Оформлення та зберігання документів по новому: зміни 2026

Накази Мін’юсту №667/5 та 677/5: нові вимоги щодо оформлення копій документів, діловодства під час воєнного стану, електронних підписів та архівного зберігання.

Накази Мін’юсту №667/5 та 677/5: діловодство та зберігання документів 2026

Міністерство юстиції України видало Накази від 16.03.2026 №667/5 та №677/5, що оновлюють організацію оформлення та зберігання документів в діловодстві. Ці оновлення стосуються майже кожного підприємства, адже змінюють звичні підходи до створення, реєстрації та подальшого зберігання документації. Основна мета нововведень — синхронізація документообігу з сучасними вимогами.

Наказ Мін’юсту №667/5 стосується уточнення до оформлення копій документів, зберігання персоніфікованих даних про зарплату застрахованих осіб, з якої сплачено страхові внески, а також встановлення особливостей діловодства на час воєнного стану. Зміни внесені до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5.

Наказ Мін’юсту №677/5 оновлює:

• Правила роботи архівних установ України;
• Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам;
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (Правила № 1000/5);

Розглянемо головні зміни, що стосуються оформлення документації відповідно до Наказів Мін’юсту  №667/5 та №677/5.

Як оформити копію документа: Наказ 667/5

Положеннями Наказу №667/5 визначено:  позначку «копія» необхідно вказати на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Таке положення внесено у пункт 8 глави 11 розділу ІІ Правил 1000/5. Докладно про оформлення копій відповідно до змін читайте у цій статті. 

Особливості організації діловодства під час війни

Наказ 667/5 розширив Правила №1000/5 розділом щодо особливостей функціонування діловодства під час особливого періоду. Цей розділ містить порядок дій щодо передачі на зберігання документів під час воєнного стану, евакуації документів, порядок фіксації пошкоджень документів внаслідок війни. Деталі у цій статті. 

Скільки зберігати Податковий розрахунок

Оновлено систематизацію заголовків опису справ з кадрових питань — додано абзац дев’ятий «персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески». Фактично це  означає обов’язок зберігати весь Податковий розрахунок сум доходу, сум податку, а також сум нарахованого ЄСВ. Оскільки Об’єднаний звіт містить дані про ЄСВ, згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів № 578/5, зберігати такі документи доведеться 75 років.

Наказ 667/5: інші зміни

Наведемо інші зміни, внесені Наказом Мін’юсту №667/5.

Також наказом уточнено:

• порядок погодження примірних та типових номенклатур справ, що розроблені місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, іншими установами обласного рівня для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву;
• визначено, що на підставі номенклатур справ формуються акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, відповідно до порядку та форми, визначених у пункті 1 глави 3 розділу V Правил 1000/5;
• визначено порядок оформлення довідки до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації, пов’язаної з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю.

Зокрема, довідка про вилучення документа для знищення засвідчує, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи сплинув строк зберігання, не проводиться податкова перевірка чи інші заходи контролю, серед документів на знищення  немає документів, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації. Довідка також повинна містити підписи керівника установи, головного бухгалтера, юриста за наявності. Довідку слід скріпити печаткою установи, якщо установа використовує печатку. Такі положення внесені у пункт 5 глави 3 розділу V Правил 1000/5.

Додано умову для проведення одноразової позапланової перевірки наявності справ, що визначені у главі 8 розділу VIII Правил 1000/5. Зокрема, одноразова позапланова перевірка наявності справ буде здійснена після деокупації території, припинення чи скасування воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях.

Наказ Мін’юсту №667/5 оновлює порядок створення  фонду користування. Визначено, що фонд користування може бути сформований у вигляді цифрових та/або аналогових копій документів у паперовій формі, а також кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, придатних для подальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду користування слід вести в облікових документах довільної форми. Зазначену норму містить пункт 3 глави 9 розділу VIII Правил 1000/5.

Уточнено порядок передачі документів у випадку реорганізації територіального органу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади шляхом його припинення як юридичної особи та створення відокремленого структурного підрозділу (пункт 4 глави 3 розділу XV Правил 1000/5).

Визначено, що у разі виявлення пошкодження чи нестачі архівних документів, установи, які є джерелами формування НАФ державних архівних установ, повинні повідомити відповідний архів та провести заходи для відновлення документів за допомогою отримання належно засвідчених копій.

Удосконалений електронний підпис: Наказ 677/5

Далі розглянемо зміни, внесені Наказом Мін’юсту 677/5 від 16.03.2026 року. Головним чином цей Наказ узгоджує термінологію та закріплює функціонування удосконаленого електронного підпису на кваліфікованому сертифікаті.

Значних оновлень зазнав Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5. До положень цього Порядку додане використання удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті, поряд з використанням КЕП.

• якщо для документа, на який накладено удосконалений електронний підпис на кваліфікованому сертифікаті, чи інший вид е-підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчує документ кваліфікованим електронним підписом  (пункт 1 розділу I Порядку 1886/5);
• якщо необхідне засвідчення печаткою підпису на е-документах та відповідності електронних копій документів оригіналам, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки (абзац перший пункту 6 глави 2 розділу II Порядку 1886/5).

Як оформити електронну копію документа: Наказ 677/5

Наказ 677/5 оновлює також пункти 7 та 8 Порядку 1886/5 щодо кінцевих кроків оформлення е-копії електронних документів. Зокрема, визначено:

• оформлення е-копії е-документа завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або удосконаленої електронної печатки установи, що базується на кваліфікованому сертифікаті, або кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису на кваліфікованому сертифікаті, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану чи удосконалену електронну печатку на кваліфікованому сертифікаті;
• оформлення е-копії паперового документа завершується накладанням кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки установи на кваліфікованому сертифікаті, або КЕП чи УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану/удосконалену  електронну печатку.

Також:

• уточнено порядок конвертування файлів електронних документів та XML-документів (зміни до пункту 6 Порядку 1886/5);
• синхронізовано термінологію (зміни до Наказу Мін’юсту 08.04.2013  № 656/5, зміни до Порядку 1886/5, Правил № 1000/5, Порядку № 2438/5).

З усіма змінами можна ознайомитися за посиланням, або через пошук по фразі «677/5» у текстах відповідних наказів Міністерства юстиції.

Важливі новини для бухгалтера

Інші актуальні матеріали за останній час:

• Наказ 667: оформлення копій, зберігання даних про зарплату і ЄСВ, діловодство під час війни
• Закон про доходи з маркетплейсів: як оподаткують продажі з ОЛХ, читайте тут
• Банківська таємниця по новому: масштабні зміни у законопроєкті №14327
• Як ФОП платять ЄСВ за 1 квартал 2026: деталі і суми
• Термін для оцифрування трудових книг подовжать: деталі
• Законопроєкт № 15116: як пропонують змінити військовий облік жінок
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у квітні 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.