Як діяти, якщо працівник має дві трудових книги

Якщо працівник загубив паперову трудову, а новий роботодавець оформив нову трудову книгу, та дані про стаж наявні у двох трудових, як подавати ці дані до ПФУ? Відповідає Світлана Лістрова.

Що робити у випадку, коли у працівника наявні дві трудові книги

Нагадаємо, що від 10 червня 2021 запроваджено електронні трудові книги та почався п’ятирічний період, встановлений для подання відомостей з паперових трудових книг та інших документів, що підтверджують страховий стаж, до ПФУ. 

В одному з попередніх матеріалів ми інформували про зміну правил обліку трудової діяльності працівників та перехід на електронні трудові, у зв’язку з чим зберігання паперових трудових працедавцем не обов’язкове. Детально читайте тут.

Отже, від 10.06.2021 трудова книга у паперовому вигляді знадобиться для підтвердження страхового стажу за попередні періоди трудової діяльності до цієї дати. Для подання відомостей щодо трудової діяльності працівника слід надати скановані копії трудової та інших документів про підтвердження стажу до ПФУ.

• Порядок подання електронних копій трудових книг дивіться тут

Дані стосовно трудової діяльності мають змогу подавати  працівники самостійно, а також їхні роботодавці. 

Як знайти свою трудову в електронному вигляді або як подати відомості до неї, читайте тут.

Проте як діяти у випадку, якщо у працівника з різних причин оформлено кілька трудових книг, кожна з яких має відповідні записи за той чи інший період трудової діяльності?

Світлана Лістрова зауважує, що у випадку, коли у нового працівника відсутня трудова книга, роботодавець повинен був би її оформити, якщо це перше робоче місце працівника, або проведення стажування учнів чи студентів. Також зазначається, що працедавець не має обов’язку перевіряти наявність попередньої трудової діяльності працівника.

Наразі працівники, які володіють кількома трудовими книгами, зацікавлені у перенесенні всіх періодів страхового стажу до бази данних ПФУ.

Світлана Лістрова звернулася з цим питанням до Пенсійного Фонду України та отримала таку відповідь: представник Пенсійного фонду запевнив, що ПФУ не буде встановлювати причини появи у працівника кількох трудових книжок. Основне, на що звертатимуть увагу у ПФУ, це сплата за весь період трудової діяльності працівника страхових внесків.

Разом з тим на практиці бувають ситуації, коли територіальні органи Пенсійного фонду починають встановлювати причини появи таких ситуацій та вимагати додаткові документи на підтвердження таких періодів трудової діяльності.

Також зауважується, що у випадку виявлення кількох трудових книжок інспекторів Держпраці, то у них можуть виникнути питання щодо дотримання трудового законодавства. 

Розглянемо практичну ситуацію — працівник загубив паперову трудову книгу, при прийомі на роботу йому було оформлена нова трудова, а не видано дублікат попереднім роботодавцем. через певний час працівник знайшов попередню трудову. Як у такій ситуації потрібно діяти роботодавцю — сканувати обидві трудові чи лише ту, що була оформлена ним?

Світлана Лістрова радить працівнику та роботодавцю подавати до ПФУ скановані копії трудових по окремості:

• працівник подає скан-копії попередньої трудової;
• роботодавець подає до ПФУ скан-копії оформленої ним трудової книги.

Як працівнику знайти свою трудову книгу на порталі ПФУ та подати до неї відомості, читайте тут.

Інші новини щодо трудових книг

Більше новин, які стосуються трудових книг, ви можете знайти за цим посиланням.