Зберігання первинки протягом 5 років — кого стосується?

Які первинні документи ФОП та юридичні особи зобов’язані зберігати протягом мінімум 5 років. Роз’яснення податківців щодо строків зберігання бухгалтерських та податкових документів.

Зберігання первинки 5 років: для кого обов’язково

Державна податкова служба України надає роз’яснення щодо застосування 5-річного (1825 днів) мінімального строку зберігання первинних документів, передбаченого пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України у 2025 році. Це правило стосується певного кола платників податків та конкретних видів документації, необхідної для обліку доходів, витрат та визначення об’єктів оподаткування.

Згідно з абзацом першим пункту 44.1 статті 44 ПКУ, всі платники податків зобов’язані забезпечувати облік господарських операцій на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних зі сплатою податків і зборів. Закон № 2970-IX від 20.03.2023 вніс зміни до ПКУ, встановивши нові вимоги до мінімальних строків зберігання.

Кого стосується обов’язок зберігати документи 5 років

Мінімальний 1825-денний (5 років) строк зберігання первинних документів, згідно з підпунктом 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 ПКУ, є обов’язковим для:

• Осіб, визначених у пункті 133.1 статті 133 ПКУ: платники податку на прибуток підприємств — резиденти.
• Осіб, визначених у підпункті 133.2.2 пункту 133.2 статті 133 ПКУ: нерезиденти, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження з України, та інші нерезиденти, на яких покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому цим розділом.
• Осіб, визначених у пункті 133.4 статті 133 ПКУ: неприбуткові підприємства, установи та організації у порядку та на умовах, встановлених пунктом 133.4 Податкового Кодексу.
• Юридичних осіб, які обрали спрощену систему оподаткування (єдинників).

Цей строк застосовується до первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Виняток становлять документи, для яких встановлено довший строк зберігання (2555 днів для податкового контролю). Таке положення передбачене пунктом  44.3.2 Податкового Кодексу.

Інші терміни зберігання первинних документів для ФОП та юридичних осіб

Важливо пам’ятати про інші встановлені строки зберігання первинних документів:

• 2555 днів (7 років): для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю (ст.ст. 39, 39², п. 141.4 ст. 141 ПКУ).
• 1095 днів (3 роки): для інших документів, на які не поширюються 5-річний та 7-річний строки, а також для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого (неподаткового) законодавства, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання починають обчислюватися з дня подання відповідної звітності, а у разі її неподання – з граничного строку її подання. Для документів, пов’язаних з іншим законодавством, строк починається з дня здійснення господарської операції або закінчення дії дозвільного документа.

Ці терміни визначені підпунктами 44.3.3 та 44.3.4 Податкового Кодексу.

Дії у разі ліквідації підприємства та зупинення строку давності

У разі ліквідації юридичної особи або ФОП, документи, що підпадають під 5-річний (1825 днів) (а для податкового контролю – 7-річний, тобто 2555 днів) термін зберігання, повинні бути передані до архіву у встановленому порядку.

Коли починається відлік зберігання первинних документів

Передбачені ПКУ строки зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, визначених статтею 102 ПКУ.

• Відлік строків починається з дати подання податкової чи іншої визначеної Податковим Кодексом, звітності.
• У випадку неподання відповідної звітності — відлік починається з граничного терміну, передбаченого для подання відповідної звітності.
• Якщо документи стосуються дотримання вимог іншого законодавства, контроль за яким ведуть господарські органи, то відлік строку зберігання документів слід розпочинати з дати здійснення відповідної господарської операції.
• Для дозвільних документів відлік строку зберігання починається з дати завершення терміну їх дії.

Відповідні положення передбачені підпунктом 44.3.4 статті 44 Податкового Кодексу.

Застосування нових правил зберігання документів за Законом № 2970

Нові вимоги щодо мінімального 1825-денного строку зберігання документів, внесені Законом № 2970 від 20.03.2023, застосовуються до документів, розроблених як до, так і після набрання чинності цим Законом, якщо строк їх зберігання не закінчився на момент набрання чинності Законом.

Зокрема, пункт 4 розділу ІІ Закону № 2970 передбачає, що нові вимоги щодо 1825 денного мінімального терміну зберігання документів, які викладені у пункті 44.3 статті 44 Податкового Кодексу, стосується до наступних документів:

• документів, які розроблено до дня набуття чинності Законом № 2970, строк зберігання яких не закінчився на зазначену дату;
• документів, які розроблено, після дати набрання чинності Законом № 2970;
• документів, які розроблено особою, щодо якої на день набрання чинності Законом № 2970 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
• документів, які розроблено особою, щодо якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності Законом № 2970.

У попередній статті ми розглядали, скільки часу зберігають первинку ФОП та яка відповідальність за її відсутність.

Корисні новини для бухгалтера

Читайте також інші актуальні статті:

• Законопроєкт про оподаткування продажів з Олх та Пром — деталі тут
• Нова форма повідомлення про прийняття працівника на роботу вже в Медок — деталі
• Єдиний реєстр кваліфікацій — деталі проєкта
• Сплата податків і подання звітності у травні 2025
• Норматив щодо працевлаштування ветеранів: законопроект
• Зміни до бронювання військовозобов’язаних 2025
• Розрахунок подарунковим сертифікатом для ФОП єдинника — чи можливо

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.