Не встигли оцифрувати трудові книжки до 10 червня? Наслідки для роботодавця і працівника

Розбираємо наслідки пропуску дедлайну 10 червня 2026 для оцифрування трудових книжок. Чи будуть штрафи, як підтвердити стаж та що робити працівникам і бізнесу.

Не встигли оцифрувати трудові книжки: які наслідки

10 червня 2026 року офіційно завершився п’ятирічний перехідний період, який держава відвела на перенесення відомостей із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. У цій статті розглянемо, які реальні наслідки має пропуск цієї дати і як діяти кадровику чи працівникам прямо зараз. 

Оцифрування трудових після 10 червня: стаж не зникає, штрафів немає

Пропуск дати 10 червня не є правопорушенням, за яке передбачена фінансова відповідальність. Податківці та інспектори праці не виписуватимуть компаніям штрафи за «неоцифровані» книжки. У Верховній Раді навіть розглядається законопроєкт № 14257, який пропонує офіційно продовжити цей термін на час воєнного стану та три роки після його фіналу (про появу цього проєкту ми повідомляли тут).

Проте навіть без ухвалення цього законопроєкту можна спокійно оцифровувати паперові трудові книжки. Сервіси ПФУ працюють в штатному режимі, тож подавати скановані копії трудової та інших документів на підтвердження стажу можна і після 10 червня.

Що реально змінюється для роботодавця після 10 червня 2026

Отож, розглянемо, які зміни реально чекають на кадровиків після 10.06.2026: 

• після оцифрування (або після завершення перехідного періоду) паперова трудова книжка має бути видана працівнику на руки під особистий підпис. Роботодавець більше не зобов’язаний — і фактично не повинен — зберігати ці документи у себе, якщо всі дані вже є в базі ПФУ;
• якщо ви приймаєте на роботу людину після 10 червня, ви орієнтуєтеся виключно на її електронну трудову (відомості про трудову діяльність). Якщо у нового працівника паперова трудова книга в неоцифрованому вигляді, відомості він оцифровує сам.

Наслідки неоцифрованої трудової книжки для працівника

Для самого працівника відсутність даних у системі ПФУ може створити проблеми в майбутньому. Основний ризик — це людський фактор та збереження паперового оригіналу. Якщо книжка, яка не була відсканована, загубиться, згорить або буде пошкоджена під час бойових дій, відновлювати стаж (особливо набутий до 2004 року) доведеться через суди, архівні довідки та колишніх роботодавців, багато з яких уже ліквідовані. Водночас, у разі помилок чи нечітких печаток в паперовій трудовій, все це доводилось проходити і так, тож суттєвих змін для пересічного працівника немає.

За наявності електронної трудової книжки пенсія у майбутньому призначається повністю автоматично — людині не потрібно буде йти до ПФУ. Якщо ж оцифрованих відомостей про трудову діяльність працівника в базі немає, під час виходу на заслужений відпочинок доведеться особисто збирати папери, записуватися на прийом і доводити стаж вручну.

• Як виправити дані у паперовій трудовій книзі, ми розповідали за посиланням.
• Як діяти у разі виявлення помилок в оцифрованих відомостях про трудову діяльність працівника, читайте у цій статті.

Далі розповімо, як працівнику оцифрувати дані самостійно. 

Оцифрування трудових 2026: що робити зараз

Якщо підприємство все ще має неоцифровані паперові трудові, підприємство може спокійно продовжити сканувати і подавати відомості про трудову діяльність до ПФУ. У своїх роз’ясненнях фахівці Держпраці зазначали, що за потреби роботодавці можуть допомогти працівникам з оцифруванням. Щойно статус заяви на порталі ПФУ зміниться на «Виконано» — сміливо віддавайте паперову трудову працівнику. Обов’язково зафіксуйте видачу в Книзі обліку руху трудових книжок, де працівник має поставити свій підпис та дату отримання.

Водночас, роботодавець може залучити до оцифрування паперових трудових книг і самих працівників. Для цього працівнику достатньо зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ через свій КЕП (кваліфікований електронний підпис) або Дія.Підпис та завантажити кольорові скан-копії документів на підтвердження стажу.

Нагадуємо, що для підтвердження стажу до 2004 року Пенсійному фонду потрібні також скани дипломів про вищу чи професійно-технічну освіту (денна форма), військові квитки та свідоцтва про народження дітей (для жінок).

Як перевірити статус оцифрування трудових книг?

Подати сканкопії трудових книг, а також перевірити статус оцифрування даних про трудову діяльність, роботодавець та працівник можуть на сайті Пенсійного фонду України за посиланням.

Водночас, процедура перевірки статусу оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника після подання до Пенсійного фонду для  роботодавця і працівника буде відрізнятись:

• Роботодавець може переглянути результат  оцифрування відомостей про трудову діяльність у кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ, в розділі «Відомості про трудові відносини»;
• Працівник може дізнатися стан оцифрування його даних про трудову діяльність в особистому кабінеті на порталі ПФУ у розділі «Мої звернення». Як працівнику самостійно оцифрувати свою трудову книжку, читайте за посиланням.

Якщо працівник перевірив оцифровані дані, і там бракує інформації про трудову діяльність за певний період, внести таку інформацію можна самостійно на порталі ПФУ або шляхом звернення до сервісного центру ПФУ з долученням до трудової книжки сканованих копій документів щодо стажу. 

Що означають статуси щодо  оцифрування даних про трудову діяльність на порталі ПФУ:

• «Виконано» — статус означає успішне оцифрування відомостей про трудову діяльність у системі ПФУ;
• «Скасовано виконання» — статус, що означає виявлення помилок, які перешкоджають виконанню звернення.  Перегляньте причину скасування у «Повідомленнях», щоб зрозуміти, який крок оцифрування потребує виправлення;
• Інші статуси – означають, що звернення ще перебуває в роботі та очікує на опрацювання фахівцями Пенсійного фонду.

Зверніть увагу: якщо станом на 10 червня 2026 звернення щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність все ще перебуває в роботі чи очікує на опрацювання, це нормальний процес. Стаж не буде втрачено, і штрафи не нараховуються.

Що робити, якщо ПФУ відхилив скан-копію через помилки в записах?

Потрібно виправити зауваження та подати документ повторно. Найчастіші причини відхилень:

• Нечіткий скан (розмиті печатки чи підписи).
• Порушення вимог до файлів (ПФУ приймає формати PDF або JPEG, де розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб).
• Виявлені виправлення, зроблені «від руки» без належного завірення. У такому випадку працівнику доведеться брати архівну довідку з місця колишньої роботи чи підтверджувати стаж через суд, а вже потім завантажувати її скан до системи.

Вимоги до сканованих документів:

• сканкопії слід робити лише з оригіналів документів, у кольорі;
• скановані копії мають бути чіткими та якісними для легкого зчитування інформації;
• усіх сторінки документів на підтвердження стажу скануються і долучаються у хронологічному порядку;
• роздільна здатність сканованих копій 300 dpi, формат jpg або pdf, розмір кожного файлу не більше 1 Мб.

Документи для підтвердження стажу до 2004 року

Порядок підтвердження трудового стажу для призначення пенсій у випадку відсутності трудової книжки чи записів у ній викладено у постанові КМУ від 12.08.1993 № 637.

Працівник може надати наступні документи для підтвердження страхового стажу та факту роботи:

• довідка з підприємства чи його правонаступника. У разі відсутності підприємства правонаступника подається довідка, отримана в архівній установі. Така довідка повинна містити посилання на первинні документи, що були підставою її видання;
• виписки з наказів про прийняття на роботу чи звільнення;
• особові рахунки і відомості на видачу заплати;
• трудові договори та угоди з відміткою про їх виконання;
• наявні відомості в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• інші документи, у яких відображено дані стосовно періодів роботи.

Також можуть бути підтвердженням членські квитки профспілок за періоди сплати членських внесків.

Окрім того, у разі втрати зазначених документів через надзвичайні ситуації, підтвердженням можуть бути покази двох свідків, які:

• працювали із заявником на одному підприємстві одночасно;
• мають документи або записи у трудовій, які це підтверджують.

Свідків опитують працівники Пенсійного Фонду України.

За відсутності змоги підтвердити стаж зазначеними способами підтвердження, підтвердження можливе у судовому порядку.

Важливі новини для бухгалтера

Зверніть увагу на матеріали, які можуть вас зацікавити:

• Перевірка лікарняних: що саме оновлює Кабмін
• Перехід на спрощену систему з 3 кварталу 2026: подайте заяву до 15 червня
• Нова Об’єднана звітність для ФОП і юросіб 2026: форма
• Головні зміни щодо бронювання працівників: Постанова 692
• Коли платити податки і подавати звітність у червні: податковий календар ДПС/Держстат
• Реєстрація ПН та РК у червні 2026: строки для реєстрації ПН/РК за травень

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.