Відрядження за кордон та курсові різниці в бюджетній установі
Як відобразити відрядження за кордон за двома курсами НБУ, коли виникає курсова різниця та які статті підлягають переоцінці — з проводками за ТК № 1219 і практикумом у ПП «Облік бюджетної установи».
Відрядження за кордон та переоцінка валютних залишків — операції, що найчастіше викликають запитання у бухгалтерів бюджетних установ. Неправильне застосування курсу НБУ, ігнорування курсових різниць або помилки у виборі рахунку можуть призвести до викривлення звітності та зауважень контролюючих органів.
Це третя, завершальна стаття нашої серії про облік операцій з іноземною валютою в бюджетних установах. У першій статті ми розглянули купівлю та продаж валюти, у другій — облік благодійної допомоги та розрахунки з контрагентами. Тут зосередимося на відрядженнях і курсових різницях та розглянемо два алгоритми відображення цих операцій в обліку.
Нормативна база
При відображенні операцій з іноземною валютою варто спиратися на такі нормативно-правові документи:
- НП(С)БОДС 130 «Вплив змін валютних курсів» — визначає порядок відображення операцій в іноземній валюті та курсових різниць.
- Наказ МФУ від 29.12.2015 № 1219 — Типова кореспонденція субрахунків для розпорядників бюджетних коштів.
- Постанова КМУ від 28.07.2022 № 836 — діє в умовах воєнного стану; регулює порядок та умови службових відряджень за кордон і встановлює норми добових. До введення воєнного стану застосовувалась Постанова КМУ від 02.02.2011 № 98.
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (Наказ МФУ від 13.03.1998 № 59) — регулює документальне оформлення відряджень, порядок розрахунку і виплати добових.
- Наказ МФУ від 28.09.2015 № 841 — форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання.
Рахунки для обліку коштів в іноземній валюті
Згідно з Планом рахунків № 1219, для відображення операцій, що розглядаються у цій статті, застосовуються такі базові субрахунки:
- 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»
- 2212 «Готівка в іноземній валюті»
- 2311 «Поточні рахунки в банку»
- 2313 «Реєстраційні рахунки»
- 7411 «Інші доходи від необмінних операцій» — для відображення позитивної курсової різниці
- 8411 «Інші витрати за необмінними операціями» — для відображення від’ємної курсової різниці
- 8011 (8111) «Витрати на виконання бюджетних програм (надання послуг)» — для відображення фактичних витрат на відрядження
Відрядження за кордон: два курси в одному авансовому звіті
Видача валюти підзвітній особі та затвердження авансового звіту — два окремі моменти з різними курсами. Саме тут виникає більшість помилок.
Ключові правила методології
- Аванс підзвітній особі є немонетарною статтею. Витрати в межах виданого авансу завжди відображаються за курсом на дату видачі авансу, незалежно від зміни курсу НБУ під час відрядження чи на дату балансу.
- Перевитрати (борг установи перед працівником) є монетарною статтею. Вони визнаються за курсом на дату затвердження авансового звіту.
Видача авансу підзвітній особі
Видача іноземної валюти відображається за курсом НБУ на початок дня дати видачі. Проведення: Дт 2116 — Кт 2212.
Затвердження авансового звіту після повернення
Витрати відносяться на фактичні видатки установи:
- витрати у сумі авансу — за курсом на початок дня видачі: Дт 8011 (8111) — Кт 2116;
- перевитрати (понад суму авансу) — за курсом на початок дня затвердження звіту (п. 2 розд. II НП(С)БОДС 130): Дт 8011 (8111) — Кт 2116.
Субрахунок 2116 є активно-пасивним: кредитове сальдо — заборгованість установи перед працівником, дебетове — навпаки.
Повернення залишку або відшкодування перевитрат
- повернення невикористаного залишку до каси за курсом НБУ на початок дня дати повернення: Дт 2212 — Кт 2116;
- відшкодування перевитрат працівнику (виплата боргу з каси чи рахунку): Дт 2116 — Кт 2212 (2311).
Кейс: відрядження з перевитратами
Вихідні дані. 26.05.2026 видано підзвітній особі 1 500 USD. Курс НБУ на початок дня 26.05.2026 — 44,2447 грн/USD. Після повернення 03.06.2026 затверджено авансовий звіт: витрачено 1 620 USD, перевитрати — 120 USD. Курс НБУ на початок дня 03.06.2026 — 44,2680 грн/USD.
Розрахунок. Видача авансу — 1 500 × 44,2447 = 66 367,05 грн; перевитрати — 120 × 44,2680 = 5 312,16 грн.
| № | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | МО | № п. ТК (№ 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Видано аванс на відрядження за кордон (1 500 USD × 44,2447 грн/USD) | 2116 | 2212 | 66 367,05 | МО-1, 8 | п. 5.16 |
| 2 | Затверджено авансовий звіт — витрати в межах авансу (1 500 USD × 44,2447 грн/USD) | 8011 (8111) | 2116 | 66 367,05 | МО-8 | п. 5.16 |
| 3 | Затверджено перевитрати згідно з авансовим звітом (120 USD × 44,2680 грн/USD) | 8011 (8111) | 2116 | 5 312,16 | МО-8 | п. 5.16 |
| 4 | Відшкодовано перевитрати підзвітній особі з каси | 2116 | 2212 | 5 312,16 | МО-1 | — |
Курсові різниці: що підлягає переоцінці
Курсова різниця — це різниця між оцінками однакової кількості одиниць іноземної валюти при різних курсах. Виникає виключно на монетарних статтях — грошових коштах та заборгованості, що буде сплачена або отримана грошима. Відображається у складі доходів (рахунок 7411) або витрат (рахунок 8411).
Визначте, чи підлягає стаття переоцінці
Переоцінці підлягають лише монетарні статті:
- кошти на валютних та реєстраційних рахунках і в касі (2311, 2313, 2212);
- монетарна дебіторська чи кредиторська заборгованість у валюті (за вже отримані, але не оплачені послуги).
Не підлягають переоцінці:
- дебіторська заборгованість підзвітних осіб за виданими авансами до затвердження звіту;
- аванси, видані контрагентам (передоплата).
Розрахуйте та відобразьте курсову різницю
Курс для переоцінки (на кінець дня звітної дати) порівнюється з курсом попереднього балансу або курсом первісного визнання монетарної статті.
Формула: курсова різниця = залишок у валюті × (курс НБУ на кінець дня поточної дати – курс НБУ на кінець дня попередньої дати балансу або курс первісного визнання).
Для монетарних активів (кошти на рахунку 2311 / 2313 / 2212):
- курс НБУ зріс → вартість активу в гривнях збільшилась → позитивна курсова різниця (дохід): Дт 2311 / 2313 / 2212 — Кт 7411;
- курс НБУ впав → вартість активу в гривнях зменшилась → від’ємна курсова різниця (витрати): Дт 8411 — Кт 2311 / 2313 / 2212.
Кейс: переоцінка залишку валюти на рахунку
Вихідні дані. Станом на 30.06.2026 на реєстраційному рахунку 2313 залишок 10 000 USD за курсом 44,9256 грн/USD (курс зарахування від 19.06.2026). Курс НБУ на кінець дня 30.06.2026 — 45,2500 грн/USD.
Розрахунок. 10 000 × (45,2500 – 44,9256) = +3 244,00 грн — позитивна курсова різниця (дохід).
| № | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | МО | № п. ТК (№ 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Переоцінка залишку коштів на реєстраційному рахунку на дату балансу (10 000 USD × (45,2500 – 44,9256) грн/USD) | 2313 | 7411 | 3 244,00 | МО-17 | п. 5.23 |
Практикум: переоцінка валютних залишків у ПП «Облік бюджетної установи»
Кейс. 19.06.2026 на реєстраційний рахунок установи «Управління» надійшла іноземна валюта. Станом на 30.06.2026 здійснюється щомісячна переоцінка: по загальному фонду (рахунок 23132) курс НБУ зріс, по спеціальному фонду (рахунок 21172) — впав.
Запустіть обробку переоцінки
Переходимо в підсистему: Грошові кошти, зобов’язання → Закриття місяця → Створити. У документі заповнюємо:
- номер документа → 000000000001;
- дата → 30.06.2026 12:00:00;
- установа → Управління;
- вид операції → «Переоцінка валютних коштів» (встановити прапорець).
Натискаємо «Провести та закрити». Програма автоматично знаходить усі монетарні залишки та формує проведення.
Перевірте рух за документом
Рух за документом відображає два проведення — по загальному та спеціальному фондах:
- Рядок 1 (загальний фонд, КЕКВ 2201060): Дт 23132 (USD) — Кт 7411 (грн) — 132,06 грн — позитивна курсова різниця («Переоцінка грошових коштів»);
- Рядок 2 (спеціальний фонд): Дт 8411 (грн) — Кт 21172 (USD) — 13 206,00 грн — від’ємна курсова різниця («Переоцінка грошових коштів»).
Субрахунок 21172 «Інша поточна дебіторська заборгованість (у валюті)», спеціальний фонд — монетарна стаття, підлягає переоцінці. У цьому кейсі відображає залишок коштів в іноземній валюті, що обліковується як дебіторська заборгованість по спеціальному фонду.
Висновки
Облік відряджень за кордон і переоцінка валютних залишків у бюджетній сфері потребують бездоганного розуміння економічної природи кожної операції. Системний підхід та правильне налаштування алгоритмів автоматизації дозволяють повністю уникнути помилок і гарантують достовірність фінансової звітності установи.
Якщо у вас виникли питання щодо коректної роботи ПП «Облік бюджетної установи» при розрахунку курсових різниць або ви не впевнені, як правильно відобразити витрати на відрядження співробітника за кордон — звертайтеся до відділу підтримки програмних продуктів KBS. З вами працюватимуть консультанти з практичним досвідом роботи в бухгалтерії бюджетних установ.
Як завжди, складні методологічні питання мають прості цифрові рішення, коли є надійна підтримка від компанії «Системи для бізнесу».
З повагою,
Наталія ХОМИЧ
Керівник відділу впровадження та супроводу
програмних продуктів KBS
Експертна підтримка бюджетних установ
ТОВ «Системи для бізнесу»
sys2biz.com.ua
Джерела
- НП(С)БОДС 130 «Вплив змін валютних курсів»
- Наказ МФУ від 29.12.2015 № 1219 «Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку»
- Постанова КМУ від 28.07.2022 № 836 (службові відрядження за кордон в умовах воєнного стану)
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ МФУ від 13.03.1998 № 59
- Наказ МФУ від 28.09.2015 № 841 (форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт)