Як правильно зберігати ПН та РК до моменту податкових перевірок?

У ДПС нагадали про терміни зберігання податкових накладних та розрахунків коригування, а також вимоги до зберігання ПН та РК в електронній формі.

Зберігання податкових накладних в електронному вигляді

На дату появи податкових зобов’язань платник податку складає податкову накладну в електронному вигляді з використанням КЕП або удосконаленого електронного підпису згідно із Законом України від 05 жовтня 2017 року № 2155 «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Зазначену податкову накладну платник ПДВ повинен зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних у термін, передбачений Податковим Кодексом. Таке положення передбачене пунктом 201.1 Податкового кодексу України 

Відповідно до  пункту 44.3 Податкового Кодексу, платники податків повинні зберігати документів та дані, передбачені пунктом 44.1 ПКУ, а також документи, що стосуються виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, упродовж встановлених законодавством термінів, проте не менш як:

• 1095 днів становить строк зберігання для документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 Податкового Кодексу;
• 1095 днів необхідно зберігати документи, що пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи;
• 1825 днів становить строк зберігання для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 Податкового Кодексу, а також юрособами на спрощеній системі оподаткування. Виняток становлять документи, для яких передбачено довший строк зберігання відповідно до вимог підпункту 44.3.1 Податкового Кодексу;
• 2555 днів необхідно зберігати документи та відомості, що потрібні для податкового контролю згідно положень ст.ст. 39 та 39 прим. 2 Податкового Кодексу;

Відлік строку зберігання зазначених документів та даних починається з дати подання податкової звітності чи іншої звітності, для складення якої використовуються такі документи чи відомості. У разі неподання відповідної звітності строк зберігання первинки розраховується виходячи з визначеного Податковим Кодексом граничного строку подання зазначеної звітності. Для документів, що стосуються виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого здійснюють  контролюючі органи, відлік строку зберігання починається з дати здійснення відповідної господарської операції (для дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

• У випадку ліквідації платника податків документи, зазначені у пункті 44.1 статті 44 Податкового Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів до дати ліквідації платника податків, слід передати до архіву. Для документів і даних, що потрібні для податкового контролю згідно зі ст.ст. 39 та 39 прим. 2 Податкового Кодексу, цей строк становитиме 2555 днів.

Важливо: визначені пунктом 44.3 ПКУ терміни для зберігання документів і відомостей продовжуються на час зупинки відліку строку давності у випадках, визначених пунктом 102.3 ПКУ. 

Докладно про строки зберігання первинки читайте тут:

• Нові терміни зберігання первинних документів — кого стосується
• Первинку знищено під час воєнних дій — що робити

Терміни зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не менші за терміни, передбачені для зберігання паперової первинки.

Як зберігати ПН та РК в електронній формі

Платники податків повинні забезпечити зберігання податкових накладних і розрахунків коригування, складених в електронному вигляді, на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити цілісність відповідних документів. Зазначену вимогу встановлює стаття 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Оригіналом електронних ПН та РК слід вважати електронний примірник податкової накладної чи розрахунку коригування з усіма обов’язковими реквізитами, включно з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно з вимогами Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Таким чином, зберігати податкові накладні та РК до них необхідно в електронному вигляді на електронних носіях інформації, з можливістю перевірки цілісності даних.

Порядок надання ПН та РК на податкову перевірку

Контролюючі органи для виконання своїх законодавчо передбачених повноважень мають право отримувати від платників податків усіх форм власності довідки та копії документів, засвідчені підписом платника або посадовою особою та скріплені печаткою за наявності, про:

• фінансово-господарську діяльність;
• доходи і видатки платників податків;
• інші дані, що стосуються обчислення і сплати податків, зборів, платежів;
• дотримання положень законодавства, контроль за яким здійснюють на контролюючі органи;
• фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.

Платники ПДВ при проведенні перевірки повинні надати посадовим / службовим особам контролюючого органу доступ електронних носіїв інформації, на яких зберігаються електронні первинні документи. У передбачених законодавством випадках платники ПДВ повинні також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до них, засвідчені відповідно до законодавства.

Запит на отримання копій документів перевіряльник подає не менш ніж за 5 робочих днів до закінчення перевірки, відповідно до пункту 85.4 ПКУ. 

Отримання копій документів посадовець органу контролю оформлює описом і під підпис надає копію такого  опису платнику податків чи його представнику. 

Важливо: перевіряльникам заборонено вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів. Винятки з цього положення лише для кримінального процесуального законодавства. 

• Більше про порядок перевірки первинних документів читайте тут.
• Читайте також: зміни у зберіганні первинки з 10 лютого 2024

Актуальні новини за останній час

Вас можуть зацікавити такі матеріали:

• Розрахунок при звільненні працівника
• Мінімалка 8000 грн з 1 квітня — на що впливає 
• Вносимо зміни до пенсійної справи онлайн – інструкція від ПФУ
• Пільги для сумлінного бізнесу — проект Гетманцева про скасування податкових перевірок для доброчесних підприємців
• Коли використовуємо для звітування оновлений Об’єднаний звіт 2024
• Закон про електронні аграрні ноти — деталі
• План податкових перевірок 2024 — перевірте своє підприємство