Як правильно оформити копії первинки під час перевірок ДПС?

Як платники податків мають засвідчувати копії первинних документів, що надаються на вимогу ДПС під час перевірок. Вимоги до підписів, печаток та термінів подання запитів.

Вимоги до обліку та надання документів для податкових перевірок

Відповідно до статті 44.1 Податкового кодексу України (ПКУ), всі платники податків зобов’язані вести детальний облік своїх доходів, витрат та інших показників, що впливають на обчислення податкових зобов’язань. Цей облік має базуватися на первинних документах, реєстрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності та іншій інформації, передбаченій законодавством для розрахунку та сплати податків і зборів.

Під час здійснення своїх функцій, контролюючі органи, згідно з підпунктом 20.1.2 пункту 20.1 статті 20 ПКУ, мають право безоплатно отримувати від платників податків (включаючи неприбуткові організації) довідки та копії документів. Ці документи повинні стосуватися фінансово-господарської діяльності, отриманих доходів, видатків, а також іншої інформації, пов’язаної з обчисленням і сплатою податків, зборів та дотриманням законодавства, контроль за яким покладено на ДПС.

• Як виправити помилки у первинних документах?
• Зберігання та знищення первинних документів — деталі
• Як повідомити про втрату первинки через бойові дії?

Правила засвідчення копій документів під час перевірок

При проведенні перевірок, посадові особи контролюючого органу мають право вимагати та отримувати належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів. Ці документи можуть свідчити про приховування або заниження об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, а також порушення інших вимог законодавства. Це положення закріплене в абзаці першому пункту 85.4 статті 85 ПКУ.

Ключові вимоги до засвідчення копій документів:

• Підпис — кожна копія документа повинна бути засвідчена підписом платника податків або його посадової особи.
• Копії також мають бути скріплені печаткою (за наявності). Це означає, що якщо підприємство офіційно використовує печатку, її наявність на копіях є обов’язковою.

Основним нормативним актом у цій сфері є ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144. Пункт 5.26 розділу 5 цього стандарту детально описує процедуру засвідчення копій.

Відмітка про засвідчення копії документа є стандартизованою та складається з кількох обов’язкових елементів:

1. Слова «Згідно з оригіналом». Важливо, що ці слова пишуться без лапок.
2. Найменування посади — слід чітко зазначити повну назву посади особи, яка засвідчує копію.
3. Особистий підпис особи, що здійснює засвідчення.
4. Власне ім’я та прізвище особи, яка підписала документ.
5. Дата засвідчення копії.

Копії документів засвідчуються відбитком печатки у випадках, визначених законодавством. Це стосується печатки юридичної особи загалом, печаток її структурних підрозділів (наприклад, служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) або спеціальних печаток з написом «Для копій».

Тобто, використання печатки є обов’язковим лише тоді, коли це прямо передбачено чинним законодавством для конкретного типу документа або ситуації.

Відмітка про засвідчення копії документа розміщується нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа. 

Для первинного документа, створеного в е-формі, копією слід вважати візуальне представлення на папері, що засвідчене з дотриманням вимог законодавства (частина 6 статті 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями).

Терміни подання запитів на копії документів

Важливо знати, що запит на отримання копій документів від податкової служби повинен бути поданий у встановлені терміни. Згідно з абзацом другим пункту 85.4 статті 85 ПКУ, посадова (службова) особа контролюючого органу має подати відповідний запит не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки. Це дає платнику податків достатньо часу для підготовки та надання необхідних документів.

Повний спектр роботи з електронними документами разом з M.E.Doc Бізнес ЕДО: легко створюйте, підписуйте та передавайте електронні документи. 

Важливі новини за останній час

Читайте також:

• ДПС та Держпраці зможуть приходити на перевірки ТЦК
• Мораторій на перевірки ДПС 2025: що, коли, як
• Зміни щодо акцизу 2026
• Нові можливості та функції ДПС — деталі
• Якщо працівник не оновив військово-облікові дані — що робити роботодавцю
• Середня зарплата для розрахунку лікарняних: зміни
• Квартальна звітність для ФОП роботодавців та інші зміни: прийнято закон
• Новий підхід до працевлаштування осіб з інвалідністю: Закон № 4219
• Штрафи по РРО: зміни для ФОП з 1 серпня 2025

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.