Строк зберігання первинки: коли 1825, а коли 2555 днів
ДПС уточнила, які документи зберігаємо пʼять років, а які сім, і звідки насправді ведеться відлік — не від дати документа, як часто вважають. Розбираємо обидва строки, випадки продовження та що робити при ліквідації.
Два мінімальні строки, які встановив Податковий кодекс
ДПС нагадала платникам, які саме документи підпадають під п’ятирічний мінімум зберігання. Пункт 44.3 статті 44 ПКУ встановлює не один строк, а два — і плутанина між ними коштує дорого.
| Строк | Які документи | Норма |
|---|---|---|
| 1825 днів (п’ять років) | Первинні документи, регістри бухобліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів. Стосується платників за п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 ПКУ, а також юросіб на спрощеній системі | пп. 44.3.2 ПКУ |
| 2555 днів (сім років) | Документи та інформація для податкового контролю за трансфертним ціноутворенням — статті 39 і 39², пункт 141.4 ПКУ | пп. 44.3.1 ПКУ |
Правило пріоритету просте: якщо документ одночасно підпадає під обидві норми, застосовується довший строк. Пʼятирічний мінімум діє «за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання».
Звідки ведеться відлік — головна пастка
Найпоширеніша помилка — рахувати п’ять років від дати самого документа. Кодекс приписує інше.
- Загальне правило: відлік іде з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувався документ.
- Якщо звітність не подано: з граничного строку її подання, передбаченого ПКУ.
- Документи за «іншим» законодавством (контроль за яким покладено на податкову): з дня здійснення відповідної господарської операції.
- Дозвільні документи: з дня завершення строку їх дії.
Різниця відчутна. Накладна, складена у січні, «живе» не з січня, а з дати подання декларації, у якій вона відіграла роль, — тобто фактично на кілька місяців, а іноді й на рік довше. Саме через це архіви безпечніше формувати за звітними періодами, а не за датами документів. Як оформлювати самі документи, щоб вони витримали перевірку, ми розбирали у матеріалі Як слід оформляти первинні документи, щоб не втратити податковий кредит.
Коли строк зберігання продовжується
Строки з пункту 44.3 ПКУ не є остаточними: вони продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 ПКУ. Тобто поки «зупинена» давність, документи знищувати не можна, навіть якщо календарні п’ять років минули.
Практичний висновок: перед знищенням архіву варто перевірити не лише дату, а й те, чи не спрацював якийсь із випадків зупинення. Окремо діють свої строки для кадрових документів і документів з військового обліку — податкові строки їх не скасовують.
Що з документами у разі ліквідації
Якщо платник ліквідується, документи за період діяльності не менш як 1825 днів (а для «трансфертних» — 2555 днів), що передували даті ліквідації, у встановленому порядку передаються до архіву. Просто знищити їх разом із припиненням діяльності не можна.
До яких документів застосовуються нові вимоги
Пʼятирічний мінімум запровадив Закон № 2970, чинний з 28 квітня 2023 року. Пункт 4 розділу II цього Закону визначає чотири категорії, на які він поширюється:
- документи, складені до набрання чинності Законом, строк зберігання яких на той момент ще не закінчився;
- документи, складені починаючи з дня набрання чинності Законом;
- документи особи, щодо якої на день набрання чинності було розпочато, але не завершено процедуру припинення;
- документи особи, щодо якої рішення про ліквідацію ухвалено після набрання чинності Законом.
Тобто «старі» документи автоматично не випадають з-під нових вимог — якщо їхній строк зберігання на квітень 2023 року ще тривав, вони теж потрапили під пʼятирічку. Детальніше про те, кого саме це зачепило, — у матеріалі Зберігання первинки протягом пʼяти років: кого стосується.
Що зробити бухгалтеру
- Розділити архів за строками. Документи з трансфертного ціноутворення виносьте окремо — для них діє довший строк, і знищення «за компанію» з рештою буде порушенням.
- Прив’язати архів до звітних періодів, а не до дат документів — так відлік рахується правильно.
- Перевіряти зупинення давності перед знищенням будь-якої партії документів.
- Подбати про збереженість. Втрата документів не звільняє від обов’язку їх пред’явити — про порядок дій ми писали в інструкції Руйнування офісу або архіву внаслідок бойових дій.
- Тримати копії у придатному вигляді. Вимоги до копій первинки під час перевірок — у матеріалі Як правильно оформити копії первинки під час перевірок ДПС.
Найпростіший спосіб не втратити документи за пʼять чи сім років — не тримати їх лише на папері. Електронний документообіг закриває питання і збереження, і швидкого пошуку потрібного документа під час перевірки.
Читайте також
- Оформлення та зберігання документів по-новому: зміни
- Зберігання первинки протягом пʼяти років: кого стосується
- Як правильно оформити копії первинки під час перевірок ДПС
Коментарів поки що немає...