Роз’яснення Мін’юсту щодо оформлення документів згідно ДСТУ 4163:2020

Поділитись

Найважливіші пункти у новому ДСТУ 4163:2020  — розглядає Міністерство юстиції.

Раніше ми повідомляли про прийняття нового державного стандарту 4163:2020, що набув чинності 01.09.2021 та встановив уніфіковані норми для ведення організаційно-розпорядчої документації. Про положення нового стандарту ми інформували у таких матеріалах:

Пізніше Мінфін на запит відповів інформаційним листом, де виклав міркування щодо необов’язковості застосування нового ДСТУ для цілей бухобліку. Одночасно у листі фахівці зазначили, що надання роз’яснень щодо сфери застосування нового ДСТУ не належить до їхніх повноважень.

Публікуємо короткий аналіз основних змін у ДСТУ 4163:2020 від Мін’юсту.

Основні зміни у новому ДСТУ 4163:2020

1. Новий ДСТУ стосується як паперових, так і електронних організаційно-розпорядчих документів, не зважаючи на формат і носій таких документів. Нагадаємо, норми, встановлені попереднім ДСТУ 4163:2003 не торкалися складення та обігу організаційно-розпорядчих документів у електронній формі.

2. Новий ДСТУ 4163:2020 передбачає зміну складу реквізитів документів:

  • виключено реквізит «зображення нагород»;
  • змінено порядок нумерації реквізитів;
  • додано новий реквізит 28 «відмітка про ознайомлення з документом». 

Попри наведені оновлення, кількість реквізитів загалом залишилась такою ж, тобто 32 реквізити.

3. З нового варто зазначити про деталізацію складу довідкових даних стосовно юрособи, зокрема деталізацію складу реквізитів поштової адреси. Нова редакція передбачає визначення чіткої послідовності вказання реквізитів:

  • назва вулиці;
  • номер будинку;
  • номер корпусу чи офісу (за потреби);
  • назва населеного пункту, району, області;
  • поштовий індекс.

Допустимо вказувати у довідкових даних дві адреси: юридичну вказану в ЄДРПОУ та фактичну для листування, якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного ведення діяльності чи розміщення офісу.

4. Оновлені вимоги ДСТУ 4163:2020 закріплюють відповідність місця складення документа найменуванню населеного пункту, наведеному у Класифікаторі об’єктів адміністративно-територіального устрою України. У випадку, коли цей реквізит передбачає зазначення «Київ», скорочення, прийняте для міста «м.» не використовується.

5. Нові норми передбачають обов’язкове датування усіх службових відміток, що вносяться у документ, зокрема:

  • віза;
  • резолюція;
  • відмітка про засвідчення копії документа;
  • відмітка про надходження документа до юридичної особи;
  • відмітка про виконання документа;
  • відмітка про ознайомлення з документом.

6. У текстах нормативно-правових актів, посиланнях на них, а також у документах фінансового характеру, при словесно-цифровому способі вказання дат встановлене використання нуля у позначенні дня місяця, який має одну цифру.

7. Новий ДСТУ 4163:2020 встановлює:

  • склад реєстраційного індексу;
  • спосіб відокремлення складових частин реєстраційного індексу.
  • Відповідні приклади ви можете переглянути у тексті стандарту.

8. Значні зміни торкнулися реквізиту «підпис». Відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020, підпис повинен містити:

  • найменування посади особи, яка підписує документ;
  • особистий підпис — за винятком електронних документів;
  • власне ім’я і прізвище, яке згідно з новими вимогами слід у будь-якому реквізиті вносити великими літерами.

Детальний огляд, як слід вказувати ім’я та прізвище згідно нового ДСТУ, читайте у цій новині:

Реквізити, що містять ім’я та прізвище — заповнюємо правильно згідно нового ДСТУ

9. Оновлений стандарт передбачає використання української мови як державної. ДСТУ 4163:2020 прописує вимогу складення документів державною українською мовою, за винятком визначених законодавством випадків. Окрім того, документи, що подаються до державних органів, слід формувати виключно українською мовою.

10. ДСТУ 4163:2020 також прописує вимоги до виготовлення документів, використання шрифтів розмірами 8-12, 12-14 та 14-16, користування міжрядковими інтервалами та відступами від межі лівого поля документа.

Також стандарт встановлює вимоги до друкування документів:

  • документи тимчасового зберігання — до 10 років — можна друкувати на обох сторонах паперу;
  • документи постійного та тривалого понад 10 років зберігання слід роздруковувати виключно на одній стороні паперу.

Інші актуальні матеріали для вас

Читайте останні новини:

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті