Зовнішнє звіряння з військового обліку — процедура та особливості

Обов’язкове щорічне зовнішнє звіряння військового обліку на підприємстві з ТЦК та СП: внутрішнє та зовнішнє звіряння, графік звірки, процедура, документальне відображення.

Військовий облік на підприємстві: проведення звіряння з ТЦК та СП

Державні органи, органи місцевого самоврядування та суб’єкти господарювання (підприємства, установи, організації) зобов’язані щорічно здійснювати звіряння даних персонального військового обліку своїх працівників із відповідними військовими органами. Цей обов’язок передбачений пунктом 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів № 1487.

Розглянемо детально, як має відбуватися зовнішнє та внутрішнє звіряння, а також особливості роботи з військовозобов’язаними, які зареєстровані в інших регіонах.

Де знайти графік звіряння з ТЦК

Графік проведення звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з ТЦК затверджує відповідна адміністрація чи міська рада. Такі графіки підлягають опублікуванню на офіційному сайті відповідної державної адміністрації (міської, районної, сільської ради, територіальної громади, тощо). Зважаючи на можливість оновлень та змін у таких графіках, варто уточнювати інформацію безпосередньо на офіційних сайтах або у відповідній адміністрації. 

У разі, коли підприємство не внесено до такого графіку, дату проведення звіряння даних військового обліку слід узгодити з відповідними ТЦК СП самостійно. 

Види звіряння Списків військового обліку

Згідно з Порядком №1487 можна виокремити три типи звіряння списків персонального військового обліку. 

Внутрішнє звіряння списків військового обліку на підприємстві

Це першочергова перевірка, яку проводить сама організація за графіком, затвердженим її керівником. 

Згідно з пунктом 45 Порядку №1487, внутрішнє звіряння списків військового обліку призначене для приведення у відповідність облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами працівників. При цьому перевіряються наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Після проведення внутрішньої звірки підприємство має 5 днів для внесення до списків персонального військового обліку змін в облікових даних, виявлених шляхом звіряння. Окрім того, у разі виявлення змін, підприємствам слід надіслати повідомлення про зміну облікових даних до відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (або органів СБУ чи відповідних підрозділів розвідувальних органів). Повідомлення про зміну облікових даних подається у термін до 5 числа наступного місяця після проведення внутрішньої звірки. Форма Повідомлення викладена у Додатку 4 до Порядку № 1487.

Основні моменти, на які варто звернути особливу увагу щодо проведення внутрішнього звіряння облікових даних зі списками  персонального військового обліку:

• Графік проведення внутрішнього звіряння даних встановлює керівник. Форма для такого графіка не затверджена Порядком № 1487, тож його можна скласти у довільному вигляді;
• Водночас, за наявності великої кількості працівників та розгалуженої структури підприємства, варто розглянути формування такого графіка за підрозділами компанії, а не прізвищами військовозобов’язаних працівників;
• Військовозобов’язаних працівників (а також призовників, резервістів) слід ознайомити з графіком проведення внутрішньої звірки під підпис. 

Внутрішнє звіряння доцільно провести перед зовнішнім, щоб зменшити ризик появи розбіжностей або неточності в даних списків персонального військового обліку.

Зовнішнє звіряння з ТЦК за місцем знаходження підприємства

Це обов’язкове щорічне звіряння даних списків персонального військового обліку, яке проводиться з територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) за місцем реєстрації підприємства.

Згідно з пунктом 46 Порядку №1487, звіряння даних списків персонального військового обліку з відповідними (Р)ТЦК СП проводиться згідно з графіком проведення звірки, визначеним головою відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови.

Кроки проведення звірки облікових даних військового обліку з ТЦК: 

• Перший крок — дізнатися дату проведення звірки з ТЦК. Для цього слід ознайомитися з офіційним графіком звіряння, затвердженим головою відповідної адміністрації, на сайті такої адміністрації. За відсутності такого графіка, слід сконтактуватись з вашим ТЦК СП за місцем реєстрації підприємства для уточнення дати проведення звірки даних з ТЦК;
• Звірка з ТЦК: підготовка до проведення. Пам’ятаємо, що зовнішнє звіряння проводиться після внутрішнього, коли усі дані уточнені та про зміни в разі їхньої наявності проінформовано ТЦК за формою, викладеною в Додатку 4. 

Слід підготувати Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів працівників. Пам’ятаємо, що Списки персонального військового обліку подаються за формою, передбаченою Додатком 5 до Порядку 1487. Зверніть увагу, що такі списки станом на 1 січня поточного року повинні бути підписані керівником та зареєстровані на підприємстві, відповідно до пункту 40 Порядку 1487. Важливо, що форма списків була оновлена Постановою Кабміну від 30.07.2025 № 916. Слід проконтролювати подачу списків за старою формою, адже списки слід затвердити станом на 1 січня. Нову форму будемо використовувати для Списків на 2026 рік. Водночас, після затвердження нових списків, поточні списки також варто зберігати. Перелік № 578/5 у підрозділі 6.6 «Мобілізаційна робота» Розділу 6 «Робота з кадрами»  визначає для таких списків трирічний термін зберігання;

• Безпосередньо звірка даних з ТЦК: відповідальна за ведення військового обліку особа у передбачені графіком звіряння терміни прибуває до відповідних ТЦК СП (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів) за місцем розташування підприємства для проведення звіряння даних списків персонального військового обліку та копій військово-облікових документів з обліковими документами таких ТЦК СП;
• У разі виявлення розбіжностей під час звірки, з’ясувати причину та усунути неточності;
• Останній, але важливий крок — належна фіксація результату. Після звіряння один примірник витягу зі списків повертається на підприємство з відміткою «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи та гербовою печаткою ТЦК.

Результати звіряння з ТЦК слід зафіксувати у журналі обліку результатів перевірок. Форма журналу викладена у Додатку 9 до Порядку 1487. Строк зберігання такого журналу становить 7 років, згідно з Переліком № 578/5.

Зовнішнє звіряння з ТЦК в інших населених пунктах

Як провести звіряння з ТЦК в інших населених пунктах? Іноді працівник підприємства перебуває на військовому обліку в іншому регіоні. У такому випадку звіряння проводиться за місцем військового обліку працівників.

Цей вид звіряння стосується тих працівників, які перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, розташованих в інших адміністративно-територіальних одиницях. У такому випадку звіряння здійснюється без особистого візиту.

У такому випадку слід:

• провести внутрішнє звіряння та подати повідомлення про зміни облікових даних у разі наявності;
• підготувати два примірники витягів із списків персонального військового обліку та копії військово-облікових документів працівників;
• відправити ці документи поштою до відповідного районного (міського) ТЦК та СП, органів СБУ або розвідувальних органів, де працівник перебуває на обліку;
• отримати один примірник витягу назад із відповідною відміткою «звірено», підписом посадової особи та печаткою.

Облік та контроль результатів перевірок

Журнал обліку результатів перевірок (форма якого передбачена у Додатку 9 до Порядку № 1487) є обов’язковим документом. До нього вносяться результати всіх зовнішніх звірянь. Термін зберігання Журналу становить 7 років.

Зверніть увагу: журнал є об’єктом перевірки під час інспекцій контролюючих органів. Його належне ведення є доказом дотримання вимог законодавства про військовий облік.

Усі строки зберігання документів стосовно військового обліку та бронювання у цій статті.

Перевірки військового обліку від ТЦК

Окрім щорічного звіряння даних, Порядок організації та ведення військового обліку № 1487 передбачає також проведення повноцінних перевірок стану військового обліку на підприємствах, в установах та організаціях. Роботодавці повинні бути готові до цих інспекцій.

Контролюючі органи можуть застосовувати різні формати перевірок: 

• Планові перевірки ТЦК — проводяться з обов’язковим попередженням суб’єкта господарювання за десять днів до їх початку;
• Позапланові перевірки ТЦК — стосуються підприємств, які мають заброньованих працівників або мобілізаційні розпорядження;

Окрім того, можливий безвиїзний варіант проведення перевірки стану організації та ведення військового обліку. При цьому роботодавець надає всю необхідну інформацію та документи у відповідь на офіційний запит ТЦК та СП. Перелік відомостей, які запитуються, міститься у пункті 17 Додатка 31 до Порядку № 1487.

Періодичність інспекцій безпосередньо залежить від статусу військовозобов’язаних на підприємстві. Якщо на підприємстві є заброньовані працівники та/або мобілізаційні розпорядження, перевірки стану організації та ведення військового обліку проводяться щороку. Якщо заброньованих працівників та мобілізаційних розпоряджень немає, перевірки стану військового обліку здійснюються 1 раз на 4 роки.

Організація та графіки проведення інспекцій

Проведення перевірок стану ведення військового обліку ініціюється відповідними розпорядженнями, які затверджуються головами районних, міських чи державних адміністрацій (п. 79 Порядку № 1487). Відповідно до цих розпоряджень, ТЦК та СП здійснюють безпосередні перевірки.

Розпорядження щодо планів перевірки ТЦК та СП зазвичай публікуються на офіційних сайтах державних адміністрацій, міських/районних/сільських рад та міських територіальних громад. Рекомендується самостійно уточнювати та відстежувати цю інформацію на відповідних офіційних порталах, оскільки графіки можуть оновлюватися.

Чого очікувати від перевірки військового обліку

Перевірка військового обліку проводиться для відповідності організації та ведення військового обліку чинному законодавству. Детальний перелік питань, що підлягають перевірці, міститься у Додатку 31 до Порядку № 1487.

Обсяг та специфіка питань залежать від типу організації, що перевіряється. Для кожного випадку Порядок 1487 визначає окремі питання та обсяги інформації, що підлягають перевірці з військового обліку. 

Які вимоги щодо військового обліку підлягають перевірці для більшості роботодавців? Такі вимоги викладені у пункті 4 Додатка 31 до Порядку 1487. Сюди належать організаційні питання, питання що стосуються стану ведення військового обліку, наявність документації тощо.

Кадрові питання:

• Перевіряється наявність структурного підрозділу або конкретних посадових осіб, на яких покладено функцію ведення військового обліку. Контролюються:
  • Положення про структурний підрозділ.
  • Посадові інструкції відповідальних осіб.
  • Наказ керівника про призначення відповідальних за військовий облік.
  • Штатний розпис.
• Стан методологічного та методичного забезпечення всіх заходів, пов’язаних із військовим обліком;
• Організація та результати усунення всіх недоліків, виявлених під час попередніх перевірок стану військового обліку;

Персональний військовий облік на підприємстві: 

• Стан забезпечення оповіщення та прибуття призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відповідних ТЦК та СП, СБУ або підрозділів розвідувальних органів;
• Порядок взяття на персональний військовий облік осіб, прийнятих на роботу (навчання), та в інших випадках, передбачених Порядком. Перевіряється стан дотримання встановлених строків повідомлення ТЦК/СБУ/розвідки про прийняття працівника на роботу;
• Порядок виключення з персонального військового обліку осіб, звільнених з роботи, відрахованих із закладів освіти. Перевіряється стан дотримання встановлених строків повідомлення ТЦК/СБУ/розвідки про звільнення;
• Стан доведення Правил військового обліку до призовників, військовозобов’язаних та резервістів під особистий підпис під час прийняття на роботу (навчання);
• Організація контролю за виконанням призовниками, військовозобов’язаними та резервістами Правил військового обліку, а також проведення відповідної роз’яснювальної роботи;

Питання щодо документації:

• Організація, стан обліку і порядок ведення та зберігання всіх внутрішніх документів із питань військового обліку;
• Наявність та стан ведення списків персонального військового обліку та відомостей оперативного обліку. Контролюється повнота, актуальність і достовірність облікових даних, внесених до списків;
  Стан дотримання встановлених строків внесення змін до списків персонального військового обліку (щодо ПІБ, реквізитів паспорта, місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи/посади) та повідомлення про ці зміни до відповідних ТЦК/СБУ/розвідки.

Питання щодо бронювання та звірки:

• Організація та стан виконання графіка звіряння облікових даних списків персонального військового обліку із записами у військово-облікових документах працівників;
• Організація, стан та результати звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з обліковими даними ТЦК/СБУ/розвідки (наявність та стан виконання відповідного графіка). Також перевіряється взаємодія щодо строків та способів звіряння та оповіщення;

Організація та стан бронювання військовозобов’язаних:

• Обґрунтованість бронювання та обсягів такого бронювання.
• Наявність переліків посад і професій, що підлягають бронюванню.
• Оформлення документів з питань бронювання.
• Порядок зберігання та видачі (анулювання) посвідчень про відстрочку.
• Наявність звітної документації з питань бронювання
• Наявність Додатка 5 до Податкового розрахунку (“Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби”).

Повна інформація щодо всіх категорій суб’єктів, що підлягають контролю, та питань, які підлягають перевірці, детально викладена у Додатку 31 Порядку № 1487. . Ознайомитись із ним можна за посиланням.

Зверніть увагу: питання, щодо яких проводяться перевірки для більшості роботодавців, викладені у пункті 4 Додатку 31.

Інші корисні новини для бухгалтера

Читайте також:

• Заповнюємо призначення платежу правильно: нагадує податкова
• Прийнято за основу проєкт Держбюджета: показники
• План перевірок ДРС 2026
• Податкові накладні в РЕЗ: 5 відповідей від податківців
• Власні кошти ФОП на рахунку: чи доведеться включати до доходу єдинника
• Як оформити виклик працівника до ТЦК в різних випадках
• Індексація листопад 2025: кому проводити

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.