Інструкція заповнення журналу реєстрації касових документів на підприємстві

Журнал реєстрації касових документів: ведення та заповнення журналу касових ордерів 2026: актуальні вимоги та правила, вибір форми КО-3 чи КО-3а, заповнення.

Журнал реєстрації касових документів на підприємстві

Касові операції завжди перебувають під пильним наглядом податківців під час перевірок. Навіть у часи максимальної цифровізації бізнесу правильний облік готівки залишається базовим завданням для фінансової служби. Одним із ключових елементів цього процесу є журнал реєстрації касових документів. Він допомагає систематизувати рух готівки та захищає підприємство від звинувачень у неповній або несвоєчасній фіксації коштів.

Головним орієнтиром для роботи з готівкою є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління НБУ № 148. Саме цей документ визначає, як саме працювати з касою підприємства.

Журнал реєстрації — це важлива сполучна ланка. Бухгалтер реєструє в ньому прибуткові касові ордери (ПКО), видаткові касові ордери (ВКО), та інші документи. і лише після цього касир відображає операції у Касовій книзі.

• Приймання готівки в касу здійснюється за прибутковим касовим ордером (додаток 2), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів долучаються  документи, що є підставою для формування ПКО.
• Видаткові касові ордери (додаток 3) або видаткові відомості призначені для видачі готівки з кас. ВКО підписують керівник і головний бухгалтер, або особа, уповноважена керівником. До видаткових ордерів слід долучити заяви на видачу готівки, розрахунки тощо.

Як передбачено пунктом 33 Положення № 148, бухгалтер реєструє прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Цей журнал ведеться за формою, передбаченою Додатком 4 до Положення №148 та заповнюється окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що сформовані на основі видаткових відомостей, вносяться до Журналу після здійснення відповідних виплат.

Яку форму журналу обрати: КО-3 чи КО-3а?

Офіційно Положення № 148 пропонує підприємствам дві типові форми для реєстрації касових бланків, які наведені в Додатку 4 до цього Положення:

• Форма № КО-3;
• Форма № КО-3а.

Різниця між ними полягає у наявності додаткових граф для зазначення напрямів надходження і витрат коштів: на заробітну плату, стипендії, премії, а також на відрядження та інші цілі.

• Типова форма № КО-3 дозволяє точніше відстежувати цільове використання готівкових коштів. Зазвичай її обирають державні установи.
• Типова форма № КО-3а є практичнішою та популярнішою серед бухгалтерів підприємств. Вона дозволяє реєструвати і ПКО, і ВКО в одному загальному журналі. Сторінка розділена на спеціальні колонки для прибутку та видатку, що дозволяє бачити повну картину руху готівки за день в одному місці. 

Вибір типової форми № КО-3 чи № КО-3а для ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів здійснює керівник.

Одночасно слід вести один журнал реєстрації прибуткових і видаткових операцій. По закінченні журналу потрібно завести новий журнал реєстрації згідно з положеннями актуального законодавства. Так зазначили податківці на порталі ЗІР за посиланням.

Чи можна вести журнал реєстрації ПКО та ВКО в електронному вигляді

Пункт 33 Положення 148 дозволяє ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів в електронній формі. 

Бухгалтер має право реєструвати касові документи за допомогою відповідних програм, які забезпечують формування і роздрукування касових документів за встановленою формою. У разі ведення Журналу в електронному вигляді документ «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується за відповідний день, слід роздруковувати щоденно (роз’яснення на порталі ЗІР за посиланням).

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових операцій: як вести

Наведемо головні особливості, які варто пам’ятати при заповненні Журналу (для форми КО-3а):

• у колонці «№ з/п» проставляємо порядкову нумерацію рядків журналу;
• у колонках 2-3 та 6-7 заповнюються дати і номери прибуткових і видаткових документів відповідно, із наскрізною нумерацією упродовж календарного місяця;
• колонки 5 та 9 повинні містити примітки, що відображають короткий зміст операції (наприклад, «видано під звіт», «отримано виручку від реалізації товарів» тощо;
• вносити записи до граф форми Журналу слід з зазначенням усіх обов’язкових реквізитів касових документів та їхньої нумерації;
• вносити записи слід за наявності відповідних касових операцій;
• у разі закінчення поточного журналу потрібно завести новий. 

Логіка ведення Журналу за формою КО-3 практично не відрізняється, проте варто враховувати зміст та нумерацію колонок цієї форми, а також розподіляти суми коштів за напрямками надходження чи витрати грошей окремо.

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути корисні інші наші статті:

• Як працюємо у червні 2026
• Реєстрація ПН та РК у червні 2026
• Закон №4840: зміни у перевірках Держпраці
• Скасування обмежень на щорічні відпустки під час війни: рішення КСУ
• Звіт про транспорт до ТЦК подають всі — позиція суду
• Повернення надміру сплаченого ЄСВ демобілізованим ФОП
• Хто сплачує МПЗ у разі передачі земельної ділянки в оренду
• Індексація зарплати: червень 2026
• До 10 червня 2026 слід оцифрувати трудові книги: тут деталі та підказки

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.