Впровадження KBS у ЦПМСД: повний облік менш ніж за два місяці

Комунальне некомерційне підприємство — центр первинної медико-санітарної допомоги — роками шукало програму, яка закриє всі ділянки обліку. Після невдалої спроби впровадити інше галузеве рішення обрали KBS Бухгалтерія комунального підприємства. Від придбання до повного впровадження минуло менше двох місяців.

Чому шукали нову програму

Заклад кілька років працював у застарілій обліковій програмі й увесь цей час шукав продукт, який повністю автоматизує всі ділянки обліку — від товарно-матеріальних цінностей і необоротних активів до заробітної плати та звітності.

Спершу вибір зупинили на іншому галузевому продукті: повірили обіцянкам щодо функціональних можливостей програми та кваліфікації фахівців, які її супроводжують. Впровадити це рішення так і не вдалося.

Після невдалого досвіду, за рекомендаціями колег, обрали KBS Бухгалтерія комунального підприємства — і компанію, що її супроводжує, «Системи для бізнесу».

Критерії вибору: яким має бути супровід

Невдале впровадження навчило клієнта дивитися не лише на функціонал програми, а й на те, як працює команда супроводу. Вимоги були такі:

• необмежена кількість і тривалість консультацій;
• можливість консультуватися одночасно за кількома напрямами обліку — розрахунок зарплати, внесення банківської виписки, формування звіту 1НС;
• консультанти — практикуючі бухгалтери з досвідом роботи та розумінням специфіки обліку саме в КНП ЗОЗ;
• консультації без очікування в черзі;
• вчасні оновлення програми.

Критерії вибору: що має вміти програма

• Інтеграції із зовнішніми системами — банківські платіжні програми та СДО (завантаження і вивантаження платіжних документів), податкові сервери (податкові накладні та податкова звітність), вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
• Готові кореспонденції рахунків, стандартні для бухгалтерського обліку в КНП ЗОЗ.
• Облік грошових коштів — звіти про використання коштів підзвітними особами, реєстри юридичних і фінансових зобовʼязань, платіжні доручення, фінансовий облік.
• Облік товарно-матеріальних цінностей — за джерелами фінансування, матеріально відповідальними особами, рахунками обліку, партіями, серіями та термінами придатності.
• Облік необоротних активів — нарахування амортизації, комплектація та розукомплектація основних засобів, капітальний ремонт, формування звітів.
• Заробітна плата — нарахування, тарифікаційний список, розрахункові листки, звітність.
• Облік отриманих і реалізованих послуг з урахуванням особливостей обліку за джерелами фінансування.
• Бухгалтерська звітність — журнали-ордери, Баланс, Звіт про фінансові результати.
• Автоматичне формування звіту 1НС та друкованих форм, передбачених Методичними рекомендаціями № 635.

Як відбувалося впровадження

Роботу почали з першого жовтня.

• Клієнт надав дані для перенесення залишків необоротних активів і товарно-матеріальних цінностей, а також дані щодо заробітної плати за попередній період — для розрахунку виплат за середнім (відпускних, лікарняних, компенсації при звільненні).
• Уже за тиждень усі надані дані були завантажені в базу обліку.
• Перші кроки в програмі — налаштування початкових даних і звітів, зручних для перевірки перенесених залишків, — робили спільно з консультантами.
• Далі консультанти самостійно опрацювали перенесені залишки, щоб витрати й доходи коректно відображалися в обліку.

Завдяки цьому впровадження стартувало майже одночасно за всіма напрямами обліку та формування звітності.

Що впровадили за перший місяць

• облік грошових коштів;
• кадровий облік;
• облік товарно-матеріальних цінностей;
• облік отриманих і реалізованих послуг;
• облік необоротних активів;
• розрахунок зарплати й авансу та їх відображення в обліку;
• податковий облік;
• формування звітності, зокрема Балансу та звіту 1НС.

Результат

Ключем до такого темпу став не лише функціонал програми, а й режим супроводу: консультації без черги, кілька напрямів обліку паралельно та консультанти, які самі є практикуючими бухгалтерами КНП ЗОЗ. Докладніше про формат підтримки — на сторінці Сервіс технічної підтримки KBS.