Як провести інвентаризацію на підприємстві без помилок

Інвентаризація на підприємстві: покрокова інструкція для згідно з Положенням 879. Розглянемо ключові моменти, на які слід звернути увагу при проведенні інвентаризації.

Інвентаризація на підприємстві: що варто пам’ятати

Інвентаризація — це важливий процес для будь-якого підприємства, що допомагає контролювати активи та зобов’язання, але також вимагає ретельної організації та дотримання законодавчих норм. Основні правила проведення інвентаризації активів та зобов’язань регламентовані Положенням, затвердженим наказом Міністерства фінансів від 02.09.2014 № 879.

Організація інвентаризаційної комісії

Відповідальність за організацію та проведення інвентаризації покладається на керівника установи. Це передбачено пунктом 2 статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». 

Об’єкти, періодичність та терміни проведення інвентаризації затверджуються розпорядчим документом керівника.

Зазвичай, наказом керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. У разі відсутності одного з її членів під час річної інвентаризації, керівник може внести зміни до наказу, замінивши відсутнього працівника, або створити комісію в новому складі. Кого слід включити до складу інвентаризаційної комісії, викладено у пункті 1 розділу ІІ Положення «Про інвентаризацію активів та зобов’язань» від 02.09.2014 №879.

Членами комісії можуть бути:

• представники апарату управління;
• працівники бухгалтерської служби;
• досвідчені співробітники, які добре знають об’єкт інвентаризації та особливості обліку.

Очолює комісію керівник (його заступник) або керівник структурного підрозділу.

Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії або робочої інвентаризаційної комісії, а також за присутності матеріально відповідальної особи (МВО). 

Склад комісії може змінюватися залежно від специфіки підприємства. Розглянемо деякі важливі моменти:

• Якщо бухгалтерський облік веде особисто керівник, він і очолює інвентаризаційну комісію.
• На великих підприємствах, де обсяг робіт значний, одна інвентаризаційна комісія з інвентаризацією не впорається. У таких випадках керівник може створити робочі інвентаризаційні комісії для проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва.

Створення таких додаткових робочих комісій оформлюється розпорядчим документом керівника. Порядок роботи робочих інвентаризаційних комісій та інвентаризаційної комісії викладено у підпункті 2.5 розділу ІІ Положення 879.

Матеріально відповідальні особи

Існують також певні обмеження, про які варто пам’ятати при призначенні матеріально відповідальних осіб:

• Заборонено призначати одного й того ж працівника головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні в тих самих матеріально відповідальних осіб, два роки поспіль.
• Матеріально відповідальні особи не можуть бути включені до складу робочої інвентаризаційної комісії, яка перевіряє активи, що знаходяться на відповідальному зберіганні таких МВО.

Перед початком проведення інвентаризації матеріально відповідальна особа зобов’язана дати розписку в інвентаризаційному описі, підтверджуючи, що всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, а всі цінності оприбутковані або списані відповідно до вимог законодавства.

Якщо після інвентаризації виявлено помилки в описах, матеріально відповідальні особи зобов’язані невідкладно повідомити про це інвентаризаційну комісію. Після перевірки та підтвердження фактів, комісія проводить виправлення. Важливо, що МВО повинні повідомити комісію до відкриття складу. Інвентаризаційний опис складається окремо за об’єктами, групами та за кожною матеріально відповідальною особою. 

Як провести інвентаризацію

Розглянемо головне про етапи проведення інвентаризації. До початку перевірки фактичної наявності активів необхідно:

1. Перевірити справність ваговимірювальних приладів;
2. Завершити обробку всіх документів щодо руху активів. Додатково необхідно сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів, а також звіти щодо руху активів;
3. Визначити залишки на дату інвентаризації.
4. Згрупувати та розсортувати активи для зручності підрахунку. Якщо проведення інвентаризації раптове, таке сортування проводиться у у присутності інвентаризаційної комісії або робочої інвентаризаційної комісії.

Голова комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів, позначкою «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерії зазначені документи є підставою для розрахунку залишків активів станом на початок інвентаризації згідно з даними обліку. Матеріально відповідальна особа надає в інвентаризаційному описі розписку про те, що всі документи здані, а цінності оприбутковані та списані належним чином.

Інвентаризація: як зафіксувати результат

При проведенні інвентаризації на підприємстві наявність активів встановлюється за допомогою обов’язкового підрахунку, зважування або обміру. Ці заходи проводяться у приміщеннях зберігання активів. Зверніть увагу: акти обмірів та розрахунки потрібно долучити до інвентаризаційних описів.

При інвентаризації в різних ізольованих приміщеннях, що знаходяться під відповідальністю однієї особи, перевірка проводиться послідовно. Після завершення роботи в одному приміщенні, воно опечатується. У випадку, коли упродовж 1 дня не закінчено проведення інвентаризації активів у місці їх зберігання, таку інвентаризацію слід завершити упродовж наступних днів. Коли інвентаризаційна комісія завершує роботу і покидає таке приміщення, слід опечатати його за допомогою пломбіратора. Це робить голова інвентаризаційної комісії. Якщо інвентаризаційна комісія робить паузу у проведенні інвентаризації, слід забезпечити зберігання інвентаризаційних описів у закритому приміщенні, в якому триває інвентаризація.

Рух документів на активи під час інвентаризації

Розглянемо, як відбувається робота з документами під час інвентаризації. 

• На прибуткових документах, що надійшли на склад під час проведення інвентаризації, ставиться відмітка «після інвентаризації». Цю дію виконує матеріально відповідальна особа у присутності інвентаризаційної комісії.
• Те ж стосується й видаткових документів на активи, відпущені зі складу протягом інвентаризації, з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де зазначені такі активи. У випадку, коли такі активи не були внесені до  інвентаризаційного опису, необхідно внести їх до окремого інвентаризаційного опису.
• На активи, що перебувають у дорозі, неоплачену продукцію, або активи, що зберігаються на складах інших підприємств (наприклад, на зберіганні, на комісії, переробці), необхідно складати окремі інвентаризаційні описи.

Бюджетні установи також оформлюють окремі описи на активи, які їм не належать, але знаходяться в їхньому розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання).

Контрольні перевірки та виправлення

Якщо матеріально відповідальні особи виявляють помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно повідомити про це комісію. Це передбачено пунктом 12 Розділу ІІ Положення.

Після завершення інвентаризації можуть проводитись контрольні перевірки до відкриття складу. Насамперед перевірка проводиться щодо активів:

• найбільших за вартістю;
• найпопулярніших за попитом активів.

У разі значних розбіжностей призначається нова робоча комісія для повторної інвентаризації.

Бюджетні установи оформлюють дані щодо результатів проведеної інвентаризації згідно з бланками, передбаченими чинним законодавством.

Оформлення результатів інвентаризації

• Інвентаризаційні описи фіксують наявність та стан активів за їх найменуваннями, у кількісних одиницях виміру. Також інвентаризаційні описи можуть містити дані щодо активів, що належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом. Вони складаються окремо за місцезнаходженням та матеріально відповідальними особами. Інформацію за активами при цьому слід подавати за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за зберігання активів. Також можливо виділяти активи за субрахунками та номенклатурою. Кожна сторінка має містити число (прописом) порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах активів, перерахованих на такій сторінці, незалежно від одиниць виміру.
• в Акті інвентаризації слід зафіксувати наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансових інвестицій. Додатково зазначаються дані про грошові кошти на банківських рахунках, наявність дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), створених згідно з НП(с)БО, міжнародними стандартами тощо.

Акти інвентаризації слід формувати, враховуючи об’єкти інвентаризації, з можливістю їх подальшої ідентифікації та зіставлення з даними бухобліку.

Виправлення помилок та оформлення

• В інвентаризаційних описах та актах заборонені помарки та підчистки. Виправлення робляться шляхом закреслення неправильних записів та написання правильних зверху.
• Всі виправлення мають бути підписані всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами.
• Записи в документах робляться послідовно у кожному рядку. Незаповнені рядки на останньому аркуші прокреслюються.

Підписання та передача документів

Інвентаризаційні описи та акти підписуються всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Матеріально відповідальна особа дає розписку, підтверджуючи, що інвентаризація відбулася в її присутності, і вона не має претензій. У разі зміни відповідальної особи, обидві особи (та, що передає, і та, що приймає) дають відповідні розписки.

Далі оформлені документи передаються до бухгалтерської служби. Бухгалтерія перевіряє всі підрахунки та порівнює дані інвентаризації з обліковими даними для виявлення розбіжностей. Виявлені помилки у цінах та підрахунках виправляються та завіряються підписами всіх членів комісії та відповідальних осіб.

На останній сторінці документа ставиться відмітка про перевірку цін та підрахунків, завірена підписами перевіряючих.

Складання звіряльних відомостей

Бухгалтерія складає звіряльні відомості для відображення розбіжностей між обліковими та фактичними даними. При цьому вартість лишків і нестач вказується відповідно до їх оцінки в облікових реєстрах.

Важливо: на активи, що належать іншим підприємствам, складаються окремі звіряльні відомості, копії яких надсилаються власнику. Підприємства також можуть створювати уповноважені комісії для аналізу результатів інвентаризації.

Всі матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформлюються не менше ніж у двох примірниках.

Міністерства та інші центральні органи можуть розробляти методичні рекомендації на основі Положення, а підприємства – власні внутрішні положення щодо проведення інвентаризації.

Усі особливості заповнення актів інвентаризації (інвентаризаційних описів) викладені у пунктах 14-20 розділу ІІ Положення 879.

Як оформити результати інвентаризації?

Типові форми для відображення результатів інвентаризації передбачені Наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 06.07.2015 № 572.

Крім того, деякі програмні рішення, як-от KBS Облік бюджетної установи», можуть автоматизувати цей процес. Програма розроблена для бюджетної сфери та містить усі необхідні форми для оформлення результатів інвентаризації та автоматизованого заповнення.

Переглянути як сформувати Інвентаризаційний опис запасів та виконати інші задачі, в програмі KBS Облік бюджетної установи, можна у цій статті.

Актуальні новини для бухгалтера

Читайте також:

• • Декларація з податку на прибуток 2025: бланк
  • Оформлення лікарняних для сумісників: деталі
  • Закон 4536: квартальний Об’єднаний звіт для ФОП роботодавців та інші зміни
  • Граничні строки подання звітності і сплати податків у вересні
  • Перевірка при закритті ФОП: подробиці проведення
  • Розмір мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму 2026 — огляд змін
  • Як під’єднати обладнання з ПРРО Cashalot: інструкція

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.