Копійка в BAS Бухгалтерія: ПДФО, ВЗ і ЄСВ не сходяться

Розбіжність в 1–2 копійки між звітністю та рахунками 641, 642, 651 у BAS Бухгалтерія найчастіше дає округлення по кожному документу. Розповідаємо, як знайти таку копійку через ОСВ і картку рахунку та як виправити її в самому документі, а не ручною операцією, на прикладах з дзвінків нашої підтримки.

Звідки в BAS береться зайва копійка в ПДФО, ВЗ чи ЄСВ?

Найчастіше з округлення. BAS Бухгалтерія рахує податки й внески окремо в кожному документі (зарплата, лікарняні, відпустка, звільнення) і округлює кожну суму до копійки. А звітність, відомості на сплату й проводки можуть складатися з різних наборів сум: по документу, по рядку працівника, за місяць загалом. Сума округлених часток і округлена загальна сума можуть відрізнятися на 1–2 копійки. Помилки в нарахуванні в цьому немає, але рахунок «висить», і звітність не сходиться з оборотно-сальдовою відомістю.

Інші причини: лікарняні чи сплати в іншому місяці, документи, проведені не по черзі, ручні операції поверх зарплатних документів, неправильні статті витрат.

Як це виглядає на цифрах

Умовний приклад. Працівнику у вересні нараховано зарплату 12 345,67 грн і лікарняні за рахунок підприємства 1 234,57 грн, кожне окремим документом. ЄСВ (22%) по документах: 2 716,05 + 271,61 = 2 987,66 грн. А від загальної бази 13 580,24 грн ЄСВ становить 2 987,65 грн. Різниця в одну копійку: якщо одна частина обліку бере суми по документах, а інша рахує від загальної бази, вона вилізе на рахунку 651 або у відомості на сплату.

Як знайти, де саме загубилася копійка?

Фахівці нашої підтримки йдуть від загального до конкретного:

1. Оборотно-сальдова відомість за місяць по рахунках 641 (ПДФО), рахунку військового збору (найчастіше 642, у деяких базах окремий субрахунок 641), 651 (ЄСВ) і 661. Сальдо на кінець має відповідати сумі, яку ще треба сплатити.
2. ОСВ по рахунку з розгорткою по працівниках і видах платежів: так видно, на кому саме «висить» копійка.
3. Аналіз рахунку і картка рахунку по проблемному працівнику: видно кожен документ, який зачепив рахунок, і його дату.
4. Калькулятор: нараховано за місяць (усі документи нарахування) мінус сплачено (усі виплати й сплати податків). Якщо сплачено на копійку більше, причина вже знайдена.

Окремо перевірте документи коригування внесків і ручні операції по зарплатних рахунках: копійка часто сидить там.

Які бувають розбіжності і як їх виправити?

Типові ситуації з дзвінків нашої підтримки: де шукати причину і як виправити кожну.

Чому копійка ЄСВ висить на рахунку внесків, хоча звітність правильна?

Звітність і проводки можуть складатися з по-різному округлених сум, тому на 651 лишається копійка, хоча у звіті все правильно. Виправляти це варто в самому документі відображення зарплати у фінансовому обліку, а не ручною операцією. Так радять фахівці нашої підтримки: відкрийте документ за потрібний місяць, у табличній частині з нарахуваннями знайдіть колонку внесків (ЄСВ, рахунок 651), у будь-якого працівника додайте або зніміть копійку і проведіть документ.

Якщо до цього ви вже пробували закрити копійку ручною операцією, зробіть її непроведеною. Інакше копійка закриється двічі, і на рахунку з’явиться нова розбіжність з протилежним знаком.

Що робити з «мінус копійкою» у відомості на сплату?

Найчастіше це не помилка поточного місяця, а слід минулої сплати. Наприклад, ЄСВ з лікарняних, які тягнуться з минулого місяця, сплатили з округленням на копійку більше, ніж нараховано. Програма бачить переплату і зменшує на неї наступну сплату.

Перевірте це на калькуляторі: складіть нарахування по працівнику за місяць і окремо всі сплати. Якщо сплачено рівно на копійку більше, нічого виправляти не треба: відомість закриє різницю, а рахунок вийде в нуль.

Чому ЄСВ потрапляє не на ті рахунки витрат?

Кредит рахунку 651 програма формує завжди, а от дебет, тобто рахунок витрат (23, 91, 92, 93 тощо), визначає стаття витрат у налаштуваннях відображення зарплати. Якщо для ЄСВ і для самої зарплати вказано різні статті, внески опиняться не на тому рахунку витрат, що й зарплата працівника.

Порядок дій: виправити статті витрат, перерахувати нарахування за місяць і заново сформувати відображення зарплати в обліку. Копійку по ПДФО, якщо лишилася, шукайте так само: ОСВ і картка рахунку 641.

Чому ПДФО і військовий збір з лікарняних знову підтягуються до сплати?

Зазвичай тому, що податки з лікарняних уже сплатили окремо, а програма знову включає їх у сплату за поточний місяць.

Типова ситуація: лікарняні за минулий місяць нарахували й виплатили окремо, податки з них сплатили, а потім у документи на сплату ПДФО і ВЗ за зарплату поточного місяця програма знову підтягує податки з цих лікарняних. Перепроведення документів і зміна дат тут не допомагають.

Робоче рішення з дзвінка: спершу переконатися за карткою рахунку, що ПДФО і ВЗ з лікарняних справді вже сплачені, а потім у документі сплати вручну вилучити рядок працівника з податками з лікарняних, лишивши рядок з основною зарплатою. Пам’ятайте, що військовий збір, як і ПДФО, утримують з усього оподатковуваного доходу, лікарняні теж, тому після правок звірте окремо і ПДФО, і ВЗ.

Що робити, якщо розбіжність не в копійках, а в сотнях гривень?

Велика різниця по ПДФО округленням не пояснюється. Фахівці в таких випадках ділять різницю по ПДФО на 0,18 і отримують суму доходу, на якій вона виникла, — її вже легко знайти серед нарахувань. Перевіряйте по черзі:

• чи застосована (або навпаки, зайво застосована) податкова соціальна пільга;
• лікарняні: чи не задвоєні документи, особливо коли працівник працює і за основним місцем, і за сумісництвом;
• розрахунки при звільненні за місяць;
• сплати ПДФО, проведені в іншому місяці, ніж нарахування.

Для ЄСВ великі різниці зазвичай дають межі бази. У 2026 році мінімальна зарплата 8 647 грн, тож мінімальний внесок становить 1 902,34 грн. До мінімуму ЄСВ донараховують, лише якщо працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні місяця. Тому за працівника, прийнятого чи звільненого не з початку місяця, доплату не нараховують. Вимога не діє для сумісників, договорів з нефіксованим робочим часом і працівників з інвалідністю, за яких платять ЄСВ за ставкою 8,41% (а також 5,3% і 5,5% на підприємствах громадських організацій осіб з інвалідністю). Програма застосовує її відповідно до налаштувань працівника.

Максимальна база у 2026 році — 20 мінімальних зарплат, тобто 172 940 грн (так встановив Закон про Державний бюджет на 2026 рік). Якщо працівник частину місяця був на лікарняному, прийнятий чи звільнений не з початку місяця або працює за сумісництвом, перевірте, як застосовано ці межі.

Виправляйте по одному працівнику: перерахування всього документа зачепить людей, у яких усе було правильно.

А якщо копійки не в зарплаті?

Схожі звернення бувають і по інших рахунках:

• ПДВ з передоплати. ПДВ з авансу й ПДВ з відвантаження округлюються окремо, і на податкових рахунках лишаються 1–2 копійки. У дзвінку їх закрили ручною операцією на інші доходи чи витрати. Так роблять лише тоді, коли суми в податкових накладних і декларації правильні, а різниця суто облікова.
• Подвоєна сума на 631. Коли договір скопіювали зі старого й обидва мають однакову назву, оплата сідає на один договір, а надходження на інший. В ОСВ по 631 з розгорткою по договорах це видно одразу. Рішення: у документах вибрати один і той самий договір, а копію перейменувати (наприклад, позначити як недійсну), щоб їх не плутати.
• Розбіжності по ПДВ при реєстрації вхідних податкових накладних. Якщо розрахунки з контрагентом ведуться за документами розрахунків, документом розрахунків має бути рахунок на оплату, а документом-підставою — документ першої події: надходження товарів чи банківська виписка.

І головне: перед перепроведенням документів за минулі місяці зробіть резервну копію бази.

Не знаходиться копійка або «вічне» сальдо? Наші консультанти з зарплати підключаться до бази, знайдуть причину і покажуть, як її закрити. Для клієнтів на супроводі BAS це звичайна консультація, а закривати місяць без «вічних» копійок самостійно навчать на міні-курсах BAS Бухгалтерія.

Читайте також

• Декретні в BAS Бухгалтерія: середня, ЄСВ і кошти від ПФУ
• Зарплата при звільненні: що перевірити бухгалтеру
• Прийняття нової Об’єднаної звітності відновлено: роз’яснення ДПС
• Аліменти: ПДФО і військовий збір не утримують — розʼяснення ДПС
• Індексація зарплати: листопад 2026

Джерела

• Податковий кодекс України (ст. 167 — ставка ПДФО; п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX — військовий збір)
• Закон № 4015-IX (ставка військового збору 5% з 01.12.2024)
• Закон «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»
• Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску (наказ Мінфіну № 449)
• ДПС: Округлення єдиного внеску у звітності — як правильно заповнити Розрахунок