Як правильно нараховувати відпустку за декілька попередніх років?

Накопичені відпустки за минулі роки: як правильно надавати, оформлювати та розраховувати у 2025 році. Які відпустки можуть бути накопичені, розглянемо у цій статті.

Надання невикористаних днів відпустки за минулі роки

Накопичення невикористаних днів відпустки – часта ситуація. Українське трудове законодавство, зокрема Кодекс законів про працю (КЗпП) та Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР, гарантує кожному працівнику право на щорічну оплачувану відпустку. Однак на практиці працівники часто не використовують усі дні відпочинку, що призводить до їх накопичення. Причинами можуть бути як бажання самого працівника, так і виробнича необхідність, коли його немає ким замінити.

Згідно зі статтею 12 Конвенції про оплачувані відпустки № 132 (що є частиною законодавства України), відмова працівника від мінімальної щорічної відпустки або її заміна компенсацією є неможливою. На практиці це положення рідко використовується на українських підприємствах (як і надання додаткової відпустки за роботу за комп’ютером).

Під час дії воєнного стану, до основних норм додаються положення Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-ІХ, що вносить певні корективи у порядок надання відпусток. 

Надання відпусток у мирний час та під час війни

У мирний час законодавство забороняє ненадання щорічних відпусток:

• Повної тривалості протягом двох років поспіль.
• Протягом робочого року для неповнолітніх та працівників, які мають право на додаткові відпустки за шкідливі або важкі умови праці.

У період воєнного стану діють додаткові обмеження, встановлені Законом № 2136:

• Роботодавець має право не надавати щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль;
• Роботодавець може не надавати упродовж року відпустку неповнолітнім та працівникам, що мають право на додаткову щорічну відпустку за шкідливі умови чи важкий характер праці. Також передбачена можливість для роботодавця не надавати працівникові невикористану частину відпустки, або використовувати накопичені відпустки не пізніше ніж 12 місяців від закінчення року, за який нараховані такі відпустки.
• Роботодавець також може обмежити тривалість щорічної основної відпустки до 24 календарних днів за поточний робочий рік.
• Якщо тривалість основної відпустки працівника перевищує 24 дні, за відсутності у роботодавця можливості надати відпустку у повному обсязі, невикористані дні можуть бути перенесені на період після скасування воєнного стану або надані без збереження зарплати. Особливості застосування цієї норми перегляньте у нашій статті за посиланням.

Важливо, що ці обмеження стосуються всіх категорій працівників, включаючи неповнолітніх та осіб з інвалідністю, оскільки для них Законом № 2136 не передбачено пільг щодо цього.

Додатково, працівникам, що працюють на об’єктах критичної інфраструктури, залучені до робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання, роботодавець може відмовити у наданні будь-якого виду відпусток. Виняток становлять відпустки по вагітності та пологам, а також відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Які види відпусток можна накопичувати?

Законодавство дозволяє накопичувати лише певні види відпусток. Згідно з частиною першою статті 24 Закону про відпустки, компенсація або використання накопичених днів можливі лише для:

• Щорічної основної відпустки.
• Щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці.
• Щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці.
• Інших щорічних додаткових відпусток, передбачених законодавством.
• Додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей.

Зверніть увагу, що відпустки, які не є щорічними, а належать до гарантованих державою пільг, не накопичуються, не переносяться, не діляться на частини, а також не можуть бути компенсовані при звільненні.

Важливо, що законодавством не встановлено терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічну відпустку. Навіть якщо відпустка накопичувалася протягом кількох років, вона не «згорає». У разі звільнення, працівник має отримати компенсацію за всі невикористані дні відпусток.

Порядок та особливості компенсації за невикористані відпустки перегляньте за посиланням.

Порядок оформлення та розрахунку накопичених відпусток

Надання накопичених відпусток відбувається за тим же порядком, що і поточних, зазвичай згідно з графіком відпусток. Однак за згодою між роботодавцем і працівником, відпустка може бути надана і поза графіком.

Про особливості затвердження та оформлення графіка відпусток на підприємстві читайте у цій статті.

При оформленні документів:

• У заяві працівник просто вказує дату початку та бажану тривалість відпустки. Йому не обов’язково детально розписувати, за які робочі роки він хоче взяти дні.
• Проте, у наказі про надання відпустки обов’язково потрібно вказати дати початку та закінчення відпустки, зазначити загальну тривалість відпустки та кількість днів і періоди відпустки, що надаються за кожен конкретний робочий рік. 

Для зручності обліку при наданні накопичених щорічних відпусток рекомендується зберігати хронологію та надавати відпустки від найдавнішої.

Розрахунок відпускних за минулі відпустки

Згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ № 100, середня зарплата для оплати відпустки розраховується на основі виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Такий самий період використовується при обчисленні компенсації за невикористані накопичені щорічні відпустки. Відповідне положення містить абзац перший пункту 2 Порядку № 100.

Цей принцип діє незалежно від того, за який саме робочий рік надається відпустка. Отже, навіть за відпустку, накопичену п’ять років тому, розрахунок проводитиметься на основі актуальної заробітної плати за останні 12 календарних  місяців.

Що входить у розрахункові виплати та коли необхідно їх нарахувати, читайте у цій статті.

Перенесення, поділ, компенсація та інші важливі нюанси відпусток — у цій статті.

Важливі новини за останній час

Читайте також інші новини, які можуть вас зацікавити:

• Хто повинен перереєструвати ПП в ТОВ
• Закон №4196 та скасування Господарського кодексу
• Повні штрафи за порушення РРО з 1 серпня 2025
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у серпні 2025
• Як платить ЄСВ ФОП працівник
• Як оформити копії первинки при перевірці: нагадування
• ДПС та Держпраці зможуть приходити на перевірки ТЦК

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.