Як повернути кошти через ПРРО, якщо немає готівки в касі

Не вистачає готівки в касі для повернення покупцеві? Дізнайтеся, як правильно оформити повернення коштів через ПРРО — покрокова інструкція.

Повернення коштів покупцю через ПРРО: що робити, якщо немає готівки

Як оформити повернення готівки за товар, якщо у скриньці ПРРО не вистачає готівкових коштів? Розглянемо у цій статті.

Управління готівкою є важливою складовою ефективного функціонування реєстратора розрахункових операцій (РРО/ПРРО). У разі, якщо у скриньці РРО/ПРРО недостатньо готівки для того, щоб повернути покупцеві необхідну суму, касир повинен дотримуватися певної процедури. Для юридичних осіб суб’єктів господарювання, перш за все, касир повинен звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб отримати необхідну суму готівки. Після отримання готівки від бухгалтерії, касир має право вносити цю суму до РРО/ПРРО за допомогою спеціальної операції, яка називається “службове внесення”.

Що таке операція службове внесення в ПРРО

Ця операція дозволяє додати готівку до залишку каси, але вона не впливає на фінансові звіти, оскільки вона є внутрішньою операцією для забезпечення належного функціонування РРО/ПРРО.  Звернення до бухгалтерії та правильне виконання операції “службове внесення” допомагає забезпечити належне управління готівкою та запобігти нестачам при роботі з РРО/ПРРО. Це важливо для підтримання доброї репутації підприємства та забезпечення задоволеності клієнтів. Для ФОП в такому випадку процедура буде простішою: відповідальна особа вносить готівкові кошти в касу за допомогою операції «службове внесення».

Повернення коштів: видатковий чек в ПРРО Cashalot

Для ПРРО Cashalot процедура повернення коштів покупцю, за умови відсутності необхідної суми готівкових коштів в касі, буде наступною:

1. Для створення видаткового чека за допомогою ПРРО Cashalot, слід дотриматися певної послідовності дій. Ось кроки, які необхідно виконати: Натисніть на кнопку “Повернення” для початку процедури створення видаткового чека. Фіскальний номер ПРРО автоматично відображається на екрані. Також ви маєте можливість змінити його, ввівши номер вручну або обравши зі списку. Вказуємо номер фіскального чека, який підтверджує придбання товару, що повертається. Натискаємо на  кнопку “Перевірити”, щоб здійснити пошук зареєстрованого чека продажу за вказаним ФН номером чека. У разі успішної перевірки і знаходження чека продажу, на екрані з’явиться вікно із запитом щодо заповнення видаткового чека на основі фіскального чека продажу.
2. Якщо вам необхідно скласти видатковий чек на основі фіскального чека продажу, просто натисніть кнопку “Продовжити”. У разі, якщо ви вирішили скасувати цю операцію, чек буде заповнений вручну. Після успішної перевірки та заповнення видаткового чека, кнопки вибору способу оплати для здійснення повернення коштів стануть активними. Після цього відправляємо видатковий чек на фіскальний сервер ДПС для реєстрації.
3. Якщо при виборі способу оплати повернення обрано «Повернення готівкою» і наявних готівкових коштів в касі не вистачає, ПРРО Cashalot повідомить про це у повідомленні і запропонує зробити  операцію «Службове внесення». Для здійснення цієї операції потрібно у вікні відкритої каси натиснути кнопку «Нова транзакція» → «Службове внесення» → «Сформувати».

У вікні, що відкриється потрібно ввести суму, коментар (за потреби) і натиснути «Далі» для реєстрації чека «Службове внесення» на фіскальному сервері ДПС.

Надалі, після успішного внесення готівкових коштів в касу, можна зробити повернення покупцю, зареєструвавши видатковий чек на фіскальному сервері ДПС. Його можна роздрукувати і надати покупцю, або надіслати на електронну пошту.

Залишились питання? На них може відповісти наша техпідтримка: