Оплата лікарняних залежно від стажу: що це так як правильно розрахувати

Правильний розрахунок та своєчасна виплата лікарняних – це не просто виконання законодавчих вимог, а й запорука фінансового благополуччя та бездоганної репутації компанії. Помилки у нарахуванні лікарняних можуть призвести до значних фінансових втрат, штрафів та судових розглядів.

Коректне нарахування та виплата лікарняних – це не лише обов’язок роботодавця перед працівниками, а й важливий аспект бухгалтерського обліку, що впливає на фінансову стабільність підприємства та його репутацію. Неправильний розрахунок лікарняних може призвести до фінансових втрат, штрафних санкцій та судових позовів.

У цій статті ми детально розглянемо механізм розрахунку лікарняних виплат з урахуванням страхового стажу, а також особливості, які необхідно враховувати бухгалтеру для забезпечення безпомилкового нарахування та своєчасної виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності. Розуміння цих нюансів дозволить уникнути помилок, оптимізувати витрати та мінімізувати ризики, пов’язані з лікарняними виплатами.

Коректний страховий стаж для лікарняного як визначальний фактор

Згідно зі ст. 24 Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 № 1105-XIV, розмір лікарняних (допомоги по тимчасовій непрацездатності) залежить від тривалості страхового стажу працівника. Під страховим стажем розуміється період, протягом якого за працівника сплачувалися страхові внески до Пенсійного фонду України.

Чи залежить розмір лікарняних від стажу? Так, сума лікарняних виплат залежить від тривалості страхового стажу працівника і визначається у відсотках від його середньої заробітної плати.

1. До трьох років — 50%.
2. Від трьох до п’яти років — 60%.
3. Від п’яти до восьми років — 70%.
4. Понад вісім років — 100%.

Проте, є категорії громадян, які мають право на отримання 100% середньої зарплати під час лікарняного незалежно від стажу:

• ветерани війни;
• члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни;
• члени сімей загиблих (померлих) захисників та захисниць України;
• постраждалі учасники Революції Гідності;
• постраждалі внаслідок Чорнобильської аварії;
• донори, які мають право на пільгу згідно із законом України “Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові”.

До страхового стажу також зараховуються періоди, коли сплачувалися страхові внески під час:

• відпустки для догляду за дитиною до 3 років;
• отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, по безробіттю, внаслідок нещасного випадку на виробництві;
• отримання пенсії по інвалідності.

Однак, період відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років не враховується у страховому стажі.

Розрахунок страхового стажу здійснюється роботодавцем на основі даних персоніфікованого обліку в Державному реєстрі застрахованих осіб. Якщо працівник працює на підприємстві менше півроку, для розрахунку лікарняних необхідно надати довідку №ОК-5 з Пенсійного фонду України.

Як розрахувати страховий стаж для лікарняних?

Визначення страхового стажу залежить від періоду, за який його розраховують. Зміни в законодавстві та джерела даних впливають на те, які періоди роботи та виплат враховуються. Ось як визначається страховий стаж у різні періоди:

• До 28.02.2001 р. – страховий стаж дорівнює трудовому стажу і визначається за даними трудової книжки згідно з Правилами № 1658.
• З 28.02.2001 р. до 01.01.2011 р. – враховуються періоди роботи за трудовим договором, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, догляду за дитиною до 3 років, отримання виплат за окремими видами соцстрахування (крім пенсій).
• З 01.01.2011 р. до 01.01.2016 р. – страховий стаж обчислюється за записами в трудовій книжці та даними Держреєстру соцстрахування (довідка ОК-7). Враховується час роботи за трудовим договором, за який сплачувалися страхові внески не менше мінімального.
• З 01.01.2016 р. – дані для визначення стажу беруться з додатка 9 до Положення ПФУ. Враховуються всі періоди, протягом яких сплачувався ЄСВ не менше мінімального страхового внеску, незалежно від джерела доходу.

Як отримати додаток 9 та довідку ОК-7?

Роботодавці можуть отримати дані з реєстру застрахованих осіб в електронному вигляді через особистий кабінет на порталі ПФУ, маючи електронний підпис.

Як нараховують лікарняні?

Розрахунок суми лікарняних як для роботодавця (перші 5 днів), так і для Пенсійного фонду України (з 6-го дня) здійснюється Закон 1105 за Порядком №1266.

Алгоритм розрахунку лікарняних:

1. Визначення розрахункового періоду.
2. Розрахунок середньоденної заробітної плати.
3. Застосування коефіцієнта страхового стажу.
4. Нарахування суми виплати.

Обмеження та винятки:

• мінімальна виплата не може бути нижчою за розмір допомоги, розрахованої на основі мінімальної заробітної плати;
• максимальна виплата обмежується максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

Важливі зауваження:

1. Електронні лікарняні. З 2021 року діє система електронних лікарняних, що спрощує процедуру оформлення та розрахунку виплат. Ще діють паперові лікарняні листи під час воєнного стану 
2. Оподаткування. Лікарняні виплати оподатковуються ПДФО та військовим збором, ЄСВ.

Приклад розрахунку

Працівник зі страховим стажем 7 років перебував на лікарняному 14 календарних днів. Його середньоденна зарплата становить 600 грн.

Коефіцієнт страхового стажу: 70%

Сума лікарняних: 600 грн * 14 днів * 70% = 5880 грн

Терміни оформлення лікарняних

Розглянемо терміни оформлення лікарняних на кожному етапі:

1. Рішення про призначення соціальних виплат:
   1. 10 робочих днів з моменту, коли електронний лікарняний отримує статус «Готовий до сплати» (через 7 днів після закриття), або з дня подання паперового лікарняного.
   2. 3 робочих дні для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.
   3. Повідомлення про відмову надсилається протягом 5 днів після прийняття рішення.
2. Подання заяви-розрахунку – 5 робочих днів з дня прийняття рішення про призначення виплат.
3. Зарахування коштів від ПФУ – 3 робочих дні.
4. Виплата лікарняних:
   1. За перші 5 днів – у найближчий день виплати зарплати після прийняття рішення.
   2. За решту днів – у найближчий день виплати зарплати після отримання коштів від ПФУ.
5. Повідомлення про виплату – 1 місяць з дня виплати.

Важливо розуміти, що електронний лікарняний вважається виданим через 7 днів після його закриття, коли він набуває статусу «Готовий до сплати». Саме з цього моменту починається відлік терміну для прийняття рішення про призначення виплат.

Як визначити розрахунковий період, щоб розрахувати стаж для лікарняних?

Для розрахунку лікарняних виплат у 2024 році необхідно визначити розрахунковий період, який залежить від тривалості трудових відносин працівника:

• 12 місяців до місяця початку хвороби, якщо працівник працював рік або більше;
• кількість повних календарних місяців роботи, якщо працівник працював менше року;
• фактично відпрацьований час, якщо працівник не відпрацював повний календарний місяць.

Якщо працівник захворів у перший робочий день, розрахунковий період не визначається, і оплата лікарняних здійснюється на основі його посадового окладу.

Які виплати враховуються для розрахунку середньоденної заробітної плати?

Виплати, які враховуються при розрахунку лікарняних, повинні відповідати двом критеріям:

1. Включатися до бази нарахування ЄСВ. Це означає, що з цих виплат сплачується єдиний соціальний внесок. При цьому самі лікарняні та допомога по вагітності та пологах не враховуються, оскільки не входять до фонду оплати праці.
2. Формуватися на основі відомостей з Об’єднаного звіту. Це виплати, які відображаються у Податковому розрахунку та додатку Д1 до нього, оскільки саме на основі цих даних формується інформація в Державному реєстрі застрахованих осіб.

При розрахунку лікарняних бухгалтер повинен враховувати не лише основну заробітну плату працівника, а й різноманітні доплати та надбавки, такі як:

• доплати за надурочну роботу та роботу в нічний час;
• надбавки за суміщення професій, розширення зони обслуговування, виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;
• надбавки за високі досягнення у праці, особливі умови праці, інтенсивність праці, вислугу років, науковий ступінь тощо.

Крім того, враховується різниця в окладах, яку отримують працівники, що виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника.

На завершення, підсумуємо ключові етапи процедури нарахування та виплати лікарняних, які має враховувати бухгалтер:

1. Отримання та перевірка лікарняного листа. Переконайтеся, що лікарняний оформлений належним чином, містить всі необхідні дані та відповідає вимогам законодавства.
2. Визначення страхового стажу працівника. Зверніться до даних персоніфікованого обліку в Державному реєстрі застрахованих осіб або довідки ОК-5 (для працівників зі стажем менше 6 місяців).
3. Розрахунок середньоденної заробітної плати. Врахуйте всі виплати, що включаються до бази нарахування ЄСВ, за розрахунковий період (12 місяців або менше, залежно від стажу працівника).
4. Застосування коефіцієнта страхового стажу. Визначте відсоток оплати лікарняного відповідно до стажу працівника.
5. Розрахунок суми лікарняних. Помножте середньоденну зарплату на кількість календарних днів непрацездатності та на відповідний коефіцієнт.
6. Перевірка на відповідність мінімальним та максимальним розмірам виплат. Переконайтеся, що сума лікарняних не нижча за мінімальний та не вища за максимальний розмір, встановлений законодавством.
7. Нарахування та виплата лікарняних. Включіть суму лікарняних до фонду оплати праці та проведіть виплату у встановлені терміни.
8. Звітність. Відобразіть нараховані та виплачені лікарняні у відповідній звітності (наприклад, у формі № Д4).

Дотримання цієї послідовності дій та врахування всіх нюансів законодавства дозволить бухгалтеру забезпечити коректне нарахування та своєчасну виплату лікарняних, уникнути помилок та штрафних санкцій, а також підтримувати позитивний імідж підприємства як відповідального роботодавця