Кваліфікований електронний підпис (КЕП, ЕЦП) для бюджетних установ

Необхідністю застосування електронного підпису не здивуєш жодного бухгалтера, кадровика або співробітника державної установи.

КЭП – файл, за допомогою якого можна в рази швидше підписувати документи і вести документообіг між контрагентами, ніж підписувати їх письмово. ЕЦП потрібен не лише підприємцю, але бюджетним установам, оскільки тільки з його допомогою можливий доступ до електронного кабінету платника податків.

Електронні ключі КЭП – інструмент модернізації і поліпшенні документообігу, який використовується також для кваліфікації юридичної або фізичної особи. Кожному співробітнику, працюючому з цифровою звітністю необхідний ЕЦП, будь то керівник, бухгалтер або інший співробітник.

Технічно електронний підпис – це зашифровані і перетворені спеціальним чином дані про організацію або співробітника.
Це цифровий підпис, який засвідчує авторство документу, а також його цілісність і відсутність змін після накладення ЕЦП.

ВАЖЛИВО: згідно із Законом України “Про електронні довірчі послуги” від 07.11.2018 (п. 2 ст. 17) бюджетні установи державної форми власності для реалізації повноважень, спрямованих на набуття, зміну чи припинення прав та/або обов’язків фізичної або юридичної особи, застосовують виключно засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби для забезпечення захисту записаних на них даних.

Затверджений Порядок використання електронних довірчих послуг (постанова КМУ від 19.09.2018 №749) для органів місцевого самоврядування, підприємств, бюджетних установ і організацій державної форми власності.

Згідно п. 4 Порядки бюджетні установи для засвідчення чинності відкритого ключа використовують тільки кваліфікований сертифікат відкритого ключа, а для здійснення повноважень, спрямованих на вступ, зміну або припинення прав і/або обов’язків фізичної, або юридичної особи відповідно до закону, здійснення інформаційного обміну з іншими юридичними особами – виключно захищені носії.

Як і де можна отримати КЭП?

“Системи для бізнесу” – офіційний представник кваліфікованого постачальника довірчих електронних послуг ТОВ “Центр сертифікації “Україна”, який входить в список суб’єктів, які надають послуги формування КЭП.

Документи необхідні для отримання електронного підпису

Для отримання посвідчень ЕЦП кожному посадовцю юридичної організації необхідно звертатися особисто (керівник, бухгалтер, співробітник) згідно ЗУ “Про електронні довірчі послуги”.

Для цього знадобиться паспорт громадянина України (книжка або ID- карта) оригінал якого потрібний для ознайомлення, або інший документ, який засвідчує особу.

Комплект документів, необхідний для отримання підпису юридичною особою

Документи, які завіряє керівник організації:

• договір або Картка приєднання до електронного договору;
• копія виписки з ЄДР (витяг з ЄДР);
• копії документів про призначення на посаду кожної особи, для якої формується сертифікат (протокол засідання Загальних зборів, наказ про призначення, виписка з наказу або протоколу, контракт та ін.). Документи завіряються на кожній сторінці підписом власника цих документів. Підпис повинен відповідати зразку в паспорті.
• копія 1-2 сторінки паспорта або іншого документу, який кваліфікує громадянина для кожної особи, на кого створюється підпис (3-6 сторінок знадобляться за наявності там позначок);
• копія документу про присвоєння ІПН або іншого замінюючого документу, наприклад ID- карта на зворотному боці якої прописаний ІПН;
• заявки на формування кваліфікованих сертифікатів КЕП в електронному (у форматі . PCK ) і в паперовому варіанті, для кожної особи/печатки, на підпис якого формується ЕЦП. Керівник підписує заявку на печатку і власну заявку. Бухгалтер підписує свою заявку і так далі. Вони можуть бути створені в програмі M.E.Doc або у веб сервісі СОТА;
• платіжне доручення;
• USB – флеш накопичувач або захищений носій (для кожного окремий захищений носій).
• доручення на отримання ЕЦП потрібне якщо співробітник організації отримує тільки власний і/або кваліфікований сертифікат електронної печатки від ім’я юридичної особи, без присутності керівника організації.

Доступне продовження діючої КЭП онлайн в програмному забезпеченні M.E.Doc або на сайті uakey.com.ua.

ВАЖЛИВО: Кваліфікований електронний підпис можна оформити онлайн тільки у тому випадку, якщо на момент генерації нових ключів і сертифікатів на новий термін, ще діють попередні ключі і не було змін кадрових і реєстраційних даних клієнта.

Оформлення електронного підпису у нас в офісі займе 30 хвилин!

Замовити КЕП