Резервні копії бухгалтерських програм: стабільна робота

Сьогодні поговоримо про втрату бізнес інформації, тема ця дуже актуальна – тим паче, що ми зараз живемо в часи, коли втратити, на жаль, можна все.

Втім, навіть в мирний час наші клієнти іноді втрачають важливу інформацію з облікових баз (наприклад BAS/KBS, Medoc) або будь-яку іншу інформацію, яка щодня використовується бухгалтерією в роботі.

Незважаючи на наші постійні рекомендації, регулярно хтось з клієнтів звертається з проханням допомогти відновити дані втрачені внаслідок  дії вірусу, пропажі електрики під час роботи або з інших причин.

Найчастіше ми допомагаємо відновити цю інформацію. Дуже добре, якщо у клієнта є резервна копія (частіше за все зроблена нашою техпідтримкою перед встановленням оновлень), але буває що відновити дані неможливо.

Тільки уявіть: ви приходите на роботу, а комп’ютер не включається. Через пару годин вам говорять, що відновити нічого не вийде, резервної копії немає і так далі. В результаті ви усе втратили: базу даних BAS/KBS, Medoc – всі документи і шаблони. Все-все-все… Уявили? Для бухгалтера це як страшний сон!

І якщо з Медком ще півбіди (багато звітів туди можна втягнути), то відновлювати облік у BAS/KBS доведеться з першої дати введених залишків (найчастіше квартал або два назад), і за витратами така робота порівнянна з впровадженням, оскільки відновлювати документи і шаблони – це по суті наново їх створювати.

Усієї цієї величезної праці і стресів можна уникнути, якщо знати що і як може вийти з ладу і як цьому протистояти заздалегідь. Про це і поговоримо у статті.

Отже, найчастіше (з нашого досвіду) втрата даних відбувається у чотирьох випадках, для кожного з яких є способи, здатні якщо не повністю вберегти від загрози, то звести її до мінімуму.

🕷Віруси зашифрували або знищили дані

Як боротися: Антивірус і постійне оновлення операційної системи дозволить протистояти 99.99% вірусів, а те що залишиться швидше за все дуже специфічне і пройде повз вас.

🔴ВАЖЛИВО: Антивірус без оновлень операційної системи майже не працює!!! Усі останні шифрувальники “Пєті-Васі” потрапляли на комп’ютери користувачів через “дірки” в операційній системі (не оновлена система), а потім їх вже антивірус не побачив або він не був встановлений взагалі.

! Архівна копія врятує від самого вірусного вірусу, особливо якщо її правильно зробити.

🕷Вихід з ладу комп’ютера внаслідок зникнення електрики або подачі високої напруги

Джерело безперебійного живлення (ДБЖ або UPS) дозволить комп’ютеру пережити пропажі мілісекунд живлення, закрити коректно усі програми і вимкнути сам комп’ютер при повній відсутності електроенергії. Інформація втрачається якщо електрика пропадає під час запису даних на жорсткий диск або ще гірше – коли жорсткий диск записує в спеціальний розділ (таблицю файлів), що і куди він записав. Звичайно сучасні жорсткі диски не так просто збити з пантелику, але ви ж не хочете покладатися на технології повністю, ви ж розумієте, що “акула глуха” – це про нас. Тому джерело безперебійного живлення який протримається 10 хвилин, що б ви могли коректно вимкнути комп’ютер – відмінний спосіб захиститися.

🔴ВАЖЛИВО: ви можете використати один “бесперебійник” для декількох комп’ютерів. Ідеться про те, що споживана потужність працюючого комп’ютера 100-150 ват, тоді як розрахунок найчастіше роблять виходячи з потужності блоку живлення 400-600 ват. Але таку потужність комп’ютер споживає лише на старті, потім – в рази менше.

! Знову ж таки – регулярні архівні копії допоможуть уникнути неприємностей.

🕷Вихід з ладу жорсткого диска, поява так званих битих кластерів та ін.

Їх кількість може сягати критичної відмітки і в результаті інформація “затирається” порожнечею. Биті кластери входять в ТОП-3 причин втрати інформації. Вони найчастіше з’являються внаслідок неодноразової втрати живлення. Друга найпоширеніша причина це термін використання жорсткого диска, тобто звичайна старість. Якщо вашому комп’ютеру більше 5 років, то ви в зоні ризику. До речі, не обов’язково міняти жорсткий диск, краще докупити ще один, додати його до існуючого і зберегти усе цінне на новому диску.

! Отож, регулярно створюйте резервні копії важливих програм!

🕷Окупація, вилучення, крадіжка тощо

!Повторюємо вкотре – ситуацію врятує тільки архівна копія.

Отже, ми бачимо що є різні варіанти захисту інформації від втрати, для кожного користувача він свій.

В усіх перерахованих випадках другим варіантом є архівна копія, бекап, архів (називайте як завгодно). Це копія того, що для вас цінно і важливо. Давайте розглянемо цей варіант детальніше, тому що тут є багато нюансів.

🎯 Що саме зберігаємо?

Чим найчастіше користуються бухгалтери? BAS/KBS, Medoc, файли і шаблони для Word, Excel і інші програми. Для захисту від втрат слід зняти копії баз ваших програм і файлів.

🎯 Яким чином зробити архів?

Більшість програм мають штатні засоби архівації даних і краще скористатися ними – на виході ви отримаєте один файл. Його і зберігаєте чимдалі від робочого місця. Для кожної програми – свій окремий файл. Найчастіше він містить в собі і паролі програм, але не знаючи їх, відновити програму не вийде.

Файли для роботи (Word, Excel) можна просто скопіювати, а можна архівувати з паролем. Так вони займатимуть менше місця і будуть ще й захищені.

У завершенні цієї статті ви знайдете посилання на інструкції, як зробити архів у різних бухгалтерських програмах: BAS/KBS, Medoc тощо.

🎯 Як часто треба створювати архів?

А ось тут вам вирішувати. Скільки ви витрачаєте на створення архіву? 30 хвилин? Як часто ви готові їх витрачати? Архів необхідно робити мінімум раз в місяць, але краще мати тижневі архіви, наприклад створювати їх в п’ятницю ввечері. Обов’язкові архіви за підсумками закриття місяця або кварталу, архіви річної звітності.

🎯 “Глибина” зберігання даних – шо це?

Це період, за який у вас є створені резервні копії. Наприклад, у вас є п’ятнична копія, зроблена в останню п’ятницю, плюс ще три п’ятничні за попередній період. У такому разі “глибина” зберігання ваших даних – місяць. В наступну п’ятницю ви зробите свіжий архів і видалите найстаріший. Так у вас залишиться 4 копії “глибиною” в місяць.

🔴ВАЖЛИВО: файли займають місце і якщо їх багато, то місце на знімному носії (флешці і ін.) може не вистачити. Слід правильно оцінити розмір своїх даних і множити його на число архівів. Так ви отримаєте необхідний розмір носія для зберігання вашої інформації.

🎯 Де краще зберігати створені копії?

Одне з головних питань, але з простою відповіддю – це правило зберігання архівів і бекапів “3-2-1”. Є правила складніші, але якщо компанії це необхідно, то варто мати у своєму штаті системного адміністратора.

Правило зберігання “3-2-1” означає, що для забезпечення збереження архівів потрібно:

• зробити 3 резервних копії (диск на комп’ютері, флешка в офісі і флешка або “хмара” поза офісом). Створюєте один архів на диск на вашому комп’ютері (він найшвидше робиться), а на флешку або в хмару просто скопіюєте архівний файл;
• 2 з них розмістити на різних фізичних носіях (диск на комп’ютері, флешка);
• 1 з них зберігаєте поза офісом (флешка або хмарне зберігання поза офісом).

🔴ВАЖЛИВО: увімкнена у комп’ютер флешка так само доступна для вірусів, як і диск комп’ютера.  Тому після того, як ви зробили архів, обов’язково вийміть флешку!

🔴ВАЖЛИВО: підключене як логічний диск, через спеціальний софт хмарне сховище так само доступно для вірусів. Краще завантажувати архіви через веб-інтерфейс, підключаючись і відключаючись після кожного сеансу.

Висновки і порядок дій:

Давайте резюмуємо, як у результаті діяти, щоб уникнути втрат бухгалтерських даних або як їх мінімізувати з можливістю відновлення.

• Встановити Антивірус – безкоштовні вбудовані в систему у Microsoft.
• Обов’язково регулярно встановлювати оновлення системи – просто включити автоматичні оновлення. Звичайно встановлення оновлення системи часто дратує користувачів… Але повірте, краще спостерігати процес встановлення оновлення, чим бачити повідомлення вірусу шифрувальника про те, що він позбавив вас усього.
• Купити джерело безперебійного живлення (UPS), бажано на усі комп’ютери. Ви можете використати один прилад на декілька комп’ютерів, якщо вам достатньо 5-10 хвилин, щоб завершити роботу коректно.
• Стежити за “здоров’ям” свого комп’ютера, а саме за жорстким диском – для цього є спеціальні програми (у т.ч. і безкоштовні – погугліть). Але якщо ваш комп’ютер молодше 5 років і у вас є джерело безперебійного живлення, то хвилюватися не варто.
• Робити регулярні архіви за правилом “3-2-1”.
• Архівувати усі дані і файли на жорсткий диск, наприклад в теку з сьогоднішньою датою. При цьому цю теку копіювати на флешку, після чого від’єднувати флешку від комп’ютера. Зберігати її в надійному місці.
• Копіювати теку на хмарний сервіс зберігання (наприклад якщо у вас є пошта Google, то там є 15 Гб безкоштовного хмарного зберігання). Для цього заходимо на “хмару” через веб-інтерфейс і потім обов’язково відключаємося.

Повірте, перелічені вище рекомендації дозволять вам мінімізувати ризики, уникнути грошових і часових втрат. На дотримання цих заходів безпеки у вас піде значно менше часу, ніж на відновлення УСІХ загублених первинних даних.

Важливі інструкції по створенню резервних копій бухгалтерських програм:

🔴 Відео інструкція резервного копіювання програми Medoc 

🔴 Інструкція створення копій програм лінійки KBS (бюджет та КНП)

🔴 Резервне копіювання у BAS Бухгалтерія в режимі BAF

Працюйте впевнено з надійним помічником – ТОВ “Системи для бізнесу”

Нашому досвіду довіряють тисячі користувачів популярних бухгалтерських програм.

Інші важливі статті для бухгалтера:

Додаткові заходи безпеки в ПРРО Cashаlot – двохфакторна аутентифікація

Зберігання КЕП на захищених носіях (токенах) і без – в чому різниця?

Оренда віддаленого сервера для зберігання даних MEDoc, ПРРО, BAS, KBS

Вибір антивіруса для робочого комп’ютера або іншого гаджета. На що звернути увагу?

Важлива інформація системним адміністраторам щодо оновлень ПК M.E.Doc