеми податкового обліку по договорах контрагентів». Це особливо корисно, коли підприємство використовує різні схеми податкового обліку залежно від типу договору з контрагентом.

Також раніше пи писали про Простий і складний облік ПДВ: проводки, документи, відображення в BAS

Винятки: Для окремих операцій дата складання податкової накладної може визначатися за іншими правилами. Наприклад, при застосуванні касового методу база оподаткування визначається датою оплати. У BAS Бухгалтерія для таких випадків на закладці «Податковий облік» договору з контрагентом можна встановити відповідний прапор «Схема податкового обліку», вибравши варіант «По оплаті». Це забезпечить коректне відображення податкових зобов’язань у звітності.

Повна або скорочена назва продавця товарів/послуг

Назва продавця є одним з основних реквізитів податкової накладної. У BAS Бухгалтерія інформація про повне та скорочене найменування продавця зберігається у довіднику «Організації». Важливо, щоб саме ця назва була вказана в реквізиті «Повне найменування», адже вона автоматично підтягується у форму податкової накладної.

Якщо податкову накладну складає філія або інший структурний підрозділ підприємства, в рядку «Постачальник (продавець)» спочатку зазначається назва головного підприємства, а через кому – назва філії. Це забезпечує коректність даних у податкових документах та відповідність вимогам податкового законодавства.

Зверніть увагу: У разі, якщо назву головного підприємства або філії внесено некоректно, це може призвести до помилок у податковій звітності, що, у свою чергу, може спричинити податкові санкції.

Повна або скорочена назва покупця

Подібно до продавця, інформація про повне та скорочене найменування покупця зберігається у довіднику «Контрагенти». Вона автоматично заповнюється у форму податкової накладної з реквізитів «Повне найменування» для юридичних осіб або «ПІБ» для фізичних осіб.

Якщо товар або послуга постачається філії платника ПДВ, у рядку «Отримувач (покупець)» також зазначається назва головного підприємства, а через кому – назва філії. Для цього в картці контрагента філії необхідно:

• У реквізиті «Головний контрагент» вибрати головне підприємство.
• Встановити прапор «У податкових накладних доповнювати найменування та адресу даними головного контрагента».
• Вказати код філії.

Це дозволяє уникнути помилок при складанні податкових документів на операції з філіями.

Податковий номер платника податків

Податковий номер є одним з ключових реквізитів податкової накладної. Інформація про податковий номер продавця вноситься у картку організації на закладці «Головне»:

• Для юридичних осіб – у реквізиті «Код за ЄДРПОУ».
• Для фізичних осіб – у реквізиті «Код за ДРФО».

Податковий номер покупця вказується аналогічним чином у картці контрагента. Важливо правильно заповнити ці дані, оскільки в податковій накладній, окрім податкового номера, зазначається також «код» – ознака джерела податкового номера відповідно до реєстру, якому належить податковий номер особи. У BAS Бухгалтерія ці реквізити заповнюються автоматично залежно від виду організації/контрагента та кількості знаків податкового номера.

Особливі випадки: Якщо податкова накладна залишається у постачальника, а покупець не є платником ПДВ, потрібно зазначати податковий номер покупця навіть у таких випадках. Це стосується, зокрема, податкових накладних з типом причини невидачі «12».

Індивідуальний податковий номер (ІПН)

Індивідуальний податковий номер (ІПН) є важливим реквізитом податкової накладної. У BAS Бухгалтерія інформація про ІПН продавця вказується у картці організації на закладці «Коди» у реквізиті «ІПН». Ці дані автоматично зберігаються в періодичному регістрі відомостей «Коди організації» довідника «Організації».

Для покупця ІПН вказується в картці контрагента на закладці «Головне». У випадку, якщо податкова накладна не підлягає видачі покупцю та залишається у постачальника, у рядку «Індивідуальний податковий номер» графи «Отримувач (покупець)» зазначається умовний ІПН покупця. Це стосується операцій з нерезидентами, коли у рядку «Постачальник (продавець)» вказується умовний ІПН нерезидента-постачальника послуг – 500000000000.

Для філій: При складанні податкової накладної для філії, у рядку «Індивідуальний податковий номер» графи «Постачальник (продавець)» або «Отримувач (покупець)» зазначається ІПН головного підприємства, зареєстрованого платником ПДВ. У програмі для цього потрібно в картці контрагента філії в реквізиті «ІПН» вказати ІПН головного підприємства.

Опис (номенклатура) товарів/послуг та їх кількість, обсяг

Одним із найбільш важливих аспектів складання податкової накладної є правильне заповнення номенклатури товарів або послуг, що поставляються. Відповідно до п.16 Порядку № 1307, у графі 2 розділу Б табличної частини податкової накладної вказується номенклатура постачання товарів або послуг.

У BAS Бухгалтерія реалізовано кілька способів автоматичного формування номенклатури для податкових накладних, зокрема для роздрібних операцій. Зокрема, передбачено обробки:

• «Формування податкових накладних по роздробі».
• «Формування податкових накладних по роздробі без номенклатурного складу» (рекомендується використовувати тільки для складів типу НТТ з сумовим обліком і лише при продажу однотипних товарів).

Перед формуванням податкових накладних у BAS Бухгалтерія, необхідно в налаштуваннях користувача заповнити номенклатуру для автоматичного заповнення податкових накладних. Це дозволить автоматично генерувати податкові накладні з коректною номенклатурою за підсумками дня.

Особливості для зведених накладних: При складанні податкової накладної на суму перевищення бази оподаткування над ціною поставки (тип причини невидачі: «15»), у графі 2 розділу Б разом з найменуванням номенклатури зазначається доповнення до найменування.

Якщо ви прийняли рішення формувати одну зведену податкову накладну на місяць, у BAS Бухгалтерія можна створити документ «Податкова накладна» з видом операції «Зведена на перевищення бази над ціною поставки». Це забезпечує автоматичне заповнення всіх необхідних даних.

Код товару згідно з УКТ ЗЕД, для послуг – код послуги згідно з Державним класифікатором продукції та послуг

При постачанні товарів у графі 3.1 розділу Б податкової накладної необхідно зазначити код товарної номенклатури згідно з УКТ ЗЕД. У випадку постачання імпортних товарів у графі 3.2 «ознака імпортованого товару» ставиться позначка «Х». Якщо ви надаєте послуги, то заповнюється графа 3.3 розділу Б, де вказується код послуги згідно з Державним класифікатором продукції та послуг.

У BAS Бухгалтерія зберігаються списки кодів товарів згідно з УКТ ЗЕД та кодів послуг згідно з ДКПП у довіднику «Класифікатор кодів для ПН».

Для зручності роботи з кодами УКТ ЗЕД та ДКПП, рекомендується спочатку заповнити довідник, підібравши коди з форм підбору з класифікаторів, які відкриваються по кнопках:

• «Підбір з УКТ ЗЕД».
• «Підбір з ДКПП».

Зверніть увагу: Код товарної номенклатури у формі податкової накладної повинен відображатися суцільним порядком без будь-яких розділових знаків.

Якщо товар після переробки набув іншого коду УКТ ЗЕД, його необхідно оформити як окрему номенклатурну картку.

Ціна постачання без урахування податку

Ціна постачання товарів або послуг у податковій накладній завжди вказується без урахування ПДВ, навіть якщо у первинному документі зазначено ціну з ПДВ. Це передбачено пп.5 п.16 Порядку № 1307. У BAS Бухгалтерія налаштування ціни без ПДВ здійснюється автоматично, і ця ціна відображається у формі податкової накладної.

Точність показників: У деяких випадках, наприклад, для графи 7, ціна постачання може мати більшу кількість цифр після коми. У програмі передбачено автоматичне збільшення точності показників кількості або ціни при вивантаженні податкових документів. Це особливо важливо для операцій з високою точністю розрахунків.

Ставка податку та відповідна сума податку в цифровому значенні

Вибір ставки податку є ключовим аспектом при складанні податкової накладної. У BAS Бухгалтерія документ «Податкова накладна» заповнюється відповідно до ставок, обраних у табличній частині документа.

Обмеження: Важливо зазначити, що в одній податковій накладній не може бути рядків зі ставками «20%, 7%, 0%» і «Без ПДВ», так як це суперечить п.17 Порядку № 1307. Для операцій, звільнених від ПДВ, необхідно складати окрему податкову накладну.

Особливості для експортних операцій: При оформленні експортних операцій, а також поставках на митній території України за ставкою 0%, у графі 8 розділу Б податкової накладної зазначається код ставки «901», «902» або «903». Це забезпечує коректне відображення даних у податковій звітності.

Загальна сума коштів, що підлягають сплаті з урахуванням податку

Загальна сума коштів, що підлягає сплаті з урахуванням податку, є підсумковим показником, який розраховується автоматично і переноситься у рядок І розділу А податкової накладної.

Ця стаття забезпечує повне охоплення процесу складання податкових накладних у BAS Бухгалтерія, враховуючи всі нюанси та особливості роботи з програмою. Використання цих інструкцій допоможе вам уникнути помилок і забезпечить точне заповнення всіх необхідних реквізитів відповідно до чинного законодавства.

Для більш детальної інформації звертайтеся до Порядку № 1307 та статті 201 ПКУ.

Актуальні новини для вас

Читайте також:

• Що слід знати про віртуальні активи бухгалтеру: зміни у законодавстві
• Показники Державного бюджета 2026 та їх вплив на ФОП: головні величини для бізнесу
• Законопроєкт про Держбюджет 2026: мінімалка та прожитковий мінімум
• Оновлено декларацію з податку на прибуток — наказ Мінфіну 371
• У 2026 році знову обнуляємо індексацію: деталі
• Як планують змінити форми фіскальних чеків
• Як підключити обладнання до ПРРО Cashalot: інструкція

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.