Відсутність первинки у ФОП: яка відповідальність?

Розглянемо, скільки часу ФОП повинен зберігати первинку, які штрафи за її відсутність та як повідомити ДПС про втрату первинки під час воєнного стану.

Скільки ФОП зберігає первинні документи

Згідно з положеннями Закону України № 2970-IX від 20.03.2023, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, пов’язаної з їх діяльністю, відповідно до встановлених законодавством вимог, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи. Встановлено наступні терміни зберігання:

• 2555 днів (7 років): для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39² Податкового кодексу України.
• 1825 днів (5 років): для первинної документації, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, що пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, для платників податку на прибуток та юридичних осіб-платників єдиного податку, за винятком документів, для яких встановлено триваліший термін зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 Податкового кодексу України.
• 1095 днів (3 роки): для інших документів, що не підпадають під вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 Податкового кодексу України (згідно з підпунктом 44.3.3 Податкового кодексу України), а також для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого (неподаткового) законодавства, включаючи дозвільні документи (згідно з підпунктом 44.3.4 Податкового кодексу України).

Для ознайомлення з орієнтовним переліком документів та відповідними термінами їх зберігання, перейдіть за цим посиланням.

З 10 лютого 2024 року набув чинності наказ Міністерства юстиції України від 04.01.2024 № 40/5, яким внесено зміни до Переліку типових документів, що утворюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

З урахуванням внесених змін, терміни зберігання документів, визначені у цьому Переліку, стали обов’язковими для застосування фізичними особами-підприємцями, якщо інше не передбачено законодавством (раніше застосування цього Переліку для ФОП було добровільним).

Таким чином, ФОП має обов’язок зберігання первинки упродовж визначених законом термінів та несе відповідальність у разі їх не збереження протягом встановленого часу.

Дії платника податків при втраті первинних документів під час війни

У випадках втрати первинних документів внаслідок бойових дій, платникам податків необхідно дотримуватися чіткого алгоритму дій для мінімізації негативних наслідків. Докладно про повідомлення до ДПС про втрату первинних документів та архівів під час воєнного стану читайте тут.

Основні положення, які слід враховувати:

• У разі втрати первинних документів, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний термін з моменту настання події, що призвела до втрати, подати письмове повідомлення до контролюючого органу за місцем обліку.
• До повідомлення необхідно додати документальне підтвердження обставин, що спричинили втрату первинних документів, архівних матеріалів тощо.
• Платник податків зобов’язаний відновити втрачені, пошкоджені або достроково знищені первинні документи протягом 90 календарних днів з моменту отримання контролюючим органом повідомлення про втрату.

У разі недотримання встановленого терміну відновлення документів або повторної втрати первинної документації, контролюючий орган розглядатиме відповідні документи як відсутні у платника податків.

У випадку своєчасного повідомлення контролюючого органу про втрату документів внаслідок бойових дій з наданням відповідних підтверджуючих документів, заплановані податкові перевірки будуть перенесені.

Перенесення перевірок здійснюється на термін, необхідний для відновлення та надання документів для перевірки, але не більше ніж на 120 днів.

Втрата первинної документації на територіях бойових дій

У випадках, коли платник податків здійснював господарську діяльність на територіях, що постраждали від активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України, та зазнав втрати первинної документації або не має можливості її вивезення, необхідно подати відповідне повідомлення до контролюючого органу. Ця процедура регулюється пунктом 69.28 Податкового кодексу України, і повідомлення подається у довільній формі. У разі прийняття контролюючим органом рішення про застосування перехідних положень згідно з цим пунктом, податкова перевірка щодо документів, зазначених у повідомленні, не проводиться.

Якщо платник податку спочатку повідомив про неможливість вивезення документів, а згодом отримав інформацію про їх знищення, необхідно повторно повідомити контролюючий орган, детально описавши обставини знищення.

У повідомленні, складеному в довільній формі, необхідно зазначити:

• детальний опис обставин, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів;
• податкові (звітні) періоди, за які втрачено документацію;
• перелік втрачених первинних документів (за можливості, з зазначенням їх реквізитів).

Відповідно до пункту 69.28 Податкового кодексу України, відомості та показники податкової звітності за періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути поставлені під сумнів виключно на підставі відсутності первинної документації. Ця норма застосовується лише у випадках втрати документів внаслідок бойових дій на територіях, де вони велися або ведуться, та на тимчасово окупованих територіях.

Повідомлення про неможливість вивезення або втрату первинних документів у довільній формі подається до:

• контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків в електронному вигляді через меню «Листування з ДПС» в особистому кабінеті електронного сервісу;
• будь-якого діючого центру обслуговування платників податків на паперовому носії (особисто, через уповноважену особу або поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення). У такому випадку повідомлення адресується контролюючому органу за основним місцем обліку платника податків.

Після подання повідомлення до контролюючого органу про неможливість вивезення первинних документів через їх розташування на територіях, де велися або ведуться бойові дії, або на тимчасово окупованих територіях, встановлюється мораторій на проведення документальних перевірок щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у повідомленні.

З повним роз’ясненням податківців на порталі ЗІР можна ознайомитись за посиланням.

Штраф за відсутність первинних документів

Відповідно до статті 121 Податкового кодексу України, передбачено відповідальність за недотримання встановлених законодавством вимог щодо зберігання документації. Зокрема, пункт 121.1 визначає розміри штрафних санкцій за незбереження первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, а також інших документів, що використовуються для обчислення та сплати податків і зборів, у відповідності до термінів, визначених у статті 44 Податкового кодексу України. За вчинення зазначених порушень передбачено наступні штрафні санкції:

• 1020 гривень за перше порушення;
• 2040 гривень за кожне наступне порушення, вчинене протягом календарного року.

Крім того, залежно від специфіки порушення, можуть застосовуватися інші штрафні санкції щодо питань зберігання документації, передбачені статтею 121 Податкового кодексу України. Детальніше з ними можна ознайомитися за посиланням.

Обставинами, що виключають можливість пред’явлення первинних документів, є:

• втрата (знищення або пошкодження) первинної документації;
• розташування документів на територіях, де ведуться (велися) бойові дії, або на тимчасово окупованих територіях України, за умови неможливості їх вивезення або наявності ризику для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб, або неможливість вивезення внаслідок адміністративних перешкод, встановлених органами влади.

У випадках виникнення зазначених обставин, платник податків зобов’язаний повідомити Державну податкову службу України у порядку, встановленому законодавством.

Вам також можуть бути корисні інші матеріали щодо зберігання первинних документів:

• Скільки зберігати документи щодо військового обліку та бронювання? Зміни 2025
• Чи може ДПС при перевірці вимагати оригінал документа, якщо ФОП веде облік в електронному варіанті?

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути цікаві наступні матеріали:

• Чи індексувати зарплату у травні 2025
• Бронювання для студентів та освітян — що зміниться
• Дія відновила низку послуг онлайн — подробиці
• Подання Декларації з податку на прибуток 2025 за новою формою
• Зміни у бронюванні працівників з 2 квітня 2025
• Новий інструмент контролю: звідки ДПС отримує інформацію про онлайн продажі 
• Лікарняні для сумісників: порядок призначення та виплати
• Скільки зберігати документи з військового обліку на підприємстві
• Перевірки військового обліку — чого очікувати

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.