Порядок затвердження щорічного графіку відпусток підприємства

Графік відпусток на 2025 рік: як скласти, затвердити та повідомити працівників? Поради та покрокова інструкція для бухгалтерів.

Графік відпусток 2025: як правильно оформити та затвердити?

Щорічні відпустки – невід’ємна частина трудових відносин. Порядок їх надання детально регламентований статтею 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та статтею 10 Закону України “Про відпустки” № 504/96-ВР. Ключовим моментом є складання та затвердження графіка відпусток, який має бути доведений до відома кожного працівника. Графіки відпусток слід формувати усім підприємствам (установам, організаціям), незважаючи на форму власності. У тому числі графік складають ФОПи, якщо вони мають кількох працівників.

Складання та затвердження графіка відпусток

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з профспілковою організацією. При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті побажання працівників та можливості їх відпочинку.

Зверніть увагу: у графіку відпусток варто вказувати не конкретний період відпустки, запланованої працівником, а місяць і кількість запланованих днів. Ці дати можна уточнити за два тижні до самої відпустки та вказати у наказі керівника підприємства.

Конкретний період надання відпустки узгоджується між працівником і роботодавцем. Варто пам’ятати про обов’язкове письмове повідомлення працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.

Процедура затвердження графіка відпусток регламентується пунктом 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку. Графік відпусток складається на кожен календарний рік до 5 січня поточного року та доводиться до відома всіх працівників.

Перенесення відпустки: коли це можливо?

Стаття 80 КЗпП та стаття 11 Закону № 504 передбачають можливість перенесення щорічної відпустки у випадку порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки.

Які дані вказати у графіку відпусток

Нагадаємо деякі ключові відомості, які слід прописати у графіку відпусток:

• найменування підприємства/роботодавця;
• період, на який затверджується графік;
• дані стосовно працівників, а саме ПІБ, посада, підрозділ тощо;
• вид відпустки — планується основна, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими умовами, додаткова за особливий характер праці, відпустка на дітей тощо;
• кількість календарних днів відпустки та місяць її запланованого початку;
• дата складання графіка відпусток, погодження та затвердження графіку керівником підприємства.

Рахуєте середню зарплату відпускних та лікарняних вручну? Існує готове програмне рішення Модуль ВідЛік у програмі BAS за доступною ціною.

Оформлення грифу затвердження

Законодавство не містить чітко визначеної форми графіка відпусток. Проте при формуванні графіка слід керуватись ДСТУ 4163:2020.

Згідно з пунктом 5.16 ДСТУ 4163:2020, гриф затвердження документа складається зі слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, особистого підпису, імені та прізвища особи, а також дати затвердження.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «А»
Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата

У разі затвердження документа кількома посадовими особами або колегіальними органами, оформлюється відповідна кількість грифів затвердження.

Якщо документ затверджується розпорядчим документом, гриф затвердження складається зі слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду розпорядчого документа, його дати та номера.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ТОВ «А»
Дата №

Перелік документів, що підлягають затвердженню з проставлянням грифа затвердження, визначається юридичною особою на підставі законодавства та вноситься до інструкції з діловодства.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Яка відповідальність за відсутність графіка відпусток

Як інформувало Мінсоцполітики у своєму листі вiд 29.07.2015 р. №191/10/136-15 «Щодо графіку відпусток», відсутність графіка відпусток розцінюється як «порушення інших вимог трудового законодавства». Відповідальність за це порушення накладається:

• згідно з частиною 1 cтатті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення на посадових осіб роботодавця накладається адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн;
• відповідно до абзацу 8 частини 2 статті 265 Кодексу законів про працю України до роботодавця застосовується штраф у розмірі мінімальної зарплати за кожне виявлене порушення. 

Нагадаємо, розмір мінімальної заробітної плати у 2025 році зафіксований на рівні 2024 року та складає 8000 грн.

Більше про графік відпусток читайте тут.

Актуальні статті за останній час

Читайте також інші наші новини, які можуть бути корисними:

• Календар сплати податків і подання звітності у березні 2025
• Звітність у форматі SAF-T UA: відповіді ДПС
• Штрафи за невчасне подання форми 20 ОПП
• Що нового у повідомленні про прийняття на роботу 2025
• Чинні бронювання продовжено до 31 березня: Постанова КМУ №208
• Фіскальні чеки: що нового з 1 березня
• Електронна акцизна марка: старт тестування системи
• Як платнику єдиного податку сплачувати ВЗ за себе?

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі або в офіційних джерелах новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.