Перевірки ПФУ-2026: чому приходять без попередження?

Розбір Постанови ПФУ № 33-1 про перевірки використання страхових коштів. Підстави для планових та позапланових візитів, ризики та правила контролю лікарняних.

Порядок перевірок страхових коштів від ПФУ

Пенсійний фонд України нагадав підходи до контролю за тим, як роботодавці та підприємці витрачають страхові кошти. Процедуру інспектування та застосування штрафних санкцій за порушення регламентує постанова правління Пенсійного фонду України від 10.10.2025 № 33-1 «Про затвердження Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання» (далі — Порядок № 33-1).

Згідно з розділом ІІ Порядку № 33-1, представники територіальних органів Фонду отримали розширений перелік підстав для проведення документальних інспекцій — як планових, так і позапланових.

Критерії для включення до планових перевірок

Планові заходи проводиться з урахуванням норм пункту 5 Порядку № 33-1. До графіку перевірок компанії та ФОП потрапляють на основі аналізу ризиків. Для цього Фонду достатньо виявити хоча б один із таких фактів:

• Зростання кількості оплачених лікарняних, днів тимчасової непрацездатності, декретних виплат чи загальних сум страхових виплат порівняно з аналогічним періодом минулого року.
• Нарахування страхових виплат працівникам у розмірах, які максимально наближені до граничних денних лімітів.
• Виявлення кількох можливих порушень під час попереднього аналізу документів страхувальника.
• Отримання виплат від ПФУ за умови, що роботодавець не сплачував єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
• Відсутність документальних перевірок у страхувальника, який витрачав страхові кошти Фонду, понад три роки поспіль.

Планові перевірки здійснюються згідно з квартальним планом-графіком, який ПФУ формує у строк до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому, затвердженому наказом територіального органу Пенсійного Фонду.

Зазначений план-графік підлягає оприлюдненню на інформаційній сторінці територіального органу ПФУ на вебпорталі електронних послуг Фонду не пізніше наступного робочого дня після видання відповідного наказу.

Важливо: проведення планової перевірки щодо одного й того самого роботодавця здійснюється не частіше, ніж раз на рік. При цьому перевіряються документи за попередні роки та квартали поточного року, за які не проводились перевірки.

У разі, коли роботодавець має акт про вилучення документів за попередні роки для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, перевірка ПФУ проводиться щодо усієї не знищеної документації за всі роки.

Максимальна тривалість документальної планової перевірки страхувальників — не більше 10 робочих днів. Якщо перевірка проводиться щодо страхувальників, які є суб’єктами мікро-, малого підприємництва — тривалість документальної планової перевірки становить максимум 5 робочих днів.

Чому позапланові перевірки проходять без попередження

Підстави для позапланових ревізій закріплені в пункті 6 Порядку № 33-1. Головна особливість таких візитів полягає в тому, що посадові особи Фонду приходять без попереднього сповіщення. Викликати таку перевірку може наявність бодай однієї з наступних обставин:

1. Стрибок видатків на страхові виплати в 1,1 раза чи більше відносно попереднього місяця.
2. Виплата страхових коштів за одним страховим випадком у граничних межах у розрахунку на один день.
3. Виявлення хоча б одного сумнівного випадку використання коштів за результатами доперевірочного аналізу.
4. Початок процесу ліквідації чи реорганізації юридичної особи, припинення діяльності ФОП, відкриття провадження про банкрутство або отримання від податкових органів сповіщення про зняття з обліку платника ЄСВ (для платників, на яких не поширюється дія Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»).
5. Подання особистої письмової заяви роботодавця про проведення перевірки за власним бажанням.
6. Скарги застрахованої особи про порушення її прав у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування.
7. Офіційна вимога правоохоронних органів або відповідне рішення суду.
8. Подання роботодавцем заперечень до акта попередньої перевірки, якщо в них згадуються недосліджені обставини, з’ясувати які без нового візиту неможливо (інспектування здійснюється лише за темами із заперечення).
9. Виявлення фактів порушень, які вплинули або могли вплинути на правильність виплат, під час інспектування іншого страхувальника.
10. Відсутність повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців після того, як Фонд профінансував подану заяву-розрахунок.

Варто пам’ятати, що згідно з пунктом 6 Розділу ІІ Порядку № 33-1, у разі зазначених вище обставин, позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника.

Важливо: під час позапланового інспектування представники Пенсійного фонду мають право досліджувати виключно ті питання, які стали безпосереднім приводом для проведення візиту.

Максимальна тривалість документальної позапланової перевірки страхувальників становить не більше 10 робочих днів. Щодо страхувальників, які є суб’єктами мікро-, малого підприємництва — тривалість документальної планової перевірки становить максимум 2 робочі дні.

Наказ на проведення перевірки ПФУ: коли потрібен

Рішення про проведення планової або позапланової інспекції ухвалює очільник територіального органу Пенсійного фонду України, після чого видається відповідний наказ.

У розпорядчому документі про проведення перевірки обов’язково зазначають реквізити та відомості про страхувальника, підстави для інспектування (згідно з пунктами 4–6 розділу ІІ Порядку № 33-1), точну дату початку й тривалість заходу, а також чітко окреслений період діяльності компанії, який підлягає контролю.

На основі підписаного наказу формують направлення на проведення документальної планової або позапланової перевірки правильності використання страхових коштів. Форма цього документа відповідає Додатку 2 до Порядку № 33-1.

Направлення складають у двох автентичних примірниках. У перший день ревізії один примірник надають під особистий підпис керівнику або офіційно уповноваженому представнику страхувальника. Відмітку про вручення роблять на другому примірнику, який зберігається у матеріалах інспектора територіального органу Фонду.

Перед плановим заходом роботодавцю не пізніше ніж за десять календарних днів до дати початку інспекції надсилають повідомлення про проведення документальної планової перевірки правильності використання страхових коштів за формою згідно з Додатком 3 до Порядку № 33-1.

Таке сповіщення передають під розписку керівникові чи уповноваженій особі або відправляють одним із двох зручних шляхів:

• рекомендованим поштовим відправленням із описом і врученням;
• або в електронному вигляді через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Повідомлення, яке сформоване з урахуванням норм Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та надіслане через електронний кабінет, вважається офіційно врученим із моменту надходження системного підтвердження в електронній формі про його одержання.

Факт ознайомлення страхувальника з повідомленням фіксується у вигляді електронної квитанції, де вказують точну дату й час відправки листа, а також дату й час його відкриття в системі.

Якщо протягом двох робочих днів з моменту відправлення територіальний орган Фонду не отримує електронну квитанцію про прочитання, повідомлення дублюють і відправляють у паперовій формі рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Страхувальник має законне право не допускати представників територіального органу Пенсійного фонду до проведення планової документальної перевірки, якщо він не отримав належним чином оформленого повідомлення про проведення планового заходу у встановлені строки.

Актуальні статті для бухгалтера

Зверніть увагу на інші матеріали за останній час:

• Новий Трудовий кодекс: законопроєкт № 16010
• Підвищення окладів освітян згідно Постанови КМУ № 1078 від 31.08.2026
• План ДПС із підтримки компаній, що зазнали втрат через обстріли
• Індексація зарплати на вересень 2026
• Граничні строки сплати податків та подання статистичної і податкової звітності
• Критичність згорає 1 вересня: що встигнути роботодавцю
• Середня зарплата для бронювання: нова формула розрахунку
• Отримання критичності та бронювання працівників: строки 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.