Хто повинен накласти КЕП при реєстрації ПН/РК при зміні директора

Хто повинен підписати ПН при зміні директора, звільненні уповноваженої особи? Як розширити коло осіб, які мають право на підпис ПН/РК?

Реєстрація податкових накладних

Якщо юридична чи фізична особа-підприємець перебуваючи на загальній чи спрощеній системах оподаткування є платником податку на додану вартість то основної її прерогативою є складання дотримуючись вимог чинного законодавства Податкових накладних, далі ПН та Розрахунків коригування (у разі допущення помилок), з подальшою їх реєстрацією у Єдиному реєстрі податкових накладних. Останній є базою даних де зібранні всі успішно зареєстровані, розблоковані ПН та РК. 

Слід відмітити, що реєструючи ПН, Ви як і Ваш контрагент не зобов’язанні надсилати його один одному. Основою умовою для визнання чинності документу з подальшим його відображенням у звітній Декларації з ПДВ є позначка на самому документі «Зареєстровано в ЄРПН», «Отримано контрагентом», «Погоджено контрагентом», «Надіслано контрагентом» та ін.

При реєстрації ПН платником податку у нього виникає податкове зобов’язання перед покупцем. Якщо податкова накладна буде отримана платником, то у нього виникне податковий кредит.

Хто має право відправляти на реєстрацію ПН?

Насправді, перелік підписантів ПН є доволі великим, зокрема це може бути сам ФОП, директор, генеральний директор, його заступник., тобто посадові особи. Їхнє право підпису реєструється, відповідно до роз’яснень ДПС, першим поданим документом у електронному вигляді який «пройде» через шлюз ДПС.

Проте, якщо підприємство має розширений штат працівників, то дане коло може бути ширшим В цьому випадку керівник  може покласти (делегувати) дані обов’язки (повноваження) іншим працівникам підприємства. Зокрема, бухгалтер, економіст, співробітник також можуть відправляти на реєстрацію ПН/РК. Їхнє право підпису має бути підтверджено Повідомленням про надання інформації.

Всі можливі зміни у керівному складі компанії, звільнення співробітника, відпустка або лікарняний працівника, переходу з однієї посади на іншу, відкриття справи про припинення діяльності враховуються при складанні ПН та вирішуються індивідуально.

При складенні ПН також важливо створювати на дійсний формі. Потрібно також перевірити дату, час, мову  на комп’ютері, доступ до мережі Інтернет, вірно заповнити реєстраційні дані про організацію її назву, індивідуальний податковий номер, адресу і, звичайно, мати укладений договір з ДПС для документообігу. 

Щоби делегувати право підпису податкових накладних, потрібно повідомити дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа такої особи до ДПС. Інформація щодо КЕП подається в електронній формі відповідно до Додатку 2 до Порядку №557.

Зміна керівника: хто підписує ПН/РК

Як підписати ПН, якщо керівник змінився:

• Випадок 1: директор звільняється, співробітника, який уповноважений підписувати податкові накладні, немає.
• Випадок 2: зміна керівника підприємства, бухгалтер має право підпису ПН — які нюанси?
• Випадок 3: керівник і бухгалтер з правом підпису ПН звільнилися в один день, нові бухгалтер і керівник починають роботу на наступний день;
• Випадок 4: між звільненням і прийняттям на роботу нового директора минуло кілька днів. Що робити з ПН?
• Випадок 5: наявний інтервал між звільненням і прийняттям на роботу нового керівника, але бухгалтер має право підписувати ПН.

Варіанти дій у всіх цих випадках розглянемо у цій статті.

Оскільки одночасне звільнення директора і бухгалтера з правом підпису створює труднощі в діяльності підприємства, рекомендуємо:

1. перевірити перед звільненням факт реєстрації та підписання відповідних документів;
2. одержати на співробітника сертифікат з правом підпису ПН та РК.

Як отримати КЕП на захищеному носії