Облік товарних запасів для ФОП

Міністерство фінансів України скоректувало Порядок та затвердило Форму ведення обліку товарних запасів фізособами-підприємцями.

Відповідний наказ №496 затверджено та офіційно опубліковано. Він набув чинності 26 листопада.

Що таке облік товарних запасів у бухгалтерії

ФОП, включаючи тих, хто на єдиній системі оподаткування, зобов’язані вести облік продукції, що реалізується, ґрунтуючись на актуальних законодавчих нормах (п. 12 ст. 3 Закону про РРО). Отже вести будь-які операції: надходження, переміщення, операції у сфері торгівлі підприємець має право лише з позиціями, відображеними у цих документах. Простіше кажучи: є розрахункова операція (факт продажу) у бухгалтерії – ФОП зобов’язаний здійснювати облік запасів.

Правила оформлення запасів, ведення первинної документації щодо них регламентовані Порядком ведення обліку. Він вимагає внесення відомостей про рух товарів у спеціальну форму.

Для підприємців, які здійснюють торгівлю на кількох об’єктах, необхідно заповнювати Форму та вести облік первинки за товарними запасами на кожній точці окремо. Первинні документи, як підтвердження господарських операцій із запасами, обов’язково зберігаються у бухгалтерії як додаток до Форми обліку.

ВАЖЛИВО: Відомості про надходження повинні бути внесені до обліку до початку їх реалізації.

Перевірки товарних запасів ФОП

Контроль над виконанням Порядку обліку товарно-матеріальних цінностей покладено на регіональні податкові органи. Вся необхідна інформація про походження товарних запасів повинна надаватися на вимогу вивчення перевіряючим.

1. ФОП самостійно визначає, паперову чи електронну Форму йому вести та надавати представникам контролюючого органу.
2. Заповнену Форму обліку та первинну документацію, що її підтверджує, зберігають на самій торговій точці (у місцях продажу), до повного вибуття останньої одиниці товару, зазначеної у формі.
3. Первинка підлягає систематизації щомісяця у хронологічному порядку.
4. Під час перевірок працівники податкових служб насамперед перевіряють правильність заповнення форми обліку товарних запасів. У цьому допустимо показати копії первинних документів, які оригінали мають бути надані до закінчення ревізії.
5. Для електронних форм важливо надати доступ до документа з можливістю його перегляду та копіювання.

Більшість суб’єктів господарську діяльність і раніше були змушені вести облік запасів. Але у попередніх законодавчих актах конкретного порядку та форми не було встановлено. Наразі під цю норму закону Міністерством фінансів розроблено Порядок № 496.

Який порядок ведення обліку товарних запасів згідно з новим наказом

Зобов’язання щодо реєстрації таких матеріально-товарних цінностей виникають у суб’єкта господарювання за таких умов:

• Якщо суб’єкт господарювання здійснює розрахункові операції готівкою чи безготівкою з використанням банківських карток, чеків, жетонів тощо.
• Якщо суб’єкт господарювання веде продаж товарів чи послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та операцій з прийому готівки для подальшого їх переказу.

Наказом №496 було унормовано та затверджено відповідну Форму ведення бухгалтерією такого обліку. Відповідно до неї не потрібне детальне реєстрування товарів за всіма номенклатурними позиціями. При заповненні нової Форми у пріоритеті облік вартості товарів щодо торгової точки, наявність первинної документації на їх надходження та вибуття.

Під вибуттям у Порядку №496, крім факту реалізації, розуміється також переміщення товарів між різними господарськими об’єктами (магазинами) одного підприємця, а також між складами, місцями зберігання.

Вибулими вважаються знищені або втрачені товарні запаси, товар, повернутий контрагенту, використаний для власних потреб.

Кого із ФОП стосується новий порядок обліку товарних запасів?

Порядок ведення обліку встановлює правила, якими ФОП повинні реєструвати товарні запаси. Він застосовується до таких категорій підприємців:

• ФОП — платникам ЄП, якщо такі платники відповідно до актуального законодавства зобов’язані вести облік товарних запасів та реалізувати лише ті послуги та товари, які зазначені у такому обліку.
• Особам, які фактично реалізують товари чи послуги та проводять розрахункові операції на місці продажу або на господарському об’єкті.

Зазначені вимоги не стосуватимуться ФОП, які є платниками єдиного податку та не є платниками ПДВ. Виняток становлять такі категорії:

• Платники, які ведуть продаж технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту.
• Платники, що ведуть продаж лікарських засобів та виробів медичного призначення.
• Платники, що здійснюють продаж ювелірних та побутових виробів з:
  • дорогоцінних металів;
  • дорогоцінного каміння;
  • дорогоцінного каміння органогенного утворення;
  • напівдорогоцінного каміння.

Правила заповнення Форми ведення обліку

Порядок ведення обліку передбачає, що вносити записи до Форми ведення обліку, наведеної у додатку 1 до Наказу Мінфіну №496, потрібно у хронологічному порядку відповідно до дати надходження або вибуття товарів.

Розміщення відомостей у Формі обліку за графами:

• Графа 1 – Порядковий номер рядка, де вноситься запис.
• Графа 2 – Дата створення запису.
• Графи 3-6. Слід зазначити такі реквізити первинного документа:
  • вид первинного документа;
  • дата складання первинного документа;
  • номер первинного документа за наявності;
  • найменування підприємства – постачальника чи одержувача;
  • РНОКПП підприємства, постачальника чи одержувача, або код ЄДРПОУ, або номер ID картки для фізичних осіб, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний орган контролю.
• Графа 7. Вказується загальна вартість товару, зафіксована у первинному документі про надходження товару.
• Графа 8. Сюди слід внести загальну вартість товару відповідно до даних, зазначених у первинному документі про вибуття товарів, за винятком відомостей про продаж через РРО чи ПРРО.
• Графа 9. Сюди слід внести примітки, передбачені порядком ведення обліку товарних запасів.

Інформація про суб’єкт господарювання у Формі обліку товарних запасів ФОП

• ПІБ підприємця.
• Номер реєстрації облікової картки ФОП (серія та номер паспорта/ID картки у разі відмови підприємця від РНОКПП).
• Податкова адреса.
• Назва та адреса торгової точки (господарського об’єкта) або місця зберігання за яким здійснюється облік товарних запасів.

Оформлення згідно з новим Порядком первинної документації щодо запасів

Оскільки первинка є обов’язковим компонентом звітності по товарах, її заповнення розглянемо детальніше. Наказ конкретизує, що вносити відомості про товари до звітної форми допускається лише на основі первинних документів. Причому вимоги до їхнього ведення ґрунтовні.

У первинці вартість отриманого та товару, що вибув вказується виходячи з кожного торговельного об’єкта. Крім того, вартість фіксується по кожному постачальнику та покупцю. Але і це ще й не все, облік вартості повинен вноситися окремо за датами та в контексті кожного первинного документа з позначкою його реквізитів. Реєстрування цих даних — складна робота, тому що вимагає створення окремого запису на кожний акт закупівлі та на кожну видаткову накладну.

Натомість заповнення нової Форми не потребує врахування вартості товарів, реалізованих за допомогою РРО/ПРРО та врахування реквізити чеків про продаж. Потрібно розшифровувати лише чеки щодо закупівлі товарів.

Облік товарних залишків

Ведення обліку товарних запасів підприємства стартує із запровадження початкових залишків. У першому записі, який ФОП вносить у Форму обліку, слід зазначити інформацію про залишки товарів, що є у такого ФОП.

Фіксується кількість товарів у наявності, починаючи з дати настання обов’язку ведення обліку бухгалтерією до першої реалізації продукції.

Штрафи за недотримання обліку товарних запасів для ФОП

Вимоги Наказу №496 Міністерства фінансів набули чинності з 26 листопада 2021 року упродовж десяти днів з дня офіційної публікації (Офіційний вісник від 16.11.2021 № 87).

Порушення порядку реєстрації товарно-матеріальних цінностей та заповнення нової форми обліку тягнуть за собою штрафні санкції.  

Суб’єкт господарювання, що вносить недостовірну інформацію, що ігнорує ведення обліку, що не надав первинної документації, що підтверджує, в місцях продажу повинен сплатити штраф у розмірі подвійної вартості таких неврахованих товарів (у цінах реалізації). При цьому сума штрафу не може бути меншою за десять неоподатковуваних мінімумів доходів (не менше 170 грн).

Для ФОП єдинників, які є платниками ПДВ (крім продажів складних технічних продуктів, ліків, медичних продуктів і ювелірних виробів) стаття 26 Закону про РРО передбачає адміністративну відповідальність. Порушення у сфері торгових операцій, громадського харчування та послуг згідно з нею призводить до накладення штрафу на осіб, які виконували розрахункову операцію від 2-5 неоподатковуваних мінімумів доходів (34-85 грн), а на посадові особи — від 5-10 таких мінімумів ( 85-170 грн).

Типові питання щодо товарного обліку у ФОП

Чи достатньо підприємцю внутрішніх документів на товар, виписаних самостійно, щоб підтвердити його походження?

Трактування норм закону перевіряльниками та судова практика показало, що під документами, що підтверджують походження товару, розуміються тільки первинні документи, виписані постачальником (накладні, ТТН, товарні чеки, закупівельні акти тощо), причому в оригіналі. 

Навіть якщо ФОП має такі документи, зазвичай їх кількість відповідає кількості поставок. А торгових точок, що реалізують товар з одного постачання, може бути кілька. І первинка просто не може перебувати на кожній із них. Багато підприємців вважають, що ксерокопії можуть вирішити проблему. Але копія не замінить оригіналу накладної.

Тому експерти радять надавати перевіряючим накладну на внутрішнє переміщення, складену самостійно та додатково пред’являти ксерокопії накладної про постачання. Закон дає право показати його оригінал пізніше, до останнього дня перевірки включно.

Чи потрібне підтвердження походження товарних запасів виробникам продукції?

Іноді вважається, що у такому разі товар можна підтвердити первинними документами на куплену сировину та матеріали. Це хибне судження. Адже в такому разі документально підтверджується джерела самої сировини, а не продукції.

Тому при виробничому виді діяльності ФОП показує перевірці свої внутрішні документи, що підтверджують появу товарів. Це може бути документи про переміщення товару з виробництва складу чи акти випуску продукції. А як доповнення — калькуляцію та технологічні карти. Зрозуміло, це первинні документи, але вони прямо говорять про виробничому характері походження товару.

Як бути із товарами, які вже продані, але документи про це не збережено?

Виходячи із норм закону, звітну документацію на товарні запаси необхідно зберігати до моменту вибуття останньої одиниці товару, зазначеного у такій документації. Тобто якщо продано весь товар постачання, то накладну на його отримання зберігати не потрібно.

Але загальносистемників таке послаблення не стосується. Вони мають зберігати такі документи відповідно до податкового кодексу. Більше того, перевірка має право вимагати підтверджуючі папери на товари, які надійшли на торговий об’єкт до прийняття Порядку № 496. Якщо у вас є хоча б одиниця такого товару, документи на неї бажано зберігати.  

Чи потрібно мати документи про походження товарних запасів усім ФОП, які торгують у роздріб?

Справді, Порядок № 496 звільняє від обліку товарів ФОП єдиноподатників, які не сплачують ПДВ, крім торговців технікою, медичними товарами та ювеліркою. Отже, є категорії підприємців, звільнені від цього обов’язку. 

Але інші законодавчі акти (правила торговельного обслуговування, правила роботи торгової дрібнороздрібної мережі) вимагають наявність звітної документації щодо якості, безпеки, стандартизації товару. Отже без зберігання первинки не обійтися.

Виправляємо помилки у Формі обліку товарних запасів

Від помилок під час обліку не застрахований ніхто. Розглянемо варіанти їхнього виправлення. Під час заповнення Форми найчастіше зустрічаються 2 типи помилок:

• Внесено зайвий рядок, який не передбачений формою.
• Внесено рядок із помилковою інформацією.

Як видалити непотрібний рядок у Формі? 

Щоб прибрати рядок з помилковою операцією, потрібно у спеціальній графі для приміток (графа 9) Форми обліку проставити позначку «Анульовано» у тому рядку, де відображено помилкову інформацію.

ВАЖЛИВО: Якщо ліквідується запис про вибуття товарів, не потрібно вносити додаткові записи про їх надходження. І навпаки: при ліквідації запису про отримання товару не потрібно додаткового запису про його вибуття. Запис «Анульовано» автоматично прибирає надходження або вибуття за помилкову операцію.

Як виправити відомості у потрібному рядку?

ФОП може помилитися в реквізитах первинки, даних про контрагента, у зазначеній сумі товарних запасів при поставці, у сумі запасів, що переміщуються зі складу, між магазинами або при списанні. У такій ситуації рядок видаляти не потрібно. Достатньо скоригувати у ньому відомості.

У графі 9 форми у рядку з помилковою інформацією потрібно написати: «Анульовано-Виправлено» із зазначенням номера рядка, до якого вносимо правильний запис.

Далі заповнюємо новий рядок із правильною інформацією про операцію. У цьому рядку у графі для приміток (9 графа) пишемо «Виправлено» та уточнюємо номер рядка по порядку, запис у якому коригується (п.п. 2 п. 6 розд. ІІ Порядку № 496).

Коригуючий запис вноситься у форму в день виявлення помилки, а не обов’язково відразу за нею. А значить між помилковим та правильним записом допустимі й інші записи. Головне — дотримуватись хронологічного порядку ведення обліку.

Підсумовуючи, зазначимо, що нововведення про правила обліку товарних запасів приймалися задля досягнення відразу кількох цілей. Планувалося, по-перше, сприяти детінізації обліку доходів малого бізнесу, а по-друге, привести до єдиного знаменника невиразні форми контрольної документації для ФОП. 

І поки що перспективи досягнення обох цих цілей залишаються сумнівними, ясно одне: роботи у зв’язку з урахуванням запасів у підприємців явно додасться. Натомість у ФОП з’явиться привід упорядкувати свою бухгалтерію та свій внутрішньогосподарський облік.