Не встигли вчасно відсканувати трудові книжки: наслідки

Термін оцифрування трудових книжок спливає 10 червня 2026. Нагадування, як подати скановані копії та що буде за неподання даних про стаж до 2004 року, якщо не встигнути.

Електронна трудова книжка: наслідки та ризики неоцифрування стажу до 10 червня 2026 року

В Україні з 2021 року запроваджено облік трудової діяльності працівників в електронній формі відповідно до Закону № 1217. Цей крок спрямований на створення електронної трудової книжки, яка містить повні відомості про прийом, переведення, звільнення та інші зміни в трудовій діяльності особи.

Головна мета оцифрування — максимально точно відобразити в реєстрі застрахованих осіб усі періоди трудової діяльності, оскільки саме страховий стаж є визначальним фактором для права людини на страхову пенсію.

Оцифрування стажу: крайній термін та порядок подання даних

Закон № 1217 встановив п’ятирічний період, протягом якого Пенсійний фонд України (ПФУ) має внести відсутні відомості про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб на підставі сканованих паперових трудових книжок.

Кінцевий термін для завершення цього процесу спливає 10 червня 2026 року.

Скановані копії паперової трудової книжки можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua). Хто може подати сканкопії:

• Роботодавці — через особистий кабінет страхувальника.
• Працівники — самостійно через особистий кабінет застрахованої особи. Подати потрібні відомості  до Пенсійного фонду працівник може також персонально звернувшись до територіального центру фонду з документами, що підтверджують стаж.

Докладно про вимоги до сканкопій документів, перевірку статуса оцифрування, типові помилки при оцифруванні та способи їх вирішення, порядок виправлення помилок у трудовій книжці читайте у нашому матеріалі за посиланням. 

Облік стажу: до і після 2004 року

Необхідність оцифрування стосується лише стажу, набутого до 2004 року, оскільки законодавством передбачено різний порядок підтвердження періодів трудової діяльності:

Що буде, якщо не встигнути оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026?

Навіть якщо з об’єктивних чи суб’єктивних причин сканована копія паперової трудової книжки не буде подана на оцифрування у визначений п’ятирічний період, це не призведе до втрати набутого страхового стажу.

Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» гарантує, що періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, яке діяло раніше. А раніше чинне законодавство визначало паперову трудову книжку основним документом для підтвердження цього стажу.

Зверніть увагу: інформація про трудову діяльність, що розпочалась після 1 січня 2004 року, вже внесена в реєстр застрахованих осіб і не потребує додаткового підтвердження шляхом оцифрування паперової трудової книжки.

Дані опублікувало Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області на своїй фейсбук-сторінці.

Актуальні статті за останній час

Вас можуть зацікавити інші статті:

• Індексація листопад 2025: кому проводити
• Пам’ятка ФОП 2 групи
• Реформа держнагляду: Законопроєкт № 14030
• Повідомлення про найманих працівників: зміни з 1 жовтня 2025
• Строки реєстрації ПН в жовтні 2025
• Нове в реєстрації ПН та РК з 27 вересня
• План перевірок оновлено на вересень 2025: кому чекати на перевірки

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.