Як слід оформляти первинні документи, щоб не втратити податковий кредит

Дізнайтеся, як правильно оформлювати первинні документи та які документи додатково знадобляться для підтвердження безтоварних операцій, зокрема маркетингових послуг.

Податковий кредит та первинні документи: як підтвердити реальність операцій для ДПС

Належне оформлення та зберігання первинних документів є критично важливим для платників ПДВ, оскільки лише це гарантує право на податковий кредит. Податкові органи та суди приділяють особливу увагу реальності господарських операцій, особливо якщо йдеться про “безтоварні” послуги, як-от маркетинг та реклама.

Обов’язкові реквізити первинних документів

Первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів, зобов’язань, власному капіталі підприємства).

Відповідно до Закону України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• Найменування підприємства/установи, від імені яких складено документ.
• Назва документа (форми).
• Дата складання.
• Зміст та обсяг господарської операції.
• Одиниця виміру господарської операції (грошовий та, за можливості, натуральний вимірники).
• Посади і прізвища осіб, відповідальних за проведення операції та її оформлення.
• Особистий підпис або інші дані, що дозволяють провести ідентифікацію особи.

Додаткові реквізити — залежно від характеру операції, можуть включатися додаткові реквізити, такі як номер документа, печатка, підстава для здійснення операції тощо. Це передбачено пунктом 2 статті Закону про бухгалтерський облік.

Реальна господарська операція: вимоги та ризики

Для формування податкового кредиту необхідно, щоб первинний документ не лише містив усі обов’язкові реквізити, але й відображав реальність господарської операції.

Відсутність належного підтвердження реальності операцій (особливо безтоварних) може призвести до визнання податківцями завищенням витрат та зняття податкового кредиту.

Підтвердження рекламних та інформаційних послуг: Позиція ВС

Верховний Суд у постанові від 19.06.2018 (справа № 826/14171/13-а) підкреслив, що для підтвердження реальності послуг (які є безтоварними операціями та витратами на збут) необхідно:

1. Довести доцільність та об’єктивну необхідність одержання послуг.
2. Довести неможливість виконання відповідних задач самостійно.
3. Відобразити в документах кількісні та якісні характеристики отриманих послуг.

Документи, що підтверджують: акти приймання-передачі послуг (з усіма обов’язковими реквізитами), звіти про надані послуги (з викладенням результатів, якісних та кількісних показників), а також документи, що підтверджують збільшення обсягу продажу чи доходу як наслідок послуг.

Приведемо цитату з постанови ВС від 19.06.2018 по справі № 826/14171/13-а:

«позивачем не доведено доцільності придбання рекламно-інформаційних послуг, неможливість здійснення придбаних послуг самостійно, надані позивачем документи не містять кількісних, якісних характеристик отриманих послуг, обсягу наданих послуг, а отже господарські операції з контрагентом, за наслідками яких було сформовано витрати та податковий кредит, не спричинили настання реальних правових наслідків.»

Як зазначив суд, рекламні послуги належать до безтоварних операцій і за своєю суттю вважаються витратами на збут. На підтвердження фактичного отримання рекламних послуг можна використати наступні документи:

• акти приймання-передачі послуг або інші документи, що підтверджують фактичне надання (отримання) послуг, які повинні мати всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені ч.  2 ст.  9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• звіти про надані (отримані) рекламні послуги. Тут слід деталізувати результати наданих послуг, якісні та кількісні характеристики;
• бухгалтерські та статистичні документи, що підтверджують збільшення обсягу продажу, розміру доходу тощо.

При цьому з метою врахування витрат на рекламні послуги при обчисленні об’єкта оподаткування податком на прибуток та формування податкового кредиту слід довести прямий зв’язок між понесеними витратами з господарською діяльністю підприємства, з наданням підтвердження у вигляді первинних та інших документів, що засвідчують реальність господарської операції.

Таким чином, на підтвердження фактичного здійснення операцій з надання (отримання) рекламних послуг, враховуючи специфіку таких послуг та договорів, що їх регламентують, підприємство повинно мати відповідні належно оформлені первинні документи, зокрема і ті, які посвідчують мету, об’єктивну необхідність, економічну доцільність отримання відповідних послуг, а також можливість проведення таких операцій контрагентом з урахуванням необхідного часу, місця, матеріальних ресурсів необхідних для надання таких послуг.

Деталі у справі тут.

Як підтвердити реальність маркетингових послуг

Маркетингові послуги (вивчення ринку, стимулювання збуту, політика цін – п.п. 14.1.108 ПКУ) потребують всебічної та достатньої доказової бази.

Для того, щоб витрати на маркетингові послуги (маркетинг) були правомірно включені до складу витрат при обчисленні об’єкта оподаткування та до податкового кредиту, платник податків повинен надати всебічну та достатню доказову базу. Ключові вимоги: належне оформлення первинними документами, документальне підтвердження результатів, економічна доцільність та безпосередній зв’язок цих витрат з господарською діяльністю.

Згідно з п.п. 14.1.108 ст. 14 Податкового кодексу України (ПКУ), маркетингові послуги (маркетинг) — це послуги, що забезпечують функціонування діяльності платника податків у сфері:

• Вивчення ринку та споживчого попиту.
• Стимулювання збуту продукції (робіт, послуг).
• Політики цін.
• Організації та управлінні рухом продукції до споживача.
• Післяпродажне обслуговування.

До маркетингових послуг належать: розміщення продукції в місцях продажу, дослідження та аналіз споживчого попиту, внесення продукції до інформаційних баз продажу, збір та розповсюдження інформації. Для ефективного здійснення маркетингової діяльності підприємство має проводити комплексні дослідження (аналіз, сегментація, позиціонування товару, розробка маркетинг-міксу тощо).

Головною умовою для врахування витрат на маркетингові послуги та включення таких сум до податкового кредиту, є їх документальне підтвердження та прямий зв’язок цих витрат з господарською діяльністю платника податку.

Для підтвердження фактичного отримання маркетингових послуг та їх економічної доцільності рекомендується мати та належним чином оформити наступний комплект документів:

• Договори на маркетингові послуги та додатки. Предмет договору має містити чіткий опис послуг, умови надання (термін, обсяг, спосіб виконання), напрями та об’єкти досліджень (наприклад, дослідження попиту, пошук покупців), вартість і порядок оплати, а також права та обов’язки сторін;
• Підтвердження факту надання маркетингових послуг: акти виконаних робіт/послуг, що містять чітко визначені переліки наданих послуг. Також необхідно зазначити місце і дату надання таких послуг, прописати, у чому виражається результат послуг, яким чином отримання таких послуг стосується господарської діяльності платника. Акт виконаних робіт/послуг слід підписати обома сторонами. Обов’язково відобразити всі необхідні реквізити первинних документів та вартість наданих послуг;
• Докази результативності та доцільності. Сюди належать звіти про виконані роботи. Звіт повинен містити:
  • Аналіз конкуренції (оптовий та роздрібний ринки).
  • Основні тенденції розвитку ринку, динаміку зміни цін та асортименту.
  • Кількісні показники (місткість ринку, потенційних споживачів).
  • Прогнозний план продажу, оцінку ризиків, фінансовий план та прогнозний рівень рентабельності.
  • Висновки та рекомендації за результатами проведеного дослідження.
• Інші та додаткові підтвердження: медіаплани, звіти про рекламні кампанії, фото- та відеозвіти про заходи, листування з контрагентами, відгуки клієнтів, аналіз ефективності маркетингових заходів, а також документи, що обґрунтовують економічну доцільність використання маркетингових матеріалів у бізнес-процесах.

Відповідне роз’яснення опублікували податківці за посиланням. Окрім того, ДПС рекомендує отримати індивідуальну податкову консультацію щодо операцій з маркетингових послуг. Це допоможе уникнути потенційних спорів і забезпечити відповідність обліку податковим вимогам.

ТТН як підтвердження реальності господарської операції

Податківці неодноразово наголошували, що відсутність товарно-транспортної накладної при при здійсненні перевезення вантажів автотранспортом може бути ознакою фіктивності господарської операції.

Стаття 909 Цивільного кодексу України передбачає, що при укладенні договору перевезення вантажу слід скласти ТТН, коносамент або інші передбачені транспортними статутами документи. При цьому ТТН виступає як підтвердженням факту укладеного договору, так і документальним оформленням внутрішніх перевезень вантажу. 

Позиція податківців стала: за відсутності товарно-транспортної документації (включно з ТТН), що підтверджує послуги з перевезення вантажу, платник податків при визначенні фінрезультату до оподаткування не може врахувати вартість таких послуг при формуванні собівартості. Відповідно,також підприємець не матиме права на податковий кредит.

Крім того, як зазначив ВС у постанові  від 18.09.2025 у справі №320/30160/23, хоча ТТН сама по собі не підтверджує факт придбання товару/виконання робіт, але може виступати додатковим підтвердженням реальності операцій. 

Товарно-транспортні накладні в електронному вигляді зручно реалізовані у програмах:

• Е-ТТН для M.E.Doc;
•  наше допрацювання Systems.TTN для BAS;

Інші корисні статті для бухгалтера

Зверніть увагу на інші матеріали за останній час:

• Індексація ЗП в грудні — кому проводити 
• Індекс інфляції жовтень 2025
• Нова декларація з плати за землю 2026 — деталі 
• Лікарняні по-новому: Законопроєкт 13062
• Закон № 4630 підписано: нове у бронюванні працівників
• Зміни оформлення відстрочок від мобілізації з 1 листопада: до чого готуватися
• Зовнішнє звіряння з ТЦК: деталі у цій статті
• План перевірок ДРС 2026: до 14 листопада можна відмовитись від комплексної перевірки

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.