Роз’яснення Мін’юсту щодо оформлення документів згідно ДСТУ 4163:2020
Найважливіші пункти у новому ДСТУ 4163:2020 — розглядає Міністерство юстиції.
Раніше ми повідомляли про прийняття нового державного стандарту 4163:2020, що набув чинності 01.09.2021 та встановив уніфіковані норми для ведення організаційно-розпорядчої документації. Про положення нового стандарту ми інформували у таких матеріалах:
- Новий ДСТУ 4163:2020 — розглядаємо основні зміни
- Як заповнювати ім’я та прізвище у реквізитах згідно до нових вимог ДСТУ 4163:2020
Пізніше Мінфін на запит відповів інформаційним листом, де виклав міркування щодо необов’язковості застосування нового ДСТУ для цілей бухобліку. Одночасно у листі фахівці зазначили, що надання роз’яснень щодо сфери застосування нового ДСТУ не належить до їхніх повноважень.
Публікуємо короткий аналіз основних змін у ДСТУ 4163:2020 від Мін’юсту.
Основні зміни у новому ДСТУ 4163:2020
1. Новий ДСТУ стосується як паперових, так і електронних організаційно-розпорядчих документів, не зважаючи на формат і носій таких документів. Нагадаємо, норми, встановлені попереднім ДСТУ 4163:2003 не торкалися складення та обігу організаційно-розпорядчих документів у електронній формі.
2. Новий ДСТУ 4163:2020 передбачає зміну складу реквізитів документів:
- виключено реквізит «зображення нагород»;
- змінено порядок нумерації реквізитів;
- додано новий реквізит 28 «відмітка про ознайомлення з документом».
Попри наведені оновлення, кількість реквізитів загалом залишилась такою ж, тобто 32 реквізити.
3. З нового варто зазначити про деталізацію складу довідкових даних стосовно юрособи, зокрема деталізацію складу реквізитів поштової адреси. Нова редакція передбачає визначення чіткої послідовності вказання реквізитів:
- назва вулиці;
- номер будинку;
- номер корпусу чи офісу (за потреби);
- назва населеного пункту, району, області;
- поштовий індекс.
Допустимо вказувати у довідкових даних дві адреси: юридичну вказану в ЄДРПОУ та фактичну для листування, якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного ведення діяльності чи розміщення офісу.
4. Оновлені вимоги ДСТУ 4163:2020 закріплюють відповідність місця складення документа найменуванню населеного пункту, наведеному у Класифікаторі об’єктів адміністративно-територіального устрою України. У випадку, коли цей реквізит передбачає зазначення «Київ», скорочення, прийняте для міста «м.» не використовується.
5. Нові норми передбачають обов’язкове датування усіх службових відміток, що вносяться у документ, зокрема:
- віза;
- резолюція;
- відмітка про засвідчення копії документа;
- відмітка про надходження документа до юридичної особи;
- відмітка про виконання документа;
- відмітка про ознайомлення з документом.
6. У текстах нормативно-правових актів, посиланнях на них, а також у документах фінансового характеру, при словесно-цифровому способі вказання дат встановлене використання нуля у позначенні дня місяця, який має одну цифру.
7. Новий ДСТУ 4163:2020 встановлює:
- склад реєстраційного індексу;
- спосіб відокремлення складових частин реєстраційного індексу.
- Відповідні приклади ви можете переглянути у тексті стандарту.
8. Значні зміни торкнулися реквізиту «підпис». Відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020, підпис повинен містити:
- найменування посади особи, яка підписує документ;
- особистий підпис — за винятком електронних документів;
- власне ім’я і прізвище, яке згідно з новими вимогами слід у будь-якому реквізиті вносити великими літерами.
Детальний огляд, як слід вказувати ім’я та прізвище згідно нового ДСТУ, читайте у цій новині:
Реквізити, що містять ім’я та прізвище — заповнюємо правильно згідно нового ДСТУ
9. Оновлений стандарт передбачає використання української мови як державної. ДСТУ 4163:2020 прописує вимогу складення документів державною українською мовою, за винятком визначених законодавством випадків. Окрім того, документи, що подаються до державних органів, слід формувати виключно українською мовою.
10. ДСТУ 4163:2020 також прописує вимоги до виготовлення документів, використання шрифтів розмірами 8-12, 12-14 та 14-16, користування міжрядковими інтервалами та відступами від межі лівого поля документа.
Також стандарт встановлює вимоги до друкування документів:
- документи тимчасового зберігання — до 10 років — можна друкувати на обох сторонах паперу;
- документи постійного та тривалого понад 10 років зберігання слід роздруковувати виключно на одній стороні паперу.
Інші актуальні матеріали для вас
Читайте останні новини: