Як обрати РРО – покрокова інструкція для спрощенців

Частина ФОП з 1 січня повинна використовувати касові апарати. Розглядаємо, кого стосуються ці правила і на що звернути увагу при виборі ПРРО та РРО.

Хто повинен використовувати РРО з 1 січня

Інформуємо, що з 1 січня 2022 року вступить в дію законодавча вимога про обов’язок малого бізнесу щодо використання касових апаратів, тобто реєстратори розрахункових операцій (РРО) або сучасну альтернативу — програмні РРО.

Їх використання буде необхідним для ФОП другої-четвертої груп спрощеної системи оподаткування при проведенні розрахункових операцій готівкою або карткою.

Які передбачені винятки, коли з 1.01.2022 не застосовуємо РРО

Ця законодавча вимога торкнеться усіх ФОП-спрощенців 2-4 груп, проте передбачені і виключення.

• Зауважте, що ті ФОП, які не здійснюють розрахунків, можуть надалі не використовувати РРО чи програмні реєстратори розрахункових операцій.
• Також у разі якщо оплата проходить у формі банківського переказу за реквізитами IBAN, РРО та ПРРО можна не використовувати.
• Окрім того, указаний обов’язок не стосується ФОП, які використовують спрощену систему оподаткування у трудових відносинах.

Якщо ваш бізнес орієнтований на проведення розрахунків через банк, ви не будете мати потребу у використанні РРО.

  Як обрати ПРРО, щоби потім його не міняти — перелік пунктів, на які варто звернути увагу при виборі

Види реєстраторів розрахункових операцій

Класичний РРО – пристрій для проведення фіскалізації при реєстрації розрахункової операції: проведення продажу товарів (надання послуг), проведення купівлі-продажу іноземної валюти, реєстрація кількості проданих товарів (наданих послуг), операції з приймання готівки для подальшого переказу тощо. 

Програмний РРО є програмою, що дозволяє працювати з телефона, планшета чи комп’ютера, використовуючи усі можливості класничного касового апарату, і додаючи до нього ряд переваг. Зокрема, програмні РРО швидші у плані їхнього оформлення, оперативно проводять фіскалізацію, не потребує технічного обслуговування та простіше оновлюється відповідно до частих законодавчих змін.

Розглянемо можливості цих видів реєстраторів у таблиці.

Підприємці мають можливість самостійно обрати, яким видом реєстраторів розрахункових операцій користуватися. 

Разом з цим, програмні реєстратори мають ряд переваг, до яких, зокрема, належить:

• вчасний випуск оновлень виробником і автоматичне їх завантаження реєстратором;
• відсутність щомісячних платежів за техобслуговування;
• можливість обрати ПРРО залежно від потреб вашого бізнесу — передбачені програмні РРО як для великих компаній, так і для малих підприємств.

  Інтеграція ПРРО з обліковими системами — варіанти та можливості

Як почати користуватися ПРРО

Якщо ви обрали програмний РРО для своєї компанії, вам знадобиться зареєструвати його у податковій.

Для реєстрації ПРРО потрібно в Електронному кабінеті платника податків  подати заповнену форму №1-ПРРО.

Зверніть увагу: четвертий розділ форми передбачає вказання типу ПРРО. Оберіть один з наступних типів:

• стаціонарний – передбачає встановлення на визначену господарську одиницю та використання лише за вказаною в реєстраційній заяві адресою;
• пересувний програмний РРО може бути зареєстрований на конкретну господарську одиницю, проте передбачає можливість використання на всій території України.
• каса самообслуговування – встановлюється на визначену господарську одиницю та передбачає використання за адресою, наведеною у заяві на реєстрацію. Використовується без касира та платіжного терміналу.
• інтернет-торгівля – цей тип ПРРО встановлюється на визначену господарську одиницю, використовується за адресою в реєстраційній заяві, та підходить для використання у разі отримання оплат від розрахунків у інтернет-магазині чи на сайті.

Порівнюємо можливості касового апарату та програмного РРО

Покрокова інструкція з реєстрації ПРРО

Здійснення реєстрації ПРРО передбачає наступні кроки.

1. Реєстрація точки продажів в Електронному кабінеті — для цього в розділі “Введення звітності” потрібно обрати групу звітів F13,заповнити й надіслати форму F1312003.
2. Обрати програмний реєстратор розрахункових операцій ПРРО, який відповідає вашим вимогам та потребам вашого бізнесу. Наприклад ПРРО Cashalot орієнтований на великі підприємства та значну кількість кас. Програмний РРО СОТА Каса цілком підходить для невеликого бізнесу.
3. Далі потрібно завантажити файл ПРРО та встановити його на пристрій, що буде використовуватися в якості каси у точці продажу.
4. Далі реєструємо ПРРО: створюємо віртуальну касу через заповнення в Електронному кабінеті форми №1-ПРРО. Варто зауважити: під час заповнення форми у пункті №5 зазначте “здійснюється” для продовження функціонування програмного реєстратора у разі зникнення інтернет-з’єднання. Без проставлення відповідної відмітки у цьому пункті ваш програмний РРО не буде працювати офлайн.
5. Отримайте квитанцію, яка буде містити присвоєний податковою вашому ПРРО фіскальний номер.
6. Переконайтеся, що працівник, який буде працювати з програмним РРО, має власний електронний підпис КЕП. Як можна оформити ЕЦП чи КЕП для роботи з ПРРО, читайте у цій статті.
7. Далі слід зареєструвати касира у ДПС. У розділі Ведення звітності знаходимо форму F1391802, заповнюємо дані касира: прізвище, ім’я та по батькові касира, його ІПН та його ідентифікатор ключа.
8. Останнім кроком буде внесення у ваш ПРРО товарів. Варто зауважити, що програмні РРО містять асортиментні довідники товарів згідно зі стандартами УКТЗЕД,  а також підтримують можливість імпорту такого довідника із зовнішніх файлів.

Інші актуальні новини за тематикою РРО та ПРРО

Вам можуть бути цікаві такі статті:

• Відповіді на актуальні запитання щодо ПРРО від податківців
• На що звернути увагу, коли обираєте програмний РРО — розбираємо тут
• Чи повинні ломбарди застосовувати ПРРО
• Акцизні марки у фіскальному чеку: позиція ДПС, штрафи, проведення пошкодженої марки
• Коментарі ДПС стосовно службового внесення та службової видачі через РРО та ПРРО