Первинка в електронній формі — як і скільки зберігаємо

Поділитись

Податківці нагадали про формат зберігання первинних документів, що стосуються обрахунку податків та зборів, у електронному вигляді.

Нагадаємо, що платники податків мають обов’язок ведення обліку доходів, витрат та інших показників, що стосуються встановлення об’єктів оподаткування чи податкових зобов’язань, на підставі:

  • первинних документів;
  • регістрів бухгалтерського обліку;
  • фінансової звітності;
  • та інших визначених актуальним законодавством документів, що стосуються нарахування та сплати податків і зборів.

Таке положення передбачене пунктом 44.1 Податкового кодексу.

Порядок та терміни зберігання первинки

Визначено, що платники податків повинні зберігати первинні документи впродовж таких строків:

  • 1095 днів від дати подачі податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з граничного терміну подання такої звітності,
  • 2555 днів – для документів та інформації, що потрібна для проведення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням;
  • 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції 
  • 1095 днів з дня завершення терміну дії дозвільних документів.

Якщо відбувається ліквідація платника податків, перелік документів, що встановлюється пунктом 44.1 Податкового Кодексу за час діяльності платника податків за останні 1095 днів (або 2555 днів для документів, потрібних для контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статті 39 Кодексу), перед датою ліквідації потрібно передати до архіву.

У разі зупинення відліку терміну давності у випадках, що визначені пунктом 102.3 ПКУ ці строки продовжуються.

Як зберігаємо первинні документи в електронному форматі

Стаття 13 Закону України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» виначає обов’язок суб’єктів електронного документообігу щодо збереження е-документів на електронних носіях інформації у такому вигляді, що дозволятиме перевірити їх цілісність.

Терміни збереження електронних документів на електронних носіях інформації не менші за терміни, що затверджені для зберігання паперових первинних документів.

Що робити, якщо немає можливості зберігати електронну первинку?

Визначено, що у випадках, коли нема можливості зберігати електронних документів на електронних носіях інформації впродовж визначеного терміну, суб’єктам е-документообігу необхідно:

  • дублювати такі первинні документи на декількох електронних носіях інформації;
  • періодично копіювати їх згідно із затвердженим законодавством порядком обліку та копіювання документів.

У разі неможливості виконання наведених норм,  можливо зберігати електронні первинні документи у формі паперової копії — за відсутності паперового оригіналу.

Зауважте, що при здійсненні копіювання е-документа з електронного носія слід перевірити цілісність даних на такому носії інформації.

Вимоги щодо збереження електронних документів

Для зберігання е-документів визначені такі положення:

  • інформація в електронних документах має бути доступна для її подальшого використання;
  • слід забезпечити можливість відновлення е-документа у форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
  • потрібно зберігати дані, що дозволяють визначити походження та призначення е-документа, дату і час його відправлення чи одержання — за наявності таких даних.

Законодавством дозволено користування послугами посередника, серед іншого, архівних установ України, для забезпечення дотримання наведених вимог.

Актуальні новини

Вам також може бути цікаво:

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті