Є-Data для КНП ЗОЗ: режими звітування і нові штрафи

Закон № 4240-IX прирівняв неточну й неповну інформацію до неоприлюднення, а штраф зробив персональним. Розбираємо, коли КНП звітує щокварталу, а коли раз на рік, чому обовʼязок не можна автоматично покласти на уповноважену особу, і показуємо покроково вивантаження договору в KBS.

Хто зобовʼязаний вивантажувати дані і в які строки

Обовʼязок оприлюднювати дані про договори на Є-Data покладено насамперед на розпорядників та одержувачів бюджетних коштів усіх рівнів — державного бюджету, бюджету Автономної Республіки Крим і місцевих бюджетів. Але він поширюється й на КНП, КНТ та інші комунальні підприємства як субʼєктів господарювання державної й комунальної власності, утворених органами місцевого самоврядування чи органами державної влади та уповноважених отримувати публічні кошти, брати за ними зобовʼязання і здійснювати платежі. Сюди ж належать господарські товариства, у статутному капіталі яких державна або комунальна частка перевищує 50 відсотків (пункт 3 частини першої статті 1 Закону № 183-VIII).

Залежно від джерела походження коштів Закон передбачає два паралельні режими оприлюднення — з різними строками й різними порогами.

Кошти державного і місцевих бюджетів (розпорядники та одержувачі бюджетних коштів): інформація оприлюднюється щоквартально, не пізніш як за 35 днів після закінчення звітного кварталу. Вартісного порогу немає — вивантажуються дані про всі укладені договори та їх виконання, починаючи з нуля гривень. Строк зберігання в режимі вільного доступу — пʼять років.

Кошти підприємств, отримані від господарської діяльності (статус більшості КНП і КНТ ЗОЗ, які працюють на фінансуванні від НСЗУ та на платних послугах): інформація оприлюднюється щорічно, не пізніше 31 січня року, наступного за звітним. Тут поріг є: оприлюдненню підлягають відомості про договори, загальна вартість яких перевищує 1 мільйон гривень. Строк зберігання — три роки.

Чому обовʼязок не можна автоматично покласти на уповноважену особу

Керівництво за замовчуванням часто перекладає вивантаження на уповноважену особу з публічних закупівель. І саме тут криється помилка.

У Законі про публічні закупівлі немає жодної згадки про обовʼязок уповноваженої особи вивантажувати дані на сторонніх порталах. Закон № 183-VIII покладає обовʼязок на установу в особі керівника, а конкретного виконавця не визначає взагалі.

Що саме потрібно оприлюднювати

Незалежно від режиму, заклад висвітлює:

• відомості про субʼєкта — найменування, ЄДРПОУ, місцезнаходження, ПІБ керівника;
• обсяги видатків чи платежів за програмами, товарами, роботами й послугами;
• укладені договори — предмет, виконавця, вартість, ціну за одиницю, процедуру закупівлі, строк дії;
• стан виконання договорів попередніх періодів — акти, претензії, штрафні санкції;
• кількість і вартість службових відряджень, зокрема закордонних.

Prozorro автоматизує картку, але не акти

Базова картка договору з Prozorro підвантажується на Є-Data автоматично, а платіжні трансакції на єдиному казначейському рахунку в режимі реального часу оприлюднює Казначейство — за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 14.09.2015 № 676.

Але підписані акти, накладні й додаткові угоди відповідальна особа доносить вручну. Без них оприлюднення вважається неповним — а це вже окремий склад порушення, за який штрафують так само, як за повне неоприлюднення.

Нові санкції: що насправді змінив Закон № 4240-IX

Закон України від 12.02.2025 № 4240-IX набрав чинності 14 червня 2025 року — через три місяці з дня опублікування. Він не просто підвищив штрафи, а перебудував саму конструкцію відповідальності.

Раніше неоприлюднення інформації за Законом «Про відкритість використання публічних коштів» каралося разом з іншими інформаційними порушеннями за частиною першою статті 212-3 КУпАП — 25–50 нмдг. Тепер згадку про цей Закон з частини першої виключено, а натомість статтю доповнено окремими частинами дванадцятою і тринадцятою.

Три зміни, які легко проґавити:

• Неточність прирівняно до неоприлюднення. Раніше карали за те, що інформації немає. Тепер — і за те, що вона є, але недостовірна, неточна або неповна. Описка в номері договору чи незавантажений акт формально дають той самий склад порушення.
• Змінився орган, який складає протокол. Ці порушення виведено з компетенції Уповноваженого Верховної Ради з прав людини й віднесено до органів державного фінансового контролю — тобто Держаудитслужби, яка й так перевіряє заклад.
• Стягнення можна накласти протягом одного року з дня вчинення порушення, а не у звичайні коротші строки. Прострочений квартал «не згорить» через два місяці.

Сам по собі штраф невеликий. Ризик в іншому: він накладається персонально на посадову особу, кожне наступне порушення протягом року рахується як повторне, а неоприлюднена чи неповна інформація — це перше, що дивляться контролюючі органи й громадські активісти.

Міні-практикум: від договору до вивантаження в KBS

Розберемо наскрізний кейс у програмі «Бухгалтерія комунального підприємства». КНП «Міська поліклініка» отримала лікарські засоби від ТОВ «Фармтранс» за договором № 45 від 03.03.2026 — інсулін людський розчинний та амоксицилін, 1200 упаковок за ціною 708,33 грн, на загальну суму 849 996,00 грн коштом місцевого бюджету. Строк дії договору — до 31.12.2026.

Крок перший. Внесіть договір

Договори → Створити → вид операції «Вхідний договір»

ТОВ «Фармтранс» є постачальником, тож договір створюємо як вхідний; для отримувачів (наприклад, за договорами на платні послуги) створюють вихідні. На вкладці «Основна» заповніть контрагента, номер і дату договору, дату закінчення — суму система підрахує автоматично зі специфікації.

Крок другий. Заповніть специфікацію на вкладці «ТМЦ»

Договір № 45 → вкладка «ТМЦ» → таблична частина

У табличну частину вносимо вид ТМЦ (інсулін людський розчинний, амоксицилін), одиницю виміру (упак.), джерело фінансування (кошти місцевого бюджету), код за ДК 021:2015 (33615100-5 — фармацевтична продукція), кількість і ціну за одиницю. Загальну суму програма розрахує сама.

Саме цей набір реквізитів — предмет закупівлі, кількість і ціна за одиницю — є обовʼязковим для оприлюднення згідно з частиною першою статті 3 Закону № 183-VIII.

Крок третій. Сформуйте «Надходження ТМЦ»

Договір № 45 → Створити на підставі → Надходження ТМЦ

На підставі заповненого договору формуємо документ «Надходження ТМЦ» — дані специфікації підтягуються автоматично. Обовʼязково звірте їх з накладною від постачальника й відкоригуйте кількість, якщо товар надійшов не в повному обсязі. Саме «Надходження ТМЦ» підтверджує фактичне виконання договору.

Крок четвертий. Перевірте дані в обробці «Робота з e-data»

Робота з e-data → період, установа, контрагент, договір → «Заповнити»

Відкрийте «Робота з e-data», вкажіть звітний період, за потреби відфільтруйте за контрагентом чи договором і натисніть «Заповнити» — у списку зʼявиться договір № 45.

Зверніть увагу на блок «Не заповнені реквізити» праворуч. Якщо, скажімо, у картці контрагента пропущено адресу — країну, місто, вулицю чи номер будинку — програма прямо вкаже, чого бракує. Спрацьовує автоматичний контроль: вивантаження стане доступним лише після заповнення всіх обовʼязкових реквізитів. Це і є захист від того самого «оприлюднення неповної інформації», за яке тепер штрафують.

Крок пʼятий. Вивантажте договір

Робота з e-data → позначте договір → «Вивантажити…» → «договори» або «специфікацію»

Коли блок перевірки порожній, позначте договір прапорцем і натисніть «Вивантажити…». Програма запропонує вивантажити окремо договори або специфікацію та сформує файл у стандартному форматі для порталу.

Коротко головне

• Обовʼязок оприлюднення несуть і бюджетні установи, і КНП з КНТ — але за різними режимами: бюджетна частина щоквартально й без порогу, кошти від господарської діяльності — щорічно до 31 січня по договорах понад 1 млн грн.
• Заклад із подвійним фінансуванням звітує за обома режимами паралельно.
• Обовʼязок закон покладає на установу в особі керівника, а не автоматично на уповноважену особу із закупівель — виконавця треба призначити наказом.
• Автоматичне підвантаження з Prozorro не закриває акти й додаткові угоди.
• З 14.06.2025 неточна й неповна інформація прирівняна до неоприлюднення, штраф персональний, протокол складає Держаудитслужба, а накласти стягнення можна протягом року.

Три прості дії знімають більшість ризиків: закріпити відповідальну особу наказом, визначити свій режим звітування та вчасно проводити первинні документи.

Якщо залишилися запитання щодо вивантаження договорів і первинних документів або налаштування обробки Є-Data, звертайтеся до фахівців підтримки програмних продуктів KBS. З вами працюватимуть консультанти з практичним досвідом обліку саме в комунальних некомерційних підприємствах.

Читайте також

• Фінплан КНП на 2027 рік: затвердити треба до 1 вересня
• Перехід з КНП у КНТ: облік майна та узуфрукт
• Відрядження у КНП: інструкція для бухгалтера
• Маєте закупівлі у ФОПів — готуйтеся до перевірок ДПС
• Повернення коштів НСЗУ: проводки в КНП

Джерела

• Закон України «Про відкритість використання публічних коштів» від 11.02.2015 № 183-VIII (статті 1, 3)
• Закон України від 12.02.2025 № 4240-IX «Про внесення змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення… щодо посилення відповідальності за незабезпечення доступу до інформації про використання публічних коштів» (чинний з 14.06.2025)
• Кодекс України про адміністративні правопорушення (стаття 212-3)
• Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (стаття 11)
• Постанова КМУ від 14.09.2015 № 676 «Про затвердження Порядку оприлюднення на єдиному веб-порталі використання публічних коштів інформації про платіжні трансакції на єдиному казначейському рахунку»
• Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI (стаття 6)